Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

Вступ

За роки незалежності в Україні відбувалися складні процеси формування правових, економічних і соціальних засад демократичного суспільства. Розбудова державності передбачає розвиток політичної системи, удосконалення державної участі в економіці, соціальне спрямування державної діяльності та розвиток духовної сфери, активізацію зовнішніх зв’язків.

Сильна та дієздатна влада є щонайпершою умовою успішних перетворень, без неї не можливо створити передумови економічного розвитку, становлення реальної демократії, оновлення високої культури та духовності.

Сучасний період розвитку цивілізації характеризується переходом від індустріального суспільства до суспільства інформаційного.

Інформаційне суспільство за визначенням окремих авторів (А. Гоффлер) – це нова соціальна парадигма, історично новий та особливий тип людської цивілізації, що йде на зміну сільськогосподарчій та індустріальній. Ті переваги, що все більше отримують розвинуті держави та регіони (США, Японія, Європа) за допомогою інформаційних технологій та комп’ютерних мереж ведуть до радикальних змін у економічних, політичних і соціальних відносинах, у сім’ї, побуті тощо, привносять до життя нові ціннісні орієнтири.

Об’єктивною основою перетворень стали величезні переваги, що дає розвиток інформаційної інфраструктури тим державам та регіонам, організаціям та особам, що мають та використовують: можливість стислої участі переробки великих масивів інформації, миттєвого комунікативного зв’язку з різними куточками світу, проектування складних систем та можливість їх керуванням і т. ін.

Інформація – основний об’єкт інформаційного суспільства, її роль сьогодні величезна. Відображаючи реальну дійсність, вона впливає на всі напрями суспільної та державної діяльності з появою нових інформаційних технологій, заснованих на впровадженні обчислювальної техніки, засобів зв’язку, систем телекомунікацій, інформація стає постійним та необхідним атрибутом суспільних відносин.

Інформаційні ресурси стають сьогодні вряд з іншими найважливішими ресурсами - природними, трудовими, фінансовими тощо. Сформований світовий інформаційний простір.

Інформаційна сфера (середовище) – це сфера діяльності, що пов’язана з утворенням, розповсюдженням, переробкою і споживанням інформації.

Комп’ютеризація з використанням найновітніших світових досягнень, розвиток сучасних засобів зв’язку та ліквідація інформаційної ізольованості від іншого світу – необхідні умови перетворень, що відповідають темпам розвитку глобальної економіки.

Сьогодні ці передбачення мають статус визнаних геополітичних реалій. Останнім доказом є Хартія про глобальне інформаційне суспільство, що була підписана 22 червня 2000 року керівниками восьми наймогутніших держав світу під час зустрічі на Окінаві (Японія).

Інформаційна та комунікаційна технологія (ІТ) - підкреслюється в цьому документі – є однією з найвпливовіших та наймогутніших сил, що визначають контури ХХІ століття. Її революційний вплив стосується побутового життя, освіти, праці, а також способів взаємозв’язку урядів та громадського суспільства.

В основі виробництва, розповсюдження перетворення і використання (споживання) інформації лежать інформаційні процеси – утворення, збору, накопичення, обробки, зберігання, пошуку, отримання, розповсюдження і споживання інформації державою та суспільством, окремими особами, а також процеси утворення та застосування інформаційних систем, інформаційних технологій та засобів їх забезпечення, засобів та механізмів інформаційної безпеки. Суспільні відношення, що підлягають правовому регулюванню та захисту, виникають за умов виконання як раз цих процесів. Такі суспільні відносини є інформаційними відносинами, а діяльність щодо здійснення інформаційних процесів – інформаційною діяльністю [24, 10].

Кінцевий результат управлінської діяльності як органів державного управління, так і окремих підприємств залежить від значної кількості чинників. Не останнє місце серед них посідає діловодство, яке дає змогу забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рішень. Діловодство координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення. З документами пов’язана діяльність усіх працівників апарату управління – від технічних виконавців до керівників підрозділів. Одні з них створюють документи, інші забезпечують їх оформлення й передавання в архів, використовують ці документи й на їх основі ухвалюють управлінські рішення.

З кожним документом в апараті управління підприємства (організації) проводиться велика робота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки інформації, що зберігається в них, копіювання, переносу відомостей, транспортування документа в середині й поза апаратом управління організацією [16, 3].

Тема дипломної роботи “Організація роботи та документне забезпечення районної Ради” є актуальною і цікавою.

Актуальність теми обумовлена особливим значенням інформації в розвитку сучасного суспільства. Нині інформація стає не лише передумовою здійснення виробничого процесу, а й перетворюється на його важливий ресурс, який визначає розвиток інших матеріальних чинників і загальну динаміку та спрямованість суспільного розвитку.

Виробництво та передача інформації стає самостійною сферою діяльності, яка залучає все більшу частину зайнятих порівняно з традиційними сферами. Крім того, такі матеріальні чинники, як земля, засоби виробництва, дешева і малокваліфікована робоча сила все більше перестають виступати засобом забезпечення конкурентних переваг. Останнє значною мірою визначається володінням сучасними інформаційними ресурсами та здатністю до інновацій, змін у продуктах та послугах, технологіях, засобах виробництва, формах організації процесу праці та виробництва.

Ступінь розробленості. Необхідність усвідомлення сучасних складних процесів, що відбуваються під впливом зростання значення інформації в сучасних господарських процесах, зумовила гострий інтерес до проблем у наукових дослідженнях. Ще з 60-х років ХХ ст. на Заході з’являються концепції постіндустріального, інформаційного суспільства. (Д. Белл, Р. Арон, З. Бжезинський, Ф. Махлуп та ін.). Технічні аспекти інформаційні розробили Н. Вінер, К. Шенонн, А. Урсул.

У сучасних економічних дослідженнях увага зосереджується на питаннях сутності та ролі інформаційних ресурсів в виробничому процесі, впливу інформації на всю систему економічних відносин.

Складність та багатоаспектність проблем інформації та тих змін, що несе в собі інформація, зумовлюють необхідність і важливість глибшого теоретичного дослідження та вивчення сучасної практики накопичення, обробки, пакетування та розповсюдження інформації. [19, 123]

Метою роботи є дослідження організації роботи міської ради – органу державної влади, та документне забезпечення діяльності цього органу.

Тоді об’єктом роботи є документне забезпечення, а предметом орган місцевої влади – Корецька міська Рада.

Щоб досягти мети, треба виконати завдання дослідження:

- визначити сутність документаційно-інформаційного забезпечення установи;

- з’ясувати стан цієї діяльності на прикладі роботи Корецької міської Ради;

- в ході дослідження виявити особливості документотворення та документообігу в органах державної влади, зокрема у Корецькій міській Раді;

- проаналізувати ділову документацію, що регламентує діяльність Корецької міської Ради;

- дати аналіз традиційних та нових форм організації діловодства;

- провести дослідження рівня та основних тенденцій розвитку інформаційно-документного забезпечення, зокрема у Корецькій міській Раді;

- розробити пропозиції щодо сприяння подальшому розвитку інформаційної діяльності в Україні та зокрема у Корецькій Міській Раді;

- розробити пропозиції, щодо вдосконалення організації та документного забезпечення Корецької міської Ради.

Виходячи з поставлених завдань у процесі наукового дослідження використовувалися такі методи: методи аналізу та синтезу, абстрагування, порівняльний аналіз.

Структура роботи відображає логіку дослідження, що підпорядкована його меті. Робота складається з вступу, двох розділів, висновків, списку використаної в дослідженні літератури та додатків.

Розділ 1. Вузлові аспекти організації діяльності органу місцевої влади та можливості їх документного забезпечення

1.1 Загальні підходи до організації функціонування владних структур

Відповідно до законодавства місцеве самоврядування в Україні - це гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади - жителів села чи добровільного об'єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста - самостійно або під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення у межах Конституції і законів України.

При цьому під територіальною громадою розуміють жителів які об'єднані постійним проживанням у межах села, селища, міста, що є самостійними адміністративно-територіальними одиницями, або добровільне об'єднання жителів кількох сіл, що мають єдиний адміністративний центр. Органи місцевого самоврядування - це структурно-організовані колективи службовців або одного службовця, що наділяються владою у системі місцевого самоврядування для реалізації владних рішень, а посадові особи місцевого самоврядування - особи, які працюють в органах місцевого самоврядування, мають відповідні посадові повноваження у здійсненні організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримують заробітну плату за рахунок місцевого бюджету.

Місцеве самоврядування здійснюється територіальними громадами сіл, селищ, міст як безпосередньо (наприклад, шляхом місцевого референдуму, загальних зборів), так і через сільські селищні, міські ради та їх виконавчі органи, а також через районні та обласні ради, які представляють спільні інтереси територіальних громад сіл, селищ, міст.

Громадяни України реалізують своє право на участь у місцевому самоврядуванні за належністю до відповідних територій них громад. Будь-які обмеження права громадян України участь у місцевому самоврядуванні залежно від їх раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, строку проживання на відповідній території, за мовними чи іншими ознаками забороняються.

Сільські, селищні, міські ради є органами місцевого самоврядування, що представляють від їх імені та в їх інтересах функції і повноваження місцевого самоврядування, визначені Конституцією України та іншими законами. Тобто сільські, селищні, міські ради є представницькими органами місцевого самоврядування, під останнім розуміють виборний орган (раду), який складається з депутатів і відповідно до закону наділяється правом представляти інтереси територіальної громади та приймати від її імені рішення.

Виконавчими органами сільських, селищних, міських, районних у містах (у разі їх створення) рад є їх виконавчі комітети, відділи, правління та інші створювані радами виконавчі органи. Загалом під виконавчим органом ради мають на увазі органи, які відповідно до Конституції України та законодавства про місцеве самоврядування, створюються сільськими, селищними, міськими, районними у містах (у разі їх створення) радами для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування у межах, визначених згаданим законодавством. Виконавчі органи сільських, селищних, міських, районних у містах рад підконтрольні та підзвітні відповідним радам, а з питань здійснення делегованих їм повноважень органів виконавчої влади - також підконтрольні відповідним органам виконавчої влади.

Органи місцевого самоврядування є юридичними особами і наділяються Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законами власними повноваженнями, у межах яких діють самостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповідно до закону. Органам місцевого самоврядування чинним законодавством можуть надаватися окремі повноваження органів виконавчої влади, у здійсненні яких вони підконтрольні відповідним органам виконавчої влади [18, 169].

Повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад диференціюються на власні (самоврядні) і делеговані та мають місце:

1) у сфері соціально-економічного і культурного розвитку, планування та обліку. Це, зокрема: а) підготовка програм соціально-економічного та культурного розвитку сіл, селищ, міст, цільових програм з інших питань самоврядування, подання їх на затвердження ради, організація їх виконання; подання раді звітів про хід і результати виконання цих програм; б) забезпечення збалансованого економічного та соціального розвитку відповідної території, ефективного використання природних, трудових і фінансових ресурсів; в) забезпечення складання балансів фінансових, трудових ресурсів, грошових доходів і видатків, необхідних для управління соціально-економічним і культурним розвитком відповідної території, а також визначення потреби у місцевих будівельних матеріалах, паливі; г) розгляд проектів планів підприємств і організацій, які належать до комунальної власності відповідних територіальних громад, внесення до них зауважень та пропозицій, здійснення контролю за їх виконанням; д) попередній розгляд планів використання природних ресурсів місцевого значення на відповідній території, пропозицій щодо розміщення, спеціалізації та розвитку підприємств та організацій незалежно від форм власності, внесення у разі потреби до відповідних органів виконавчої влади пропозицій з цих питань тощо;

2) у галузі бюджету, фінансів і цін, а саме: а) складання проекту місцевого бюджету, подання його на затвердження відповідної ради, забезпечення виконання бюджету; щоквартальне подання раді письмових звітів про хід і результати виконання бюджету; підготовка і подання відповідно до районних, обласних рад необхідних фінансових показників і пропозицій щодо складання проектів районних і обласних бюджетів; б) встановлення у порядку і межах, визначених законодавством, тарифів щодо оплати побутових, комунальних, транспортних та інших послуг, які надаються підприємствами та організаціями комунальної власності відповідної територіальної громади; погодження у встановленому порядку цих питань з підприємствами, установами та організаціями, які не належать до комунальної власності; в) встановлення за узгодженим рішенням відповідних рад порядку використання коштів та іншого майна, що перебувають у спільній власності територіальних громад; г) здійснення у встановленому порядку фінансування видатків з місцевого бюджету; д) залучення на договірних засадах коштів підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, розташованих на відповідній території, та коштів населення, а також бюджетних коштів на будівництво, розширення, ремонт і утримання на пайових засадах об'єктів соціальної і виробничої інфраструктури та на заходи щодо охорони довкілля тощо;

3) щодо управління комунальною власністю, тобто: а) управління у межах, визначених радою, майном, що належить до комунальної власності відповідних територіальних громад; б) встановлення порядку та здійснення контролю за використанням прибутків підприємств, установ та організацій комунальної власності відповідних територіальних громад; в) заслуховування звітів про роботу керівників підприємств, установ та організацій комунальної власності відповідних територіальних громад; г) підготовка і внесення на розгляд ради пропозицій щодо порядку та умов відчуження комунального майна, проектів місцевих програм приватизації та переліку об'єктів комунальної власності, які не підлягають приватизації; організація виконання цих програм; подання раді письмових звітів про хід та результати відчуження комунального майна і т.д.;

4) у галузі житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування, громадського харчування, транспорту і зв'язку, а саме: а) управління об'єктами житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування, транспорту і зв'язку, що перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, забезпечення їх належного утримання та ефективної експлуатації, необхідного рівня та якості послуг населенню; б) облік громадян, які відповідно до законодавства потребують поліпшення житлових умов; розподіл та надання відповідно до законодавства житла, що належить до комунальної власності; розв'язання питань щодо використання нежилих приміщень, будинків і споруд, які належать до комунальної власності; в) сприяння розширенню житлового будівництва, подання громадянам, які мають потребу в житлі, допомоги в будівництві житла, в отриманні кредитів, у тому числі пільгових, та і/ субсидій для будівництва чи придбання житла; подання допомоги власникам квартир (будинків) в їх обслуговуванні та ремонті; сприяння створенню об'єднань співвласників багатоквартирних будинків, реєстрація таких об'єднань; г) реєстрація житлово-будівельних і гаражних кооперативів; прийняття рішень про організацію стоянок автомобільного транспорту, здійснення контролю за їх діяльністю відповідно до закону і т.д.;

5) у галузі будівництва це, зокрема: а) організація за рахунок власних коштів і на пайових засадах будівництва, реконструкції і ремонту об'єктів комунального господарства та соціально-культурного призначення, жилих будинків, а також шляхів місцевого значення; б) виконання або делегування на конкурсній основі генеральній будівельній організації (підрядній організації) функцій замовника на будівництво, реконструкцію і ремонт житла, інших об'єктів соціальної та виробничої інфраструктури комунальної власності; в) розгляд і внесення до відповідних органів виконавчої влади пропозицій до планів і програм будівництва та реконструкції об'єктів на відповідній території тощо;

6) у сфері освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту, а саме: а) управління закладами освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту, оздоровчими закладами, які належать територіальним громадам або передані їм, молодіжними підлітковими закладами за місцем проживання, організація їх матеріально-технічного та фінансового забезпечення; б) забезпечення здобуття неповнолітніми повної загальної середньої освіти; створення необхідних умов для виховання дітей, молоді, розвитку їх здібностей, трудового навчання, професійної орієнтації, продуктивної праці учнів; сприяння діяльності дошкільних та позашкільних навчально-виховних закладів, дитячих, молодіжних та науково-просвітницьких організацій; в) створення при загальноосвітніх навчальних закладах комунальної власності фонду загальнообов'язкового навчання за рахунок коштів місцевого бюджету, залучених з цією метою на договірних засадах коштів підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, а також коштів населення, інших джерел; контроль за використанням коштів цього фонду за призначенням тощо.

Крім того повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад поширюються:

• у сфері регулювання земельних відносин та охорони навколишнього природного середовища;

• у сфері соціального захисту населення;

• в галузі зовнішньоекономічної діяльності;

• в галузі оборонної роботи;

• щодо вирішення питань адміністративно-територіального устрою;

• щодо забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян;

• щодо відзначення державними нагородами, відзнаками Президента України та присвоєння почесних звань України та ін.

Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад. Районні у містах ради (у разі їх створення) та їх виконавчі органи відповідно до Конституції та законів України здійснюють управління рухомим і нерухомим майном та іншими об'єктами, що належать до комунальної власності територіальних громад районів у містах, формують, затверджують, виконують відповідні бюджети та контролюють їх виконання, а також здійснюють інші повноваження, передбачені законодавством України, в обсягах і межах, що визначаються міськими радами [18, 174].

Нормативна база – законодавчі акти, положення, інструкції, методичні посібники – основа основ організації діловодства та архівної справи на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності.

Нині в Україні єдиним законодавчим актом, що регулює відносини, пов’язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та основні питання архівної справи, є Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Вперше цей закон було прийнято 24 грудня 1993 р. Нову нині чинну редакцію Закону про НАФ було прийнято 13 грудня 2001р. Закон про НАФ нині є єдиним законодавчим актом, у якому зафіксовано норми організації діловодства України. Проте архівний закон не охоплює всіх положень, необхідних для регулювання діловодства, тому нагальним питанням є підготовка спеціального закону, що нині має умовну назву “Про діловодство”.

В Україні також прийнято низку законодавчих актів, які безпосередньо не стосуються організації діловодства, однак значною мірою впливають на його технологію. Передусім це Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” та Закон України “Про електронний цифровий підпис”, що набули чинності з 1 січня 2004р.

1.2 Поняття про документне забезпечення діяльності органу місцевої влади

Соціально-економічні зрушення в усіх сферах суспільної діяльності, створення нормативної бази, що забезпечує функціонування державного апарату, впровадження нових інформаційних технологій спричиняють зміни форм та методів діяльності діловодних служб органів державної влади та управління.

Діловодство районних державних адміністрацій є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

По-перше, це установи із значним інформаційним потенціалом, найбільшим у межах району документообігом від 2,0 до 2,5 тис. документів на рік. По-друге, документи, що відкладаються в їх діяльності, є важливою багатоаспектною складовою частиною джерельної бази державних архівів.

Райдержадміністрація - чи не єдина установа районного масштабу, яка має у своїй структурі досить потужні служби документаційного забезпечення [13, 16].

1.2.1 Загальні вимоги щодо документного забезпечення

В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об’єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління. Ця інформація дискретна й переважно збирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронної обчислювальної техніки.

Отож, інформаційна система – це сукупність різноманітних взаємопов’язаних усебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

Для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об’єкті управління (ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).

Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 “Автоматизированные системы управления. Общие требования”). Такі:

§ Інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;

§ Для кодування інформації, що використовується як на об’єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;

§ Інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем з якими воно взаємодіє;

§ Форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;

§ Сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;

§ Інші вимоги.

Класифікувати інформаційні системи можна за різними ознаками:

§ За рівнем або сферою діяльності - державні, територіальні або регіональні; міжгалузеві, галузеві або відомчі; об’єднань або фірм підприємств або установ; технологічних процесів тощо;

§ За рівнем автоматизації процесів управління - автоматизованого збирання й обробки інформації, інформаційно-пошукові; інформаційно-довідкові; об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (керівників і фахівців); системи забезпечення і прийняття рішень або підтримки прийняття рішень; інтелектуальні системи;

§ За ступенем централізації обробки інформації – централізовані, децентралізовані та зміщені інформаційні системи колективного використання;

§ За ступенем інтеграції функцій – багаторівневі з інтеграцією за рівнями управління (підприємство, об’єднання – галузь і т. ін.), багаторівневі з інтеграцією за рівнями планування; одно рівневі інформаційні системи.

Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об’єкта – це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення організації [35, 23].

Визначення поняття “інформаційне забезпечення”, наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об’єкт, засоби здійснення процесуально-діяльнісної та інформаційно-ресурсної складової.

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки і надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами, їх розв’язання.

Інформаційне забезпечення - комплекс методів, засобів документаційного, фотографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп’ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління [22, 9].

1.2.2 Види ділових документів органів державної влади

Якщо театр починається з вішалки, то управління підприємством, установи, організації - з ефективного опрацювання інформації [10, 27].

Для юриста документ – засіб доказу для історика, першоджерело для працівника управління – засіб фіксації, передавання інформації. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа - образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів – сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документ юридичної сили.

Отже, документ є носієм об’єктивної, достовірної інформації, матеріальним об’єктом з інформацією, закріпленою вигаданим людиною способом для передавання її в часі і просторі, і має, згідно з чинним законодавством, юридичну силу.

Ділові документи класифікуються за змістом, способом фіксації та виготовлення.

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для оформлення процесів організації управління правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій та установ. Нормативні акти регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.

ОРД створюються й установами, організаціями, підприємствами різних типів – відомствами, об’єднаннями, кооперативами, фірмами, комбінатами для закріплення функцій, обов’язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути). В окремих документах визначаються права та обов’язки організації у сфері планування, фінансів, господарсько-розрахункової діяльності, капітального будівництва.

Державні і приватні, спільні підприємства, установи в повсякденній діяльності керуються законами (актами) органів державної влади. Проте кожна група таких закладів чи установ має свої інструкції, положення, правила, статути, тощо.

До організаційно-розпорядчих належать також документи, які містять вимоги внести зміни й доповнення до раніше виданих і вже чинних наказів, розпорядження тощо. Це викликано певними об’єктивним обставинами, що з’явилися в процесі становлення й утвердження демократичних правових норм у державі. З цієї ж причини приймають рішення й видають накази на різних рівнях щодо визнання деяких організаційно-розпорядчих документів такими, що втратили чинність[26, 11].

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси. Частину цих документів зобов’язаний уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку обіймає. Це доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про виконану роботу, про використання раніше наміченого плану про відрядження), списки, тести телеграм, плани роботи тощо.

Більшість правових документів є вихідними і містять інформацію про фактичний стан справ. Вони служать основою для прийняття розпорядчих документів, зміст інформації в них має допоміжний характер – вони спонукають до дії (запрошення, деякі види службових листів, записки, телеграми), чи можуть бути доведені до відома і не потребують дії – відповіді. Частина з них забезпечує процес взаємовідносин підприємств, організацій, а також організацій і громадян [26, 50].

Документація з кадрових питань / документація по особовому складу – документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи організації, й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки [26, 127].

Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника установи, підприємства, організації. До них належать: автобіографії, доручення, заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції , рапорти, розписки, скарги. Вони виконуються в одному примірнику адресатом від руки [26, 140].

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

§ Повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

§ Точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

§ Своєчасне відображення виробничих операцій;

§ Запобігання фінансових порушень і зловживань;

§ Можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;

§ Складання бухгалтерської та іншої звітності;

§ Право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах;

Фінансово-розрахункова та облікова документація має високий рівень стандартизації. До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на постановку, купівлю-продаж, позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка [26, 157].

У новітньому штатному розкладі райдержадміністрації є такі підрозділи, як загальний відділ, відділ контролю, державний реєстратор. Особливістю діловодства в аспекті реєстрації документів є той фактор, що вона здійснюється (чи не єдиною установою в районі) за змішаною системою: централізовано - всі документи, крім заяв, скарг та пропозицій, які реєструються у відділі контролю. В основному, характерна карткова форма реєстрації документів. Що ж до заяв, пропозицій, скарг громадян, то вона знову ж таки - журнальна.

В документах райдержадміністрацій містяться конкретні види інформації: статистична, адміністративна, інформація про діяльність самого органу виконавчої влади - райдержадміністрації, інформація про особу, довідково-аналітична, соціологічна інформація.

За способом вміщення інформації види документів визначаються як первинні (ті, що містять вихідну інформацію) та вторинні (що є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки інформації). За видом носіїв інформації виділяються документи на паперовим носіях та електронні.

Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.

Якщо порівняти різновиди документів колишніх органів виконавчої влади в районі тобто райвиконкомів, з документами райдержадміністрацій, то вимальовується:

- різке скорочення протокольної документації, оскільки відсутній виконком, а таким чином, і протоколи засідань. Відповідно відсутній такий вид документів, як матеріали протоколів;

- зростання обсягу такого виду розпорядчої документації, як розпорядження глави райдержадміністрації.

Останнім часом в органах виконавчої влади та управління, в тому числі в райдержадміністраціях, збільшився масив документів, що виконуються у порядку контролю за виконанням Законів України, Указів і доручень Президента України та Уряду, протокольних доручень різних відомчих та міжвідомчих комісій, що призвело до наповнення такого розділу номенклатури справ, як "Відділ контролю".

Згідно з Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", сільським та селищним радам делеговані повноваження органів виконавчої влади. У зв'язку з цим райдержадміністрації контролюють тільки здійснення делегованих повноважень, що призвело до звуження такого виду документів, як довідково-інформаційні (доповідні записки, довідки про результати перевірок). Водночас у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації (огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи).

Зміни, які відбулися останнім часом в структурі райдержадміністрації, звичайно, відбилися на процесах документування управлінської діяльності і призвели до змін у діловодстві. Наприклад, збільшення обсягу інформаційно-аналітичних документів обумовлюється функціонуванням відділу внутрішньої політики. Одночасно зменшилося наповнення номенклатури справ правовою документацією, що обумовлюється організацією самостійних районних управлінь юстиції [13, 19].

Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р.[13, 16].

1.3 Традиційні та новітні форми організації діловодства

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство.

У літературі діловодство поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне - це наука, що викладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне діловодство - це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів.

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами [21, 344].

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками:

1) ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;

2) раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;

3) забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами [12, 281].

Виділяють такі аспекти діловодства.

По-перше, це юридичний аспект - забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання.

По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.

По-третє, економічний аспект діловодства пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення [12, 282].

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.

У діловодстві базовим поняттям є «документ» (від латинського слова - свідоцтво, доказ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт (результат технічних досягнень епохи), що використовується для закріплення та збереження на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі у переробленому вигляді. У наш час найбільш розповсюдженим носієм документної інформації є папір, одночасно широко використовуються й нові носії - магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку [23, 53].

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління, тобто, управління неможливе без його документування.

Документування - це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпечує її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Документування, яке займає чільне місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Б. Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків [14, 63].

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваним документам. Юридична сила - властивість офіційного документа, надана йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком його оформлення [23, 54].

Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент.

Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери дії, єдиних вимог до їх оформлення. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об'єктів управління.

Зазначені документи утворюють такі види документації [23, 55]:

- організаційно-правова;

- планова;

- розпорядча;

- інформаційно-довідкова і довідково-аналітична;

- звітна;

- договірна;

- документація із забезпечення кадрами (з особового складу);

- документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

- документація із матеріально-технічного забезпечення;

- документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи;

-документація, що відображає основну діяльність установи. Документи, що складають єдиний вид документації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності [23, 55].

1.3.1 Основні організаційні форми роботи з документами

У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):

• централізована;

• децентралізована;

• змішана.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що на підприємстві, в організації, установ (далі-установа) функціонує спеціалізована служба діловодства (канцелярія, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, відділ управління справами, секретаріат тощо) і всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання зосереджені переважно в службі діловодства. За централізованої форми організації діловодства структурні підрозділи установи не залучені до технічних операцій з документами, а здійснюють з ними виключно творчу роботу: розглядають, вивчають, аналізують, складають нові документи на підставі наявних.

У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених діловодством документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом. Адже вся цінна інформація і документація зберігається централізовано в службі діловодства.

З погляду організації діловодства централізована форма роботи з документами є найефективнішою, оскільки забезпечує повний цикл обробки документів в одному підрозділі - службі діловодства. Це дає можливість найбільш раціонально використовувати комп'ютерну та оргтехніку, позбавляє структурні підрозділи необхідності формувати і зберігати справи, забезпечує збереженість документів. Більш кваліфіковано здійснюється експертиза цінності документів, значно спрощується процес передавання документів на зберігання до архівного підрозділу (архіву) установи, оскільки служба діловодства фактично не залучає до цього процесу інші структурні підрозділи.

За централізованої форми організації діловодства структурним підрозділам практично не потрібні секретарі, які виконуватимуть діловодні функції, оскільки документообіг у них зазвичай має незначний обсяг. Однак, при цьому служба діловодства має бути повноцінним, забезпеченим сучасним технічним обладнанням структурним підрозділом з достатньою чисельністю й кваліфікованого персоналу. На практиці централізована форма організації діловодства застосовується в установах із незначним і середнім обсягом документообігу - до 40-60 тисяч документів на рік. В установах із великим обсягом документообігу, які мають складну структуру або територіально роз'єднані структурні підрозділи, централізована форма діловодства застосовується рідко, оскільки потребує значних фінансових витрат та організаційних заходів.

Децентралізована форма організації діловодства, як свідчить вже її назва, є повною протилежністю централізованій. За децентралізованої форми кожний структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з обробки документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправку документів, а також формування, зберігання справ тощо. У разі застосування такої форми діловодства в кожному структурному підрозділі має бути секретар або особа, яка відповідає за роботу з документами. Якщо такої особи немає, діловодні функції покладаються на спеціалістів структурних підрозділів, що спричиняє необґрунтовані витрати часу на виконання невластивих для них операцій.

У разі децентралізованої форми організації діловодства ускладнюються пошук документів, контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженість документів. Адже документація установи не є єдиною системою. Така форма організації роботи з документами виправдовує себе тільки за наявності територіально роз'єднаних структурних підрозділів. Вона також може бути зумовлена специфікою діяльності установи (наприклад, робота з документацією обмеженого доступу). Разом з тим нині існує чимало установ, в яких діловодство здійснюється стихійно, встановлено систему, подібну до децентралізованої форми. У багатьох сучасних компаніях, фірмах діловодство децентралізовано настільки, що навіть такі технічні операції, як вкладення вихідних документів у конверти і написання адрес кореспондентів на них, виконують спеціалісти структурних підрозділів. У таких установах, як правило, немає не лише служби діловодства, а й працівника, на якого покладалося б виконання технічних операцій з обробки документів.

Змішана форма організації діловодства заснована на частковій централізації. Як правило, в одному підрозділі, службі діловодства, здійснюються такі операції, як обробка вхідних і вихідних документів, реєстрація та облік документів, контроль виконання документів з резолюцією керівництва, а також зберігання справ - тобто обробка документів, що надходять на адресу керівництва установи, та тих, які безпосередньо розглядаються керівництвом.

Тим часом у структурних підрозділах виконуються діловодні роботи, пов'язані з підготовкою, зберіганням, а також реєстрацією й обліком документів, що надходять на адресу підрозділів. Так само вирішуються питання формування справ, що закріплюються в номенклатурі справ, та організації їх оперативного зберігання, а також користування ними. Отже, документи, що надходять безпосередньо до структурних підрозділів, там же формуються у справи і зберігаються до передавання на архівне зберігання або до закінчення строків їх тимчасового зберігання.

Таким чином, змішана форма роботи з документами передбачає наявність в установі служби діловодства (спеціалізованого підрозділу або секретаря, який здійснює централізовану обробку частини документів), а також організацію діловодства в структурних підрозділах. З цього випливає, що в кожному структурному підрозділі має бути секретар, який виконує діловодні функції, або працівник, на якого поряд з основними обов'язками покладається виконання цих функцій [32, 15].

1.3.2 Формування справ органу державної влади. Їх збереження

Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів але й організацію роботи з ними - організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції [21, 347].

Головним нормативно-методичним документом, що визначає та встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з ними, є індивідуальна інструкція по документознавству. Вона розробляється на основі загальнодержавних нормативних документів – Примірної інструкції з діловодства у міністерствах інших органах виконавчої влади …., затвердженої постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 року , типових інструкцій для групи однорідних підприємств або установ, а також ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядної документації. Вимоги до оформлення документів”, “ Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій”, затверджених наказом державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001р., методичних рекомендацій архівних установ, відомчих правил і т. п.

Спираючись на загальнодержавні нормативи, індивідуальна інструкція по діловодству повинна відображати всі особливості організації діловодства конкретної установи.

Таким чином, інструкція по діловодству повинна враховувати усі особливості як складу документів, так і технології їхньої обробки у конкретній установі.

Як правило, інструкція складається з кількох розділів. У першому розділі “Загальні положення” вказується, що інструкція встановлює єдину систему діловиробництва і обов’язкова для всіх працівників даної установи. Спеціальний пункт присв’ячений перерахуванню нормативних документів, на основі котрих складена інструкція. В цьому розділі також вказуються особи, на яких покладено керівництво діло виробництвом в установі в цілому та в структурних підрозділах, перераховуються функції діло виробничого персоналу, визначаються загальні принципи організації діловиробництва, маршрути руху документів, у тому числі оговорюються технологічні процеси автоматизації документообороту.

Наступні розділи присвячуються порядку встановлення й оформлення документів: “Склад і оформлення службових документів”, “Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів”. Ці розділи повністю базуються на державних стандартах. Порядок оформлення реквізитів, що викладений в них, переноситься в індивідуальну інструкцію, роз’яснюється і супроводжується прикладами з документів організації. У розділі “ Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів” потрібно розкрити методику складання і оформлення основних видів документів (приказів, розпоряджень, угод, актів, листів, телеграм тощо), викласти в подробицях порядок підписання, візування, узгодження та затвердження кожного виду (різновиду) документів, проілюструвавши прикладами з документів організації. Окремо слід виділити розділ “Порядок друку та розмноження документів”. Наявність подібних розділів в інструкції значно спростить порядок підготовки документів, що характерні для даної установи, та виключить їхнє багатократне складання та переоформлення.

Потім в інструкції розміщують розділи, що описують порядок роботи з документами: прийом та першочергову обробку документів, реєстрацію, складання обліково-довідкових картотек, направлення документів до виконання. У самостійний розділ в інструкції виокремлюють питання контролю, тут вказують строки виконання різних груп документів та розкривають технічні питання виконання контролю (складання строкових картотек або організація автоматизованого контролю, складання зведень на прострочену документацію).

Розділи по обробці документів складають з урахуванням технології, що прийнята в конкретній організації: традиційної або комп’ютерної.

Завершує інструкцію розділ, присвячений формуванню, збереженню та підготовці справ для подачі їх в архів. В ньому викладають методику розробки та затвердження номенклатурних справ, порядок групування документів у справи, оформлення обкладинок справ постійного та тривалого збереження та передачі їх у архів установи.

До інструкції додаються додатки, і чим їх більше, тим інструкція наочніше. Звичайно це:

- зразки оформлення найбільш розповсюджених видів документів (прикази, розпорядження, протоколи, акти, угоди, телеграми).

- форми (реєстраційна картка, номенклатура справ, лист-свідчення про справу, опис справи, обкладинка справи, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають збереженню);

- перелік документів (що не підлягають реєстрації; що підлягають затвердженню, контролю; документи, на котрих проставляється гербова печатка);

- списки постійних кореспондентів і т.д.

Інструкцію по діловодству, також як і правила підготовки та оформлення документів, якщо вони виділені в окремий документ, затверджує керівник установи спеціальним наказом. Тут вказуються строки введення у дію згаданих нормативних документів, визначається посадова особа, відповідальна за введення їх в дію, і перераховуються міроприємства, котрі служба діловодства повинна для цього виконати. Інструкція повинна бути в кожному структурному підрозділі організації [32, 16].

До останнього часу в Україні на підприємствах, в установах, організаціях складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів регулювалося вимогами загальносоюзного Державного стандарту "Унифицированные системи документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформленню документов" (ГОСТ 6.38-90), що набрав чинності 1 січня 1991 р. Втім, цей Стандарт застарів не лише морально (за радянських часів стандарти, як правило, переглядалися один раз на п'ять років), а і за своїм змістом.

Розроблення Державного стандарту України, що відбувалося впродовж 1998-2002 рр., проводив Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УДНДІАСД). У результаті, 2003 року Державним комітетом споживчої політики та технічного регулювання України було затверджено Державний стандарт "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003), який набрав чинності з 1 вересня 2003 р.

Новий Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності.

Цей Стандарт встановлює 32 реквізити, серед яких: зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); зображення нагород; код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; довідкові дані про організацію; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; місце складання або видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження документа; візи документа; відбиток печатки; відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації; запис про державну реєстрацію.

Крім того, Стандарт встановлює вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, виготовлені за допомогою друкувальних засобів (на друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки).

Новизною у ДСТУ 4163-2003 є розділ "Вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів", що складається з 32 пунктів відповідно до кількості реквізитів. У кожному пункті подано роз'яснення щодо оформлення змісту і місця розташування відповідного реквізиту. Таким чином, на відміну від ГОСТ 6.38-90, в якому подавалися вимоги до окремих реквізитів, новий Стандарт охоплює всі реквізити без винятку. Зокрема, в ньому обумовлено, в яких випадках і згідно з якими нормативно-правовими актами на бланках документів має відтворюватись зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим, зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування), зображення нагород. Визначено також розмір зображення герба. З-поміж іншого, зазначається, що емблему організації не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України, адже саме цієї помилки дуже часто припускаються при підготовці бланків організацій. На документах недержавних організацій дозволено розташовувати емблему у верхньому полі документа, в тому місці, в якому на документах державних організацій розміщують зображення Державного герба. Код форми документа проставляють відповідно до Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД). Обумовлюється, що назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації - автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають у випадку, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). До новацій Стандарту належить також і встановлення ще одного реквізиту, вказаного останнім у цьому розділі - запис про державну реєстрацію. Його фіксують тільки на нормативно-правових актах міністерств та інших органів державної влади, включених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". ДСТУ 4163-2003 встановлює такі береги бланків документів: лівий - ЗО мм; правий - 10 мм; верхній та нижній - 20 мм .

На нижньому березі, відповідно до Стандарту, розташовують три такі реквізити:

- відмітку про виконання документа і направлення його до справи, що містить посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання; напис "До справи"; номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; назву посади і підпис виконавця, які ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа);

- відмітку про створення документа в електронній формі, що містить ім'я файлу, код оператора та інші пошукові дані - у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа;

- відмітку про надходження документа до організації (реєстрацію в ній), яка містить скорочену назву організації, дату (за необхідності - точний час) надходження документа і реєстраційний індекс документа - у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Варто зазначити, що за умови включення до документа всіх складових елементів реквізитів, навіть берега 20 мм може виявитися недостатньо. Тому в Стандарті обумовлюється, що реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через одинарний міжрядковий інтервал. Відмітку про надходження документа до організації доцільніше ставити за допомогою штампа, висота б якого не перевищувала 20 мм. Для лівого берега бланка документа новий Стандарт встановлює 30 мм, враховуючи те, що половина цього берега може бути використана для підшивання документа у справу (спочатку розробниками навіть було запропоновано 35 мм).

Дещо змінилися вимоги і до оформлення дати документа. Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яку оформлюють цифровим способом. Стандарт пропонує два способи написання дати. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад: "15.01.2001"). Крім того, дату допускається оформлювати і в іншій послідовності: рік, місяць, число (наприклад: "2001.01.15"). Цифрове позначення року повинно складатися з чотирьох цифр. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати (наприклад: "29 січня 2001 року").

Стандарт пропонує, крім звичного подання відомостей про виконавця документа, що містить прізвище виконавця і номер його службового телефону, ще один спосіб із зазначенням ім'я та по батькові виконавця документа (наприклад: "Іваненко Петро Михайлович 556 07 24"). У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати. Стандарт має чотири додатки. Додаток А "Схеми розташованості реквізитів документів" є обов'язковим і містить два рисунки: рисунок А1 - "Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка" та рисунок А2 - "Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка". Додаток Б "Зразки бланків документів" носить рекомендаційний характер. У цьому додатку представлені п'ять зразків бланків документів. Додаток В "Приклади оформлювання документів" є довідковим і містить приклад повністю опрацьованого листа організації з усіма можливими реквізитами, а також приклад оформлення наказу організації, що пройшов державну реєстрацію (з лицьовим і зворотнім боками аркуша). Додаток Г "Бібліографія" також є довідковим [15, 20].

Відповідальність за загальний стан роботи з документами покладається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

- організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів, нарад;

- організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів щодо скорочення кількості форм і видів документів;

- здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

- забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності державного органу, для передачі на державне зберігання;

- удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

- здійснює організаціно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах органу управління;

- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та її структурних підрозділах;

- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами.

В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов'язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату. Інтенсифікація діловодства передбачає:

- чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів;

- відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології діловодства;

- оптимальне розмежування функцій та обов'язків працівників даної сфери;

- наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;

- чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників;

- раціональну організацію робочих місць.

Діяльність щодо документного забезпечення функціонування органів державної влади регулюється положеннями, посадовими інструкціями, річними та перспективними планами робіт, іншими нормативними актами. Розробка цих документів покладається на загальні відділи органів державної влади.

Діловодний процес має свою специфічну технологію - документообіг організації. Він є сукупністю взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки. Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою та вихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляд документів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформлення документів; датування документів; індексація документів; узгодження документів; засвідчення документів; затвердження документів.

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі відмітки:

- про надходження документа (реєстрація);

- про взяття документа на контроль;

- про виконання документа і спрямування його у справу.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, в якій вказується його прізвище і номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боці останньої сторінки документа. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню». В реєстраційній картці чи журналі вказується номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатись його копія.

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду (як правило, року). Обсяг документообігу - важливий показник, що використовується як критерій у виборі організаційної форми діловиробництва, організації інформаційно-пошукової системи документів установи, встановленні структури служби діловиробництва, її штатного складу тощо [23, 56].

Важливою складовою діловодства є забезпечення дійового виконавчого контролю. Контроль виконання - це практична робота щодо здійснення поточного нагляду за станом виконання призначеними особами тих чи інших організаційно-розпорядчих документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлене певне завдання. Він необхідний для таких цілей:

1)з'ясування фактичного стану в ході поточного виконання конкретного доручення;

2)виявлення вузьких місць та вжиття необхідних заходів щодо виправлення ситуації;

3)отримання можливості аналізу організації роботи з метою запобігання виявленим недолікам у майбутній практичній діяльності установи;

4)стимулювання виконавчої дисципліни як стилю роботи. Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів в органах виконавчої влади покладається на спеціально створені контрольні служби

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні, дорученні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці.

Документи можуть бути як із зазначенням, так і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Контроль за виконанням документів в установі передбачає:

- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних, апаратних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним тільки у тому випадку, коли зазначені у ньому питання (проблеми) знайшли своє вирішення і заявник отримав відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю, причому це може зробити лише та особа, яка поставила його на контроль.

В умовах переходу від галузевого до функціонального принципу діяльності органів виконавчої влади, відповідного зменшення регуляційного навантаження на них, передачі окремих повноважень регіонам і господарюючим суб'єктам, різкого скорочення паперотворчості на перший план виходить не контроль, а моніторинг - поетапне відстеження ходу виконання завдань, визначених контрольними документами. Колишній всеосяжний контроль передбачав і всеосяжну реакцію, що торкалася найменших дрібниць. Нині ж, на часі - аналітичне осмислення подій, явищ, аналіз того, як виконуються рішення і що потрібно для забезпечення їхнього позитивного впливу на життя. Тому актуальним є процес перетворення служб, які виконували суто контрольні функції, на моніторингові. Виконувані ними завдання є ширшими, порівняно з контрольними, адже відстеження виконання документів дає можливість не тільки отримати своєчасну і об'єктивну інформацію, а й виявити при цьому можливі проблеми і скоригувати дії для оперативного впливу на ситуацію.

У процесі управління створюється велика кількість документів службового характеру. Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, - це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [23, 56].

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».

Справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».

Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна [12, 298].

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Примірна номенклатура встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ установи складається із номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники при складанні індивідуальних номенклатури справ.

Формування справ - це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ [12, 298].

Індивідуальна номенклатура справ складається з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у конкретній організації (або структурному підрозділі).

Розробляють індивідуальну номенклатуру справ відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.

Складанню номенклатури справ має передувати серйозна підготовча робота, під час якої аналізується діяльність організації в цілому, досліджуються напрями діяльності кожного структурного підрозділу окремо, вивчається склад, зміст та кількість документів що утворюються у процесі діяльності організації. Під час виконання цієї роботи слід використовувати джерела, що містять інформацію про мету і предмет діяльності, про завдання і функції, що їх має здійснювати організація. Такими джерелами передусім є статут організації, положення про структурні підрозділи, штатні розписи, посадові інструкції, плани та звіти, а також діючі переліки (класифікатори) документів зі строками зберігання (за їх наявності в організації).

Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі примірної або типової номенклатури, необхідно врахувати специфіку діяльності конкретної організації.

Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці (Додаток №5), яка має такі графи:

1. Індекс справи

2. Заголовок справи (тому, частини)

3. Кількість справ (томів, частин)

4. Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

5. Примітки

У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу організації (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 03-01, де 03 - індекс структурного підрозділу; 01 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

У другій графі наводять заголовок справи. Він має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі, й розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути стислими, чіткими, гранично точними. Заголовок викладають у певній послідовності за такою схемою: вид документів - автор (кореспондент) - виклад питання - період створення документів. Наприклад:

Розпорядження голови міської райради з основної діяльності за 2003 рік.

В окремих випадках послідовність подання елементів заголовка кореспондентів. Наприклад: Доповідні записки з питань організаційної і кадрової роботи, що подаються відділом керівництву адміністрації.

Однак вид документів (постанови, розпорядження, накази, протоколи, акти тощо) завжди зазначають на початку заголовка. Відомості про те, що у справі зберігаються копії документів, можна зазначити лише наприкінці заголовка, наприклад: Посадові інструкції працівників фінансово-господарського відділу (копії).

У заголовках справ, які містять документи, що стосуються одного питання, але не пов'язані послідовністю організації діловодства, вживають узагальнений термін документи, а основні види документів, згрупованих у справі, зазначають у дужках, наприклад: Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів.

У заголовках справ, що містять листи, обов'язково зазначають кореспондента та питання, з якого формується справа, наприклад:

• Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань кадрової роботи та державної служби;

• Листування з правоохоронними органами з правових питань;

• Листування з державними архівними установами організаційно-методичних питань діловодства і архівної справи.

Якщо у справі згруповано планово-звітну документацію, то у заголовку обов'язково зазначають період місяць, квартал, рік), за який створено документи, наприклад:

- оперативні (місячні) плани роботи організації;

Крім того, у заголовку справи, що містить планово-звітну документацію, має бути зазначено номер чи мовне позначення (код, шифр), форми плану-звіту за наявності такого позначення.

Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі Примірної номенклатури справ, з огляду на рекомендаційний характер останньої необхідно мати на увазі деякі моменти.

1. З Примірної номенклатури справ до індивідуальної переносять тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності конкретної організації. До індивідуальної номенклатури справ можна включати також заголовки справ, не передбачені примірною номенклатурою.

2. Заголовки справ, наведені у Примірній номенклатурі справ, обов'язково конкретизують та уточнюють (зазначають види документів, авторів, кореспондентів тощо).

3. Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи зазначені у Примірній номенклатурі справ. Наприклад, справу Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі можна розподілити на кілька справ, що стосуватимуться більш вузьких питань:

• Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фінансово-господарської діяльності колективних сільгосппідприємств, селянських (фермерських) господарств, інших організацій агропромислового комплексу щодо їх кредитування, банківського та страхового обслуговування;

• Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян підприємствами, установами та організаціями з питань приватизації в агропромисловому комплексі, проведення земельної реформи, землевпорядкування, землекористування;

• Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань меліорації, водного та лісового господарства.

Розподілити вищезазначену справу також можна, класифікуючи її не за питаннями, а за кореспондентами. Наприклад:

• Листування з Міністерством аграрної політики України про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі;

• Листування з Українською академією аграрних наук про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі;

• Листування з Всеукраїнським союзом сільськогосподарських підприємств про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі.

Третю графу номенклатури справ заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов'язково оформлюють після закінчення діловодного року (Продовження додатка).

У четвертій графі номенклатури справ зазначають строки зберігання і посилання на статті відповідного Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів або відомчого (галузевого) переліку документів зі строками зберігання. В окремих випадках, якщо передбачається формування у справі документів з різними строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).

Справам, що містять документи з особового складу й зберігаються у відділі кадрів, встановлюють строк зберігання 75 років - «В». Це означає, що обчислювати строк зберігання слід з урахуванням віку людини (позначеного літерою «В») на момент закінчення справи. Отже, щоб визначити тривалість зберігання документа після його закінчення у діловодстві, треба від 75 років відняти вік особи («В»).

Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) організації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому у п'ятій графі роблять примітку: «Строк зберігання встановлено ЕПК ,(назва державного архіву) протокол від №». Якщо до строку зберігання додано відмітку «ЕПК», це означає, що документи цієї категорії можуть мати культурне та практичне значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року.

Під час формування у справу документів з грифом «Для службового користування» (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Після закінчення діловодного року цю справу переглядає ЕК і визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК може прийняти рішення щодо переформування документів такої справи. У цьому разі документи постійного строку зберігання згруповуються в окрему справу, яка матиме самостійний заголовок і буде додатково внесена до номенклатури справ.

Для справ, що містять копії документів, строк зберігання не встановлюється, тому що ці документи на зберігання не передаються, а у четвертій графі зазначається: «Доки не мине потреба» або «До заміни новими».У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляють відмітки про початок ведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про всіх відповідальних за ведення цієї справи тощо.

В організаціях, які мають структурні підрозділи, складають номенклатури справ окремо у кожному підрозділі, а потім об'єднують їх у зведену номенклатуру справ.

Розроблення номенклатури справ структурного підрозділу організації покладається на посадову особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців (як правило, працівників цього підрозділу), які добре знають напрями діяльності підрозділу. Складаючи номенклатуру справ структурного підрозділу, слід враховувати всі справи, які ведуться у підрозділі а також передбачити ті теми і проблеми, що можуть виникнути у роботі підрозділу наступного року. Підготовлену номенклатуру справ підпису керівник відповідного структурного підрозділу погоджує з ЕК структурного підрозділу (за наявності такої комісії) та з керівником архівного підрозділу організації (у разі відсутності такого підрозділу - з посадовою особою, відповідальних за архів організації). Організаційно-методичне керівництво цією роботою здійснюють працівники служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо) або секретар організації у разі відсутності такої служби.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Першою, як правило, розміщують групу справ, що містять документи (постанови, рішення, доручення, розпорядження) вищих органів влади і управління та інших установ вищого рівня, потім - групу справ, що містять організаційно-розпорядчі документи (статути, положення, посадові інструкції, накази, протоколи тощо) самої організації, потім планово-звітну документацію, листування і, нарешті, реєстраційно-облікові форми (реєстраційні картки, журнали, книги обліку тощо). Остання справа безпосередньо має містити перший примірник номенклатури справ структурного підрозділу. Номенклатуру справ структурного підрозділу скла дають у трьох примірниках, у кожному з яких обов'язково заповнюють грифи погодження з ЕК і посадовою особою, відповідальною за архів організації:

• перший примірник зберігається недоторканним у структурному підрозділі;

• другий - передається до служби діловодства для включення до зведеної номенклатури справ;

• третій - використовується як робочий примірник для формування справ і оперативних пошуків потрібних документів у структурному підрозділі.

Зведена номенклатура справ організації складається з номенклатури справ її структурних підрозділів і містить у собі заголовки всіх справ, що ведуться у цій організації. Філії, відділення та інші відокремлені установи, що належать до сфери управління організації, окремо складають свої номенклатури справ, які не включаються до зведеної номенклатури справ організації.

До номенклатури справ також не включаються друковані видання, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші подібні матеріали.

Для складання зведеної номенклатури справ застосовується структурний або функціональний принцип побудови її змісту.

Структурний принцип використовується в основному на великих та середніх підприємствах, які мають визначену структуру. Розділами зведеної номенклатури справ, побудованої за структурним принципом, будуть назви структурних підрозділів, наприклад:

• Загальний відділ

• Планово-економічний відділ

• Відділ маркетингу і продажу

• Відділ інформаційних систем

• Відділ кадрів

• Юридичний відділ

• Фінансовий відділ

• Господарський відділ

• Транспортний відділ

• Профспілковий комітет

При цьому першим розділом, як правило, зазначається служба діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ діловодства або канцелярія), а потім усі інші структурні підрозділи відповідно до штатного розпису. Останніми завжди зазначаються первинні громадські організації (профспілки та ін.), що діють на підприємстві, установі, організації [15, 18].

Документи в справі групуються у хронологічному чи логічному порядку або в поєднанні цих компонентів.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватись у архів органу державної влади для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади.

Підготовка документів до передачі в архів включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з о встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документи в установі створюється експертна комісія (ЕК). Схоронність документі! органів державної влади здійснюється згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

Функціонально номенклатура справ визначає систему зберігання та використання документів, виконується в кількох примірниках і зберігається:

- у підрозділі установи, яка веде діловодство, як робочий примірник;

- у відомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання;

- у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання. Органи державної влади створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав законних інтересів громадян.

Архів, архівний підрозділ, архівний відділ - це, відповідно, установа, що забезпечує облік, зберігання архівних документів, використанні відомостей, що в них містяться, та формування Національного архівного фонду або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства.

Систему архівних установ державної влади та органів місцевого самоврядування України становлять:

- спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади сфері архівної справи і діловодства (Державний комітет архівів України):

- центральні державні архіви;

- галузеві державні архіви;

- державний архів Автономної Республіки Крим;

- державний архів області, міст Києва і Севастополя;

- державний архів району, району у містах Києві та Севастополі;

- місцеві архівні установи (архівні установи міських рад міст республіканського (АРК), обласного значення);

- архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого само врядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій.

Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною організації. У разі недоцільності створення самостійної структурної частини архівний підрозділ може входити до складу служби діловодства організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).

Основними завданнями архівного підрозділу є:

- приймання від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;

- контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;

- проведення попередньої експертизи цінностей документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників організації та актів про вилучення для знищення доку ментів, що не віднесені до Національного архівного фонду;

- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, видача архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;

- підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

1.3.3 Комп’ютеризація та програмне забезпечення органу виконавчої влади

Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловодних процесів.

Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК в органах державної влади створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп'ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому залежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

- доцільність впровадження технічних засобів;

- можливість придбання технічних засобів;

- наявність придатних приміщень;

- можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає: навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, на спеціальних курсах, шляхом проведення семінарських занять тощо.

Важливим завданням, яке стоїть сьогодні на порядку денному, є комп’ютеризація та запровадження відповідного програмного забезпечення всієї системи органів виконавчої влади України, що дозволило б піднести на якісно новий рівень роботу апарату державного управління.

Для цього слід активно впроваджувати систему електронного документообігу на вищих рівнях виконавчої влади та централізованого моніторингу підготовки державно-управлінських рішень, включаючи систему підтримки процедур їх підготовки та прийняття. Згодом розв’язання проблеми інформаційно-аналітичного забезпечення органів влади необхідно перенести на рівень “область-центр”. Завершальним етапом даної роботи має стати ланка “район - область” [21, 354].

Інформаційна система не тільки відображає функціонування об'єкта управління, а й впливає на нього через органи управління. Вона є сукупністю інформаційних процесів для задоволення потреби в інформації різних рівнів прийняття рішень, її метою є продукування інформації для використання (споживання) управлінським апаратом. Відповідно вона забезпечує нагромадження, передачу, збереження, оброблення та узагальнення інформації "знизу вгору", а також конкретизацію інформації "зверху вниз". Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення.

Суб’єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об’єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.).

Основний клас завдань, притаманний офісу – документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:

§ Опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні так і звичайні, написання звітів, та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;

§ Збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад: звітності за певні періоди часу, за різними підрозділами або організаціями , яка задовольняє різні критерії відбору;

§ Збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.

Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв’язки, які дозволяють обмінюватися інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований.

Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшення кількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Загальними можливостями системи СЕД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації.

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем ґрунтується на моделях “електронних офісів”, сформульованих ще наприкінці 80-х років:

- інформаційна модель;

- комунікаційна модель;

- соціотехнічна модель.

В “електронному офісі” працівників оточують різноманітні засоби інформатизації з новими можливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних.

Інформаційний потік – це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі і необхідні для здійснення процесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення, напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю, видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенем використання.

Горизонтальний інформаційний потік пов’язує органи управління, які знаходяться на одному рівні.

Вертикальний інформаційний потік пов’язує органи управління різних рівнів. Вертикальний інформаційний потік може бути висхідним і низхідним, тобто спрямованим від вищестоящих органів управління до нижчестоящих і навпаки.

Розрізняють чотири види інформаційних потоків у організації:

1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв’язки з громадськістю).

2. Міжрівневий обмін інформацією в організації:

- низхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;

- висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.

3. Горизонтальний обмін інформацією:

- наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;

- наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;

- робота у межах робочих груп (управління проектом).

4. Неформальний обмін інформацією:

- обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін.);

- чутки, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації. Дослідження свідчать, що чутки бувають 80-90% точними (за винятком випадків надто емоційного забарвленої інформації) [22, 20].

Найважливіша властивість ІC - єдність управлінської інформації, що визначає єдине інформаційне забезпечення системи управління.

Структурно ІC складається з таких компонентів (див. схему: Додаток № 1):

- власне інформації;

- системи оброблення інформації;

- входу;

- виходу;

- внутрішніх і зовнішніх каналів [31, 11].

Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується в смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носії. Таке об'єднання носить назву документування, а сам носій інформації, призначений для використання в ІC, відповідно визначається як документ. Звідси випливає і визначення документообігу.

Документообіг - процес проходження документів усередині системи управління - від джерела їх формування до використання в управлінні.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них. Система, що здійснює електронний документообіг, має забезпечувати можливість нескладного переведення документів з паперової в електронну форму і бути оснащеною засобами захисту документів (криптографія, електронний підпис) у відповідності до вимог чинного законодавства. Під управлінням електронним документообігом взагалі прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами організації, групами користувачів або окремими користувачами. При цьому під рухом документів слід розуміти не їхнє фізичне переміщення (бо вони частіше залишаються на сервері, а передачу прав на їхнє використання зі сповіщенням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Головне призначення системи електронного документообігу – це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема їхнього пошуку як за атрибутами, так і за змістом). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відслідковуються зроблені в них зміни і контролюються всі їхні версії та під версії [3, 28].

Система документообігу – це своєрідна “кровеносная система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонує апарат управління.

Головне правило документообігу – документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всіх документних потоків найбільш дотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються. Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ [Див. додатки № 2, № 3].

Документи представлені, як правило, двома групами:

- вхідні (що отримують зовні, від інших установ);

- створені в самій установі (внутрішні).

При створені бази даних постійних кореспондентів, з потрібними ведеться листування (адреса, телефон, прізвища, імена, по-батькові, посади керівного складу розміщують вхідні документи відповідно їхнього автора або інстанціями, від котрих ці документи отримані [31, 9].

Документи можуть бути також внутрішніми. Всі документи поділяють на:

- документи загального призначення (управління) - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;

- специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання юридичне оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.

У зв’язку з використанням ПЕОМ для автоматизації управління та встановлення їх на робочих місцях управлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинило зміну документообігу.

Як новий елемент в ІС АРМів реалізується функція автоматизації підготовки документів [17, 43].

Автоматизована ІС є людино-машинною системою. Вона дає змогу підвищити якість управління завдяки оптимальному розподілу правці між людиною та ЕОМ на всіх стадіях управління. Вся сукупність операцій оброблення інформації, що включає збирання, введення, запис, реєстрацію, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмін по каналах зв’язку, в АІС здійснюється з допомогою технічних і програмних засобів

Автоматизована ІС здійснює інформаційне обслуговування покладених на управлінський персонал організаційних, контрольних, аналітичних, інформаційних функцій. Одержана після автоматизованого оброблення управлінська інформація завжди має цільове призначення і містить керуючі команди (директиви) або відомості про стан керованої системи і зовнішнього середовища.

Управлінський персонал в АІС здійснює постановку на коригування цілей і критеріїв управління, вносить творчий елемент у пошук найкращих способів досягнення цілей, робить остаточний вибір вироблюваних системою рішень та надання їм юридичної чинності [17, 53]. Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Усі інші дії з електронними документами виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією з діловодства цього органу. Дія Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.

Розділ 2. Організація роботи Корецької міської Ради та можливі шляхи вдосконалення документного забезпечення

2.1 Основні напрями організації функціонування Корецької міської Ради

Місто Корець є одним з небагатьох міст Волині, де вдало поєднується чудовий дивосвіт природи, пам’яток культури та архітектури. Завдяки вигідному географічному розташуванню, м. Корець можна вважати, як промисловим так і сільськогосподарським населеним пунктом. Про розвиток міста дбає міська влада, яка була обрана жителями міста в ході останніх виборів, з строком повноваження на чотири роки.

Діяльність міської ради м. Корця та її виконавчого комітету спрямована на підвищення рівня соціальних стандартів, забезпечення сталого розвитку економіки міста, створення безпечних умов життєдіяльності та покращення умов проживання населення міста.

Міська рада діє в такій структурі (Додаток 6):

1. Керівництво ради:

- міський голова;

- секретар міської ради;

- заступник міського голови по виконавчій роботі;

- секретар виконкому;

- секретар керівника.

2. Загальний відділ:

- начальник загальним відділом;

- спеціаліст І категорії – землевпорядник;

- спеціаліст І категорії юриста;

- спеціаліст ІІ категорії землевпорядник;

- спеціаліст;

- військові обліковці (2).

3. Відділ фінансово-господарського забезпечення:

- начальник відділу-головний бухгалтер;

- спеціаліст І категорії з питань ведення бухгалтерського обліку;

- спеціаліст ІІ категорії-економіст;

- водій;

- прибиральниця.

Чисельність апарату міської ради та її виконавчого комітету складає – 17 чоловік.

Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста, а саме:

- промисловість, що представлена заводом пластикових виробів, цукровим заводом, молокозаводом, хлібокомбінатом, комбінатом побутового обслуговування, будівельно-транспортними організаціями;

- інвестиційна діяльність;

- енергозбереження;

- житлова політика та реформування житлово-комунального господарства;

- торгівля, побутові послуги, розвиток малого підприємництва;

- благоустрій, санітарна очистка, ремонт і утримання доріг;

- газифікація;

- водопостачання, водовідведення, водопониження.

Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 200…р. (Додаток 7).

Корецька міська рада діє та вирішує питання місцевого значення в межах Конституції та законів України, і в першу чергу закону “Про місцеве самоврядування в Україні”.

У своїй роботі міська рада керується Статутом та інструкціями, положеннями вищих органів влади.

2.2 Документне забезпечення роботи районної ради

Діловодство районних міських рад є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). В Корецькій міській раді організаційно-розпорядча документація представлена нормативними актами, що регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.

ОРД свідчить про закріплення функцій, обов’язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути) (Додаток 8).

Різноманітна за видами та за обсягом у Корецькій міській раді довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти (Додаток 9), анотації, відгуки, відомості, довідки, договори (Додаток 10), записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти (Додаток 11), листи службові (Додаток 12), оголошення, плани роботи (Додаток 13), посвідчення, протоколи (Додаток 14), витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.

Документація з кадрових питань / документація по особовому складу міської ради має інформаційний характер про особовий склад ради (Додаток 6) і ведеться секретарем міської ради з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.

Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника ради представлені - автобіографіями, дорученнями, заявами, посвідченнями, пропозиціями , розписками, скаргами.

До фінансово-розрахункової та облікової документації належать акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на поставку, купівлю-продаж (Додаток 15), позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка.

2.3 Особливості процесу документотворення та документообігу

2.3.1 Організація діловодства в Корецькій міській раді

У Корецькій міські раді працюють такі підрозділи як загальний відділ та відділ фінансово-господарського забезпечення. Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції. У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом.

Документаційне забезпечення документів в міській раді здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.

2.3.2 Формування та збереження документації Корецької міської ради

Так як, номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ, відповідна номенклатура справ існує і в Корецькій міській раді.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ Корецької міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:

- документи міської ради;

- документи виконавчого комітету;

- документи бюджетно-фінансової роботи і бухгалтерського обліку;

- документи кадрові;

- документи виборчих комісій по виборах у міську раду;

- документи військово - облікового столу;

- документи архіву.

Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.

У Корецькій міській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Така індивідуальна номенклатура справ складена з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у міській раді.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів. У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років.

2.4 Перспективи вдосконалення організації роботи та документного забезпечення Корецької міської ради

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими, або замість них.

Основними завданнями документного забезпечення управління є:

- скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму;

- забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Таким чином, для будь-якої організації постійне удосконалення документного забезпечення управління є життєво важливим і це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень. Тому Корецькі міькій Раді потрібно вводити систему електронного документообігу (СЕД), що скоротить час обробки вхідної та вихідної документації.

Система документообігу – це своєрідна “кровеносная система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонує апарат управління. Головне правило документообігу – документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всіх документних потоків найбільш дотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються. Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ, які наведені у додатках.

Основні заходи, які мають покращити організацію діловодства у Корецькій міській Раді це:

- впровадження засобів автоматизації для створення документів, реєстраційних процесів, комп'ютерного оброблення документів у канцелярії, загальному відділі, відділі контролю за їх виконанням, а також впровадження локальної мережі для зв'язку між структурними підрозділами райдержадміністрації та з облдержадміністрацією.

- впровадження електронного діловодства, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Процес впровадження електронного діловодства має відобразитися як в інструкціях щодо діловодства міськради, так і в номенклатурах справ. У них слід використовувати графу "Примітка", де необхідно зазначати, що саме той чи інший комплекс документів існує в електронному вигляді.

Робота з базами даних внутрішньої інформації дає змогу виявляти можливості і проблеми організації, розробляти програми й оцінювати якість діяльності.

В установі існує відповідна служба (канцелярія), яка відповідає за рух документів і здійснює контроль за їх виконанням. Усі структурні підрозділи повинні надавати інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line). Однак інформаційна система ведення в організації електронного документообігу не повинна замикатися на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу повинна охоплювати не тільки канцелярію, але й структурні підрозділи організації. Усі документи, що надходять до організації через канцелярію, як правило, зв'язані з іншими, на які посилаються. Найбільш типовим є вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний вихідний. Без зв'язків можуть бути внутрішні документи і деяка частина вхідних. Причому вхідні документи можуть мати зв'язки як з вихідним, так, і з іншим вхідним документом.

Сьогодні зросла потреба в освоєнні технологій, які розширюють користувачам доступ до інформації.

Нині для більшості у країні державних організацій і комерційних фірм характерною є відсутність упорядкованості системи ведення діловодства. Незважаючи на те, що саме діловодство, раціонально і чітко організоване, визначає документне забезпечення управління організацією й може істотно збільшити ефективність її діяльності.

Щороку обсяг виробленої людством інформації збільшувався в середньому на 30%, а середній житель США присвячував 46% свого часу її сприйняттю. Таких висновків дійшли учені Університету Берклі в результаті дослідження обсягів інформації, виробленої на планеті за останні три роки.

Проблема швидкого, а головне, своєчасного пошуку потрібного документу стає дедалі складнішою. За оцінками аналітиків, до 30% робочого часу співробітників іде на створення, пошук і узгодження документів, кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів, близько 15% документів губиться. Тому для будь-якого підприємства підвищення ефективності роботи з документами – ключове питання.

Органу місцевої влади - Корецькій міській Раді , слід як найшвидше застосувати в організації документного забезпечення комп’ютерні технології. Саме комп’ютеризація дає можливість швидкого отримання, оброблення документів та потрібної інформації у поліпшенні роботи. Застосувавши комп’ютерну техніку потрібно підключитися до інформаційної мережі Інтернет, створити свою WEB-сторінку з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради. В подальшому організувати свій сайт і виставити його в мережі Інтернет, що поліпшить отримання інформації про роботу влади для населення міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дасть можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це – новини про все, що відбувається в роботі уряду – вищого органу державної влади6 закони, постанови, рішення, розпорядження і таке інше.

Висновки

1) у сфері соціально-економічного і культурного розвитку, планування та обліку;

2) у галузі бюджету, фінансів і цін;

3) щодо управління комунальною власністю;

4) у галузі житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування, громадського харчування, транспорту і зв'язку;

5) у галузі будівництва;

6) у сфері освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту.

Крім того повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад поширюються:

• у сфері регулювання земельних відносин та охорони навколишнього природного середовища;

• у сфері соціального захисту населення;

• в галузі зовнішньоекономічної діяльності;

• в галузі оборонної роботи;

• щодо вирішення питань адміністративно-територіального устрою;

• щодо забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян;

Діловодство районних державних адміністрацій є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

Управління підприємством, установи, організації починається з ефективного опрацювання інформації.

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, має високий рівень стандартизації. До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на постановку, купівлю-продаж, позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка

Тут чітко простежуються такі групи документів: перша група - це документи для задоволення потреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінських рішень; друга група - це документи про діяльність самої виконавчої влади, які характеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягу інформаційно-аналітичних документів, третя група - це передусім документи особового характеру - заяви, скарги, пропозиції громадян. Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.

Однією з форм роботи з документами є діловодство.

Зазначені документи утворюють такі види документації [23, 55]:

- організаційно-правова;

- планова;

- розпорядча;

- інформаційно-довідкова і довідково-аналітична;

- звітна;

- договірна;

- документація із забезпечення кадрами (з особового складу);

- документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

- документація із матеріально-технічного забезпечення;

- документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи.

• централізована;

• децентралізована;

• змішана.

За децентралізованої форми кожний структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з обробки документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправку документів, а також формування, зберігання справ тощо. У разі застосування такої форми діловодства в кожному структурному підрозділі має бути секретар або особа, яка відповідає за роботу з документами.

Змішана форма організації діловодства заснована на частковій централізації.

Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

Державний стандарт "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003) набрав чинності з 1 вересня 2003 р.

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі відмітки:

- про надходження документа (реєстрація);

- про взяття документа на контроль;

- про виконання документа і спрямування його у справу.

Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, - це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи.

Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів.

Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.

Формування справ - це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ.

Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці.

Органи державної влади створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав законних інтересів громадян.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них.

Головне правило документообігу – документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень.

Проаналізувавши документне забезпечення Корецької міської ради слід зробити наступні висновки:

Міська рада діє в такій структурі: 1. Керівництво ради; 2. Загальний відділ; 3. Відділ фінансово-господарського забезпечення. Всього 17 чоловік.

Напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 200…р.” (кожний наступний рік).

Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції.

Номенклатура справ Корецької міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:

- документи міської ради;

- документи виконавчого комітету;

- документи бюджетно-фінансової роботи і бухгалтерського обліку;

- документи кадрові;

- документи виборчих комісій по виборах у міську раду;

- документи військово - облікового столу;

- документи архіву.

Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів (Додаток 16). У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років (Додаток 16).

Саме комп’ютерізація дає можливість швидкого отримання, оброблення документів та потрібної інформації у поліпшенні роботи. Застосувавши комп’ютерну техніку потрібно підключитися до інформаційної мережі Інтернет, створити свою WEB-сторінку з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради. В подальшому організувати свій сайт і виставити його в мережі Інтернет, що поліпшить отримання інформації про роботу влади для населення міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дасть можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це – новини про все, що відбувається в роботі уряду – вищого органу державної влади6 закони, постанови, рішення, розпорядження і таке інше.

Список використаної літератури

1. “Об информации”: Закон Украины № 2567. от 02.10.92 // Відомості Верховної Ради України. – 1992. - № 48.

2. “Про Концепцію Національної програми інформатизації”: Закон України від 4 лютого 1998 р. №75 // Відомості Верховної Ради України. - 1998. - № 27-28. - С. 182

3. ”Про національну програму інформатизації”: Закон України // Уряд. кур’єр. – 1998. – С. 5-12.

4. “Про електронні документи та електронний документообіг”: Закон України від 22 травня 2003 р. №851 // Офіційний вісник України. - 2003. - № 25.

5. “Про електронний цифровий підпис”: Закон України від 22 травня 2003 р. № 851 // Офіційний вісник України. - 2003. -№ 25.

6. “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”: Постанова КМУ від 28 жовт. 2004 р. № 1453 //

7. “Про місцеве самоврядування в Україні”: Закон України від 21 трав. 1997 р. № 280/97 – ВР.

8. Асєєв Г. Методологія автоматизації діловодства: документи // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 11. - С. 23-26.

9. Асєєв Г. Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 6. - С. 17-19.

10. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи // Вісн. Кн. палати. – 2004. - № 4. – С. 26-29.

11. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 5. - С. 32-36.

12. Бандурка О., Тищенко М. Адміністративний процес. – К., 2001. – 336 с.

13. Винокурова Ф. До питання особливостей ведення діловодства в районних державних администраціях // Бібліотекознавство. Бібліотекознавство. Інформологія. - 2005. - №2. - С. 16-19.

14. Гурне Б. Державне управління. – К., 1993. – 165с.

15. Загорецька О. Новий стандарт складання і оформлення організаційно-розпорядчої документації // Секретар-референт. – 2003. - № 8. – С. 18-20.

16. Іванова Т., Піддубна Л. Муніципальне діловодство. – К., 2004. – 312с.

17. Інформаційні системи та технології в економіці / За ред. В.С. Пономаренка. – К., 2002. – 544 с.

18. Колодій М. Ю. Державне будівництво та місцеве самоврядування. – К., 2005. – 452 с.

19.Корнєв Ю. Інформаційно-аналітична діяльність як сфера бізнесу // Підприємництво, господарство та право. – 2003. - № 12. – С. 123-126.

20. Лучанська В. Інформаційне забезпечення природоохоронних дій як умова сталого розвитку району // Вісн. Кн. палати. – 2001. - № 9. – С. 35-37.

21. Малиновський В. Державне управління. – К., 2003. – 567с.

22. Матвієнко О. В. Основи інформаційного менеджменту – К., 2004. – 127 с.

23. Организация работы с документами/ Под ред. В. Кудряева. – М., 2001. – 592 с.

24. Орлов П. І. Інформація та інформатизація. – Х., 2003. – 724 с.

25. Палеха Ю.І. Управлінське документування. У 2-х Ч.. Ч.1. Ведення загальної документації. – К., 2003. – 383 с.

26. Погиба Л.Г. Складання ділових паперів. Практикум. – К., 2002. – 240 с.

27. Протопова Е. Информационное обеспечение предпринимательской деятельности в малих городах // Науч. и тех. б-ки. – 2004. - № 7. – С. 53-58.

28. Проценко М. Інформаційно-документальне забезпечення суспільства (Про міжнародну конференцію “Документознавство. Інформаційна діяльність”) // Бібл. планета. – 2004. - № 3. – С. 35-36.

29. Сапун А.В. Моделювання руху інформаційних потоків з використанням системи документообігу // Державний інформаційний бюллетень про приватизацію. - 2002. - № 12. – С. 54-55.

30. Святненко В. Інформаційне забезпечення управлінських рішень // НТІ. – 2005. - № 1 (23). – С. 12-13.

31. Сельченкова С. Документооборот: принципы организации и анализ // Секретарь-референт. –2004. – № 2. – С. 9-12.

32. Сельченкова С. Инструкция по делопроизводству: требования к составлению // Секретар-референт. – 2004. - № 7. – С. 15-16.

33. Симоненко Т. Інформаційне забезпечення пріоритетних напрямів інноваційної діяльності в Україні // Бібл. вісник. – 2003. - № 5. – С. 20-22.

34. Соснін О. Проблеми управління національними інформаційними ресурсами в сучасних умовах // Наука та наукознавство. – 2003. - № 1. – С. 16 – 26.

35. Твердохліб М.Г. Інформаційне забезпечення менеджменту. – К., 2000. – 208с.

36. Хайнацький М. Новий стандарт на організаційно-розпорядчі документи // Вісн. Кн. палати. – 2004. - № 1. – С. 41.

37. Хоменко М. Ф., Грабар О.В. Посібник з діловодства. – К., 2003. – 104 с.

38. Чепуренко О. Система електронних інформаційних ресурсів органів державної влади: становлення та розвиток // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2004. - № 2. – С. 58-64.

39. Яровий В. Формування системи інформаційного забезпечення агропромислового комплексу // НТІ. – 2004. - № 4. – С. 48-51.

Додаток 1

керівник

секретар виконавці

Рис. 1 - Схема документообігу невеликих організацій

Додаток 2

Журнал реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент, дата та індекс одержаного документа	Короткий зміст	Резолюція або кому направлений документ	Позначка про виконання документа
1	2	3	4	5

ЖУРНАЛ реєстрації створюваних установою документів

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Позначка про виконання документа
1	2	3	4

ЖУРНАЛ реєстрації наказів

Дата	Номер	Короткий зміст	Найменування структурного підрозділу, який підготував наказ
1	2	3	4

Додаток 3

Реєстраційно-контрольна картка

Відправник або адресат		Вид документа				Строк виконання
Дата і час реєстрації, вхідний реєстраційний номер				Дата і реєстраційний номер
				Дата і час реєстрації адресатом, реєстраційний номер у адресата
Заголовок або короткий зміст
Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець
Позначка про виконання			Позначка про одержання
Контрольні відмітки
фонд N	опис N				опис N

Теги: Організація роботи та документне забезпечення районної Ради Диплом Антикризисный менеджмент
Просмотров: 8048
Найти в Wikkipedia статьи с фразой: Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

Учеба - это усилия

Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

Реєстраційно-контрольна картка

Репетиторство