Подготовка к проведению приемов. Виды протокольных приемов

СОЧИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет туризма, сервиса и спорта

Кафедра управления и технологий в туризме и сервисе

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Тема: «Подготовка к проведению приемов. Виды протокольных приемов»

Сочи, 2014

Оглавление

Введение

1. Приёмы и их сущность

2. Назначение и подготовка проведения приёмов

3. Виды протокольных приемов

4. Дипломатические и деловые приемы. Протокольные мероприятия в мире бизнеса

Заключение

Список литературы

Введение

Данный реферат посвящен теме «Подготовка к проведению приемов. Виды протокольных приемов». Актуальность данной темы определяется тем, что с учетом современной международной практики можно с уверенностью сказать, что в настоящее время ежегодно по приглашению высших государственных органов, министерств и ведомств, предприятий и учреждений, различных общественных организаций и союзов многочисленные государства и страны посещают сотни зарубежных делегаций, а дипломатические приемы, в свою очередь, являются одной из общепринятых и распространенных форм международной и внешнеполитической деятельности, обеспечивающей встречу представителей иностранных государств по какому-либо поводу и имеющей в силу этого политический характер. Такие протокольные мероприятия являются важнейшим средством установления, расширения, развития, поддержания и углубления контактов между дипломатическими представительствами и официальными властями, средствами массовой информации, общественными, научно-культурными, деловыми и другими кругами стран пребывания, а также членами дипломатического корпуса.

Приемы проводятся в ознаменование крупнейших событий (национальных праздников, юбилейных дат, годовщин установления дипломатических отношений и подписания договоров), в связи с приездом официальных делегаций и отдельных высоких гостей, по случаю подписания крупных двусторонних или многосторонних документов, т.е. для оказания почести и гостеприимства отдельным лицам, а также в процессе повседневной работы министерств иностранных дел и дипмиссий. Именно они представляют собой удобную возможность и создают подходящую атмосферу для получения и обмена необходимой информацией и мнениями, разъяснения внешней и внутренней политики своей страны, практического продвижения тех или иных актуальных на данный момент вопросов.

Дипломаты часто используют приемы, чтобы выполнить поручение своего правительства и передать информацию официальному представителю страны пребывания.

Все приемы, независимо от их вида, строятся на общих принципах, традициях, проведения которых складывались и шлифовались столетиями. Приемы всегда красноречиво говорили о положении государства и его народа. Поэтому к их организации и проведению принято относиться с соответствующим пиететом.

Внешне главной задачей приема выглядит стремление доставить удовольствие и радость гостям. Однако дипломаты преследуют и другие цели: представить в наилучшем виде свою страну; выслушать мнения гостей и получить информацию от местных жителей и коллег; обзавестись друзьями и установить полезные контакты; предоставить женам возможность познакомиться и подружиться.

И еще одна важная деталь. Приемы позволяют главам миссий и высшим чиновникам «озвучить» в неформальной обстановке позицию своего министерства иностранных дел, правительства, политических кругов. Всегда есть соображения, которые они хотели бы выразить, но в письменном виде или в официальной обстановке это сделать невозможно.

В международной практике сложились определенные виды дипломатических приемов, технология их подготовки и дипломатический этикет, которого придерживаются все участники.

Следует также добавить, что данная работа содержит практические рекомендации по подготовке и организации приема зарубежных делегаций с учетом общепринятых международных норм протокольной практики и ее особенностей.

1.Приёмы и их сущность

Приёмы - как дипломатические, так и деловые - одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).

Важно чётко представлять, что основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы - это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная «скучная пустота», внешность которой почти два века назад созерцал Байрон.

Приёмы могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец - обсуждению и согласованию позиций и решению имеющихся вопросов в неофициальной обстановке.

Традиции проведения приёмов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем чести и достоинства народа и государства, их доброжелательности.

Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого принято придерживаться.

Протокольная практика России в целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приёмы с рассадкой и без рассадки.

2.Назначение и подготовка проведения приёмов

Приём - одна из форм «внешне - и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём проводится: а) по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б) по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приёмы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы - это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского «начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации. Открытие выставки (фестиваля) и т.д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей - стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой - более торжественная форма приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой устраивается между двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака - сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет - наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

подходить к столу следует только после приглашения или после того, как к столу пошли остальные присутствующие;

гости берут тарелки из стопки, стоящие в начале стола, и движутся вдоль стола в одну сторону (чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;

неучтиво находиться возле стола с дымящейся сигаретой;

некрасиво наваливать на тарелку все предлагаемые блюда сразу. Существует определенный порядок угощения: полагается в начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть на одной тарелке;

следует брать ровно столько, сколько можно съесть;

закуски перекладывают в тарелку общим прибором, который находится на блюде с данной закуской. Набрав угощения, следует не забыть положить общий прибор на место;

для десерта и сладких блюд необходимо взять чистые тарелки;

мужчина может угостить даму, принеся ей что-нибудь из буфета. Даме недопустимо угощать мужчину.

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками (» на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки - небольшие палочки воткнутые в бутерброды - канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием - «коктейль». Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского и кофе.

Обед - наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды - торжественная. Обед проводиться с рассадкой - каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда только более поздним временем проведения.

На официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

На приеме с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостей, так как места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил:

первыми по правую и левую руку от хозяйки сажают мужчин, хозяина же окружают дамы. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;

женщину не сажают с женщиной и в конце стола, если в торце стола не сидит мужчина;

мужа не сажают рядом с женой;

два иностранца из одной страны не сидят вместе;

последние места за столом занимают сотрудники своего учреждения (но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные примы проводятся в ситуациях, когда гостей «не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

3.Виды протокольных приемов

Слово "протокол" употребляется в значениях: "Документ, который и содержит запись всего, о чем шла речь на собрании, заседании, допросе и т др. Документ, удостоверяющий определенный факт, событие, в письменной форме на соглашение между государствами, одна из названий международного договора".

Важнейшие правила общения между представителями разных стран охвачены в деловом протоколе и этикете. В их основе лежат принципы дипломатического протокола и этикета.

Протоколом называют форму иерархического порядка, демонстрации хороших манер партнерами из разных стран. Это и совокупность правил поведения, норм и традиций на официальных и неофициальных встречах. Еще в стародавние времена говорили, что протокол - это фимиам дружбы Именно протокол определяет методы, рамки, поведение и этикете.

"Этикет - это правила игры, которая называется жизнь. И правила эти уровни для всех, независимо от возраста, пола, положения. Потому что они диктуют не то, что нужно делать, а то, как делать. Этикет издавна придавали большое значение Интересным представляется тот факт: какие когда впервые собрались в Вене представители европейских государств, разорены войсками Наполеона, то первой темой, которую они вынесли на обсуждение, была такая: \"