Система документооборота ОАО ЦТД "Диаскан"

ВВЕДЕНИЕ


Актуальность темы исследования.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документооборота актуальна.

Теоретической и методологической основой исследования являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Степень научной разработанности проблемы. Проблемы организации и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом нашли отражение в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Ю.М. Демина, Л. Досковой, Л. Ивановской, А. Я. Кибанова, М. Козлова, Н.А. Кривошеевой, Т.В. Кузнецовой, И. Н. Кузнецова, М.Ларина, Г. Мамед-заде, О. Нельзиной, Т.М. Новиковой, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, Л.В. Санкиной, А.Н. Соковой, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др.

Объект исследования - ОАО ЦТД «Диаскан».

Предмет исследования - система документооборота ОАО ЦТД «Диаскан».

Целью выпускной квалификационной работы является изучение системы документооборота в ОАО ЦТД «Диаскан» и выработка рекомендаций по ее совершенствованию.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

. Исследовать теоретические и правовые основы системы документационного обеспечения управления и определить его место и роль в системе управления персоналом.

. Провести анализ системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан».

. Дать оценку состояния системы документационного обеспечения управления персоналом организации в ОАО ЦТД «Диаскан».

. Выявить актуальные проблемы системы документационного обеспечения управления персоналом в организации.

. Разработать программу и план совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан».

. Дать экономическое и правовое обоснование совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом в ОАО ЦТД «Диаскан».

. Спрогнозировать организационно-управленческую результативность совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом в ОАО ЦТД «Диаскан».

Методологической базой исследования послужили работы отечественных и зарубежных ученых по проблемам документационного обеспечения систем управления персоналом в организациях, а также нормативные документы и правовые акты, действующие на территории Российской Федерации.

Научная новизна данной работы заключается в комплексном анализе эффективных методов и средств совершенствования документооборота в ОАО ЦТД «Диаскан» и выработке рекомендаций для повышения эффективности деятельности организации через совершенствование системы документооборота, которая позволит организации эффективно реализовывать стратегические цели.

Практическая значимость исследования состоит в том, что разработанные рекомендации могут быть использованы для совершенствования документооборота в ОАО ЦТД «Диаскан», что позволит оптимизировать работу в данном направлении.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, приложения.

Во введении обосновывается актуальность темы исследования, степень изученности проблемы, определяется объект, предмет исследования, цель, задачи исследования, научная новизна, практическая значимость и структура работы.

В первой главе анализируются теоретико-методологические аспекты формирования системы документооборота в современной организации.

Во второй главе дается общая характеристика производственной деятельности ОАО ЦТД «Диаскан», выявляются особенности и недостатки существующей системы документооборота.

В третьей главе определены мероприятия по совершенствованию системы документооборота в ОАО ЦТД «Диаскан».

На защиту выносятся следующие положения:

1.После внедрения ИС ДОУ в ОАО ЦТД «Диаскан» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удастся снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

2.Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу. Поэтому предлагается для внедрения программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ОАО ЦТД «Диаскан».

3.Информационная система, предлагаемая к внедрению, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» в целом.


ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ


1.1 Система документационного обеспечения управления; её место в системе управления персоналом


Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

По мнению Т.В. Кузнецовой ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Определение документационного обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

) документирование;

) организация работы с документами (управление документацией предприятия).

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации. Схематически понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на рисунке 1.

Таким образом, ДОУ охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода организация - это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей.


Рис. 1. - ДОУ и его важнейшие составляющие


Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

Схематично место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией представлено на рисунке 2.

Согласно логике декомпозиции системы управления организацией, представленной на рисунке 2, подсистема документационного обеспечения управления могла бы быть отнесена к обеспечивающим подсистемам.

Однако, по мнению А. Петрова и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом.


Рис. 2. - Место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией


Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

К свойствам системы документационного обеспечения управления персонала относятся:

наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;

наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;

расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;

наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

По мнению специалистов консалтинговых фирм «Евроменеджмент» и «Термика» ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.

) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

руководство теряет целостную картину происходящего;

структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Таким образом, система документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

) Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление.

) Организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

) Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

Нормативно-методическая основа системы документооборота - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база системы документооборота регулирует: правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

законами РФ;

государственными и отраслевыми стандартами;

общероссийскими классификаторами;

государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ:

Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 № 52-ФЗ) содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 № 197-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.1993 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Государственные стандарты:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

упорядочение документооборота;

сокращение количества документов;

повышение качества документов;

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.

Стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

расположение реквизитов на листе бумаги;

требования к тексту и бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт установил:

новый состав реквизитов;

обновленные требования к оформлению документов;

требования к тексту и бланкам документов. Минюст России отказал в государственной регистрации данного стандарта.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.1998 № 28.

Стандарт устанавливает толкование терминов:

по делопроизводству;

по архивному делу.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт ввел:

новые реквизиты;

небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа.

Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми. В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 - устанавливает сроки хранения документов. На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:

общие положения;

порядок составления и оформления служебных документов;

порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

контроль исполнения документов; порядок работы с исходящими документами; порядок работы с внутренними документами; составление номенклатуры дел;

правила формирования дел;

порядок обеспечения сохранности документов;

порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Таким образом, без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Управленческая деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением в процесс управления значительного числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

прием на работу;

перевод на другую работу;

предоставление отпуска;

увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку:

локальных нормативных актов,

документов по управлению персоналом и охране труда,

первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,

учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела.

Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

1.2 Методика оценки состояния и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом


Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать.

Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или "руководителя". Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

Если постараться выявить основные функциональные составные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, то можно представить следующую картину (рисунок 3).


Человеческие РесурсыЭкономикаМаркетингСтруктуры и подразделенияУчетВзаимодействие Структур и ПодразделенийФинансыПрикладные Информационные СистемыДелопроизводство (Документационное Обеспечение Управления)Программно-технические Платформы и КоммуникацииРис. 3. - Компоненты управления предприятиями и организациями


На Рис. 3 видно, что прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на ДОУ, являющегося основной функцией делопроизводства.

Таким образом, перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

) Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма ДОУ.

) Выбор правильной стратегии автоматизации.

Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

Для решения второй - необходимо обратить внимание на технологии, предлагаемые различными компаниями по автоматизации ДОУ.

В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима новая методическая основа, учитывающая данные требования к построению системы документационного обеспечения управления персоналом. В связи с этим первым этапом совершенствования системы документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

Для реализации процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации в области управления персоналом:

правовые,

организационно-распорядительные,

планово-финансовые,

внешние нормативные,

внутренние нормативные,

технические.

Проблема состоит, в первую очередь, в том, что в большинстве организаций все документы разрозненны, "работают" каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Зачастую одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.

Следовательно, возникает потребность в создании такого алгоритма, на основе которого можно было бы системно подойти к оценке и совершенствованию документационного обеспечения.

Одним из основополагающих требований, предъявляемых к управлению документами является систематичность: "Документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе".

Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами.

Системный подход к менеджменту основан на управлении всей организацией как целостной системой взаимодействующих динамических процессов.

Процессный подход учитывает то, что открытая система постоянно находится в динамике, т.е. постоянно меняет свое состояние. В ней протекает множество процессов, которые необходимо правильно организовать. Процессный подход обеспечивает эту организацию, т.к., согласно ему, "все виды действий, совершаемых в некоторой организации, имеет смысл рассматривать как процессы". Следовательно, данный принцип отражает свойство динамичности системы, функциональность системы, взаимосвязь всех ее функций.

Следовательно, к документированию деятельности организации, основанной на таких принципах, необходимо подходить соответствующим образом.

Процессный подход способствует:

представлению процессов в виде документированных процедур, в результате чего процессы приобретают формализованное представление;

обозначению всех входов и выходов каждого процесса;

установлению взаимосвязей между документами, их создателями и контекстом создания документов (отраженными в них процессами) и другими документами;

выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

Системный подход к управлению предполагает:

представление всей организации как системы взаимодействующих динамических процессов;

распределение ответственности;

координацию всех аспектов деятельности организации;

механизм перманентного процесса планирования и доведения планов до каждого рабочего места.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

По мнению Л.Н.Санкиной, объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный промежуток времени. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

содержанием или функциональной принадлежностью;

структурой;

режимом или цикличностью;

направлением;

объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей .

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

Документооборот характеризует загруженность управленческого аппарата в целом, поскольку выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа из одного структурного подразделения в другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно выделить несколько этапов:

экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

регистрация документов;

организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;

обработка исполненных и отправляемых документов.

Поэтому основными задачами при оценке и совершенствовании системы ДОУ являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов;

определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);

определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования системы ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления персоналом находиться в равновесии.

Основываясь на вышеизложенных принципах, Д.О.Сонин и А.А. Белов предлагают алгоритм оценки и совершенствования системы документационного обеспечения, представленный в Приложении 1.

Первый этап представляет собой анализ текущей системы управления, а также ее формализацию. Исследование процессов организации с точки зрения теории систем основывается на принципе декомпозиции функций. При построении функционально-алгоритмической модели ДОУ необходимо отталкиваться от структуры протекающих процессов, которая строится при помощи методологии IDEF0, позволяющей отразить как входы и выходы процессов, так и их взаимосвязь, а также осуществить привязку документационного обеспечения. Это позволяет получить иерархическую структуру, на основе которой можно осуществить классификацию процессов.

Определение потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении способствует постановке целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система), в соответствии с которыми прорабатываются требования к системе ДОУ.

Данные принципы не противоречат международным стандартам в сфере ДОУ, поэтому такие стандарты, как ГОСТ Р ИСО 15489-2001: «Информация и документация. Управление документами», ИСО/ТО 10013 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества», используются для формирования требований.

Следующим шагом является анализ документационного обеспечения. Последовательность шагов является относительной, поскольку исследование системы управления и системы ДОУ проходит параллельно. Основной задачей на данном этапе является определение степени соответствия существующей системы ДОУ предъявленным требованиям. Для этого необходимо сопоставить документацию, сопровождающую процессы, с теми потребностями и целями, которые выявлены на предыдущем шаге.

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы документационного обеспечения управления может включать в себя следующие работы:

анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

анализ существующего документооборота предприятия;

анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

анализ номенклатуры дел предприятия;

анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

интервьюирование руководства предприятия, сотрудников специализированных и других подразделений;

подготовка отчета по результатам диагностики системы ДОУ, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий ДОУ, моделей "как есть", подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.

При этом также осуществляется формализация процессов документационного обеспечения путем построения функционально-алгоритмической модели. Исходя из поставленных целей, а также с учетом требований определяются функции документной системы, и осуществляется построение ее функционально-алгоритмической модели. Сопоставление этой модели с предъявленным требованием определяет сильные и слабые стороны документационного обеспечения и позволяет выработать направления его совершенствования.

Затем осуществляется определение (прогноз) эффективности выбранного направления (приведет ли данное совершенствование к достижению требуемых результатов), оценка рисков при неудачном выборе (вероятность). Для оценки эффективности используется системная методология обоснования совершенствования.

После проведенного анализа начинается непосредственно разработка мероприятий по совершенствованию системы ДОУ. Разрабатывается структура системы, в рамках которой определяются элементы подсистем, информационные составляющие документов, а также определяются взаимосвязи всех элементов системы. Проектируемая документная система обеспечения управления должна включать в себя следующие документы: "Политика и цели в области управления персоналом", а также документированные процедуры, рабочие инструкции, записи, формы и другие документы, необходимые для управления персоналом.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления и подготовка к внедрению электронного документооборота включает в себя следующие работы:

разработка положения о документационном обеспечении управления;

разработка пакета регламентов выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления;

разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия;

разработка альбома форм документов предприятия;

разработка регламента внесения изменений в систему документационного обеспечения управления.

Кроме того, разработка технологии документационного обеспечения включает в себя:

построение классификатора,

определение метаданных,

разработку механизма индексирования,

разработку процедур контроля,

разработку регламента документационного обеспечения.

Мероприятия по совершенствованию системы документационного обеспечения персоналом должны привести к:

сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

исключению потерь документов;

оптимизация процесса согласования документов;

централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов;

контроль прохождения документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.

контроль исполнительской дисциплины.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом.

Система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

Во-первых, ДОУ - это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;

Во-вторых, ДОУ - это учет и контроль результатов деятельности;

В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;

В-четвертых, - это средство для управления предприятием.

В-пятых, это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений.

Поэтому, в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.


Выводы к главе 1


Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Между данными терминами существуют некоторые различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума; обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Одним из основополагающих требований, предъявляемых к управлению документами является систематичность: "Документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе". Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами.

документооборот управленческий персонал

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО ЦТД «ДИАСКАН»


.1 Общая характеристика организации


ОАО ЦТД «Диаскан» основано в апреле 1991 г. Юридический адрес: 140501 г. Луховицы Московской обл., ул. Куйбышева, 7. ОАО ЦТД «Диаскан» сегодня является крупнейшим отечественным поставщиком качественных услуг по технической диагностике трубопроводов и резервуаров на территории СНГ. По основным показателям ОАО ЦТД «Диаскан» удерживает одно из лидирующих мест в мире среди компаний, занимающихся внутритрубной диагностикой. Абсолютный лидер среди российских диагностических компаний - ОАО ЦТД «Диаскан» - оснащен самыми современными внутритрубными диагностическими приборами собственного производства. Высокая точность определения параметров дефектов позволяет при обработке результатов диагностики применять эффективные методы расчетов на прочность и долговечность по нормативным методикам. С 1991 года ОАО ЦТД «Диаскан» накоплен значительный опыт внутритрубной инспекции магистральных трубопроводов в России и за рубежом.

Основными видами деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» являются: диагностика и оценка технического состояния магистральных, межпромысловых и нефтесборных трубопроводов, нефтепродуктопроводов, оборудования нефтеперекачивающих станций, резервуаров вертикальных стальных, экспертиза промышленной безопасности, проектирование и изготовление устройств для внутритрубной очистки и диагностики магистральных трубопроводов, проведение испытаний объектов оборудования трубопроводного транспорта и средств внутритрубной очистки и диагностики.

Высшим органом управления является один Учредитель, доля которого в уставном капитале составляет 100 %. Все решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания Участников Общества, принимаются Учредителем Общества единолично и оформляются в письменном виде.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом в лице директора, который назначается Учредителем на срок до 5 лет и подотчетен Учредителю Общества.

Трудовые отношения работников Общества строятся на контрактной основе. Трудовые доходы каждого работника определяются его личным вкладом с учетом конечных результатов работы Общества, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.

Форма, система и размеры оплаты труда, а также другие виды доходов работников устанавливаются Обществом самостоятельно, в зависимости от профессии, квалификации работников, сложности и условий выполняемой работы.

Работники Общества подлежат социальному, медицинскому страхованию, социальному обеспечению в порядке и на условиях, установленных для рабочих, служащих государственных предприятий РФ.

Общество обеспечивает работникам безопасные условия труда и несет ответственность в установленном законе порядке за ущерб, причиненный их здоровью и трудоспособности. Работник несет ответственность за причиненный Обществу ущерб, в случае нарушения работником правил технической безопасности.

Трудовые отношения работников Общества, включая их социальное и пенсионное обеспечение, а также вопросы социального развития Общества, определяются во внутренних документах Общества, включая коллективный договор.

Структура ОАО ЦТД «Диаскан» имеет линейно-функциональный принцип построения.

Отдел кадров представлен Директором по персоналу, менеджером по развитию персонала, менеджером по подбору персонала, специалистом по кадровому делопроизводству.

В штате организации на 1 января 2014 года согласно штатному расписанию состоит 2240 человек.

Весь персонал делится в ОАО ЦТД «Диаскан» на:

. Основной.

. Управленческий.

. Вспомогательный и обслуживающий.

. Управление (директор, замдиректора по коммерции, главный технолог, менеджер по управлению персоналом, работники бухгалтерии, маркетолог) - 440 чел.

. Основной персонал (рабочие и начальники смен) - 1360 чел.

. Вспомогательный и обслуживающий персонал- 440 чел.

Структура персонала ОАО ЦТД «Диаскан» представлена в таблице 1.


Таблица 1. Структура персонала ОАО ЦТД «Диаскан» в 2011-2013 г.г.

№ п/пНаименование категории персоналагодыТемп роста к 2011 г., %201120122013201220131Численность промышленно-производственного персонала, чел., всего1880188022400,0+6,4в том числе:1.1 Служащие, из них:440520520+18,2+18,21.1.1 Руководители1601601600,00,01.1.2 Специалисты160200200+25,0+25,01.1.3 Технические исполнители120160160+33,3+33,31.2 Рабочие, из них:124013601360+9,7+9,71.2.1 Основные116012801280+10,3+10,31.2.2 Вспомогательные8080800,00,02Непромышленный персонал, чел.280360360+28,6+28,63Итого196022402240+14,3+14,3

Данные Рис. 4 показывают, что основной персонал составляет 64,29% в структуре персонала, а управленческий и вспомогательный - 16,07% и 19,64% соответственно.

Качественная характеристика персонала организации представлена на рисунках 5 и 6.


Рис. 5. - Возрастная структура персонала ОАО ЦТД «Диаскан»


В ОАО ЦТД «Диаскан» более половины сотрудников (66,07%) в возрасте от 20 до 40 лет, а 33, 93% сотрудников старше 40 лет.


Рис. 6. - Структура персонала ОАО ЦТД «Диаскан» по уровню образования


Более четверти сотрудников имеют высшее образование (31,58%) и одна треть (33,33%) - среднее профессиональное образование по специальности.

Таким образом, персонал ОАО ЦТД «Диаскан» характеризует опыт и профессионализм.

Обучение персонала - одно из главных в кадровой политике организации, ведь от уровня профессионализма, зависит конечный результат качество и безопасность выпускаемой продукции.

Оплата труда управленческого персонала выше средней по отрасли. Она учитывает не только основную зарплату, но и премиальную часть, а так же оплату за дополнительное рабочее время (свыше 40 часов в неделю).

Система оплаты труда ОАО ЦТД «Диаскан» по данным штатного расписания представлена в таблице 2.


Таблица 2. Система оплаты труда в ОАО ЦТД «Диаскан»

ПовременнаяПовременно-премиальнаяБонуснаяДоплата1234Управленческий, основной и вспомогательный персоналОсновной и обслуживающий персоналокладОклад + премияДоплата за ненормированный рабочий деньза работу в ночное времяпо штатному расписаниюпо штатному расписанию, но не более 20% от окладапо штатному расписанию, но не более 20% от оклада10 %20%основные работникитехники

Однако, в принятой в ОАО ЦТД «Диаскан» системе оплаты труда, представленной в таблице 2, не отражены стимулирующие факторы.

Оснащение рабочих мест полностью укомплектовано, управленческий персонал обеспечен необходимыми средствами связи, требуемыми видами вычислительной и оргтехники, служебной мебелью и т.п.

Производство ОАО ЦТД «Диаскан» направлено, в первую очередь, на достижение главной цели - получение максимально возможной прибыли за счет эффективной деятельности ее сотрудников, долгосрочных взаимоотношений с потребителями продукции организации.

Несмотря на то, что за последние годы созданы предпосылки для кардинальной модернизации технической базы производства, ОАО ЦТД «Диаскан» имеет возможность приобретать любые виды сырья, материалов; располагает хорошо подготовленными кадрами руководителей, специалистов, рабочих, предприятие в настоящее время сталкивается и с серьезными проблемами, тормозящими его развитие.

Это и удорожание сырьевых ресурсов, и невозможность обновления оборудования в связи с их высокой ценой, а также рост цен на электроэнергию и воду, высокий уровень налогообложения и т.д.

Все эти факторы ведут к увеличению себестоимости выпускаемой продукции и ОАО ЦТД «Диаскан» вынуждено повышать цены на свои изделия.

Правильная организация производства изделий и экономное расходование ресурсов являются приоритетными задачами ОАО ЦТД «Диаскан», от решения которых зависит и качество продукции, и уменьшение ее себестоимости, следовательно, рост прибыли, его конкурентоспособность, возможность внедрения в производство нового прогрессивного оборудования и способность выхода на новые потребительские рынки.

Можно сделать вывод, что ОАО ЦТД «Диаскан» является лидирующим предприятием в своем сегменте.


2.2 Оценка состояния системы документооборота ОАО ЦТД «Диаскан»


В документационном обмене ОАО ЦТД «Диаскан» в соответствии с организационной структурой задействованы все подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

В ОАО ЦТД «Диаскан» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время в организации 2240 человек - только один секретарь и менеджер по персоналу, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением, оба имеют высшее образование и формально подчиняются директору.

Офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только программным обеспечением Office 2011 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.

В его обязанности входит:

- бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия, обеспечение телефонных переговоров сотрудников);

подготовка факсов и их отправка;

прием факсов;

регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

отправка исходящей корреспонденции;

распечатка и размножение материалов, создаваемых на предприятии;

организация приема посетителей.

Менеджер по персоналу занимается оформлением документов кадровому делопроизводству.

Сотрудники фирмы часто сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретаря и менеджера по персоналу в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.

В ОАО ЦТД «Диаскан» ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ОАО ЦТД «Диаскан» представлены в таблице 3.


Таблица 3

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документациейЭлектронная работа с исходящей документацией1. Получение документа1. Создание проекта документа2. Экспедиционная обработка2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу3. Рассмотрение документа4. Регистрация3. Согласование (визирование при необходимости)5. Передача адресату (конкретное подразделение)6. Рассмотрение руководителем подразделения4. Подписание руководителем документа7. Назначение и передача исполнителю5. Регистрация документа8. Исполнение документа9. Контроль за исполнением6. Направление документа в дело10. Направление документа в дело

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ОАО ЦТД «Диаскан» дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма в ОАО ЦТД «Диаскан» можно изобразить, как представлено на рисунке 7.


Рис. 7. - Маршрут движения письма


Работа с внутренней документацией в ОАО ЦТД «Диаскан» состоит из следующих этапов:

. Получение указания на разработку

. Подготовка проекта документа

. Согласование (визирование)

. Передача адресату

. Отметка о доставке

. Выдача (оформление) резолюций

. Постановка на контроль

. Отчет об исполнении

. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Исследование движения внутренней документации в ОАО ЦТД «Диаскан» показало, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ОАО ЦТД «Диаскан» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ОАО ЦТД «Диаскан» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как "Номер счета в банке", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Код формы документа", "Код организации".

Документооборот представлен в таблице 4.


Таблица 4

Документооборот ОАО ЦТД «Диаскан» по данным 2013 года

ДокументыКоличество документовВсегоПодлинникиТиражПоступающие108810882176Отправляемые78417281312Внутренние173652086944Итого3608802410432

Таким образом, объем документооборота в ОАО ЦТД «Диаскан» по данным 2013 года составляет 10432 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рисунке 8.

Рис. 8. - Структура документооборота ОАО ЦТД «Диаскан»


Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов - исходящих.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ОАО ЦТД «Диаскан» используются следующие документы:

. Приказы по личному составу (внутренние).

. Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие).

. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие)

. Справки вызовы из учебных заведений (входящие)

. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих на медицинские заключения, среди исходящих - на справки.

В структуре исходящих документов 85,1% приходится на справки о работе и заработной плате.


2.3 Актуальные проблемы системы документооборота ОАО ЦТД «Диаскан»


Исследование системы документооборота ОАО ЦТД «Диаскан» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения. И особое внимание следует обратить на документирование управления персоналом.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления писем сотрудниками ОАО ЦТД «Диаскан», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов "Код формы документа", "Код организации". Неправильно оформлен реквизит "Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации не составляются.

Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них отсутствуют реквизиты: "Наименование вида документа", "Дата документа", "Справочные данные об организации", "Место составления или издания документа", "Код фирмы", "Заголовок к тексту", "Отметка о контроле", "Визы согласования документа", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк

Из проведенного анализа следует, что:

документы в ОАО ЦТД «Диаскан» составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;

следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

В ОАО ЦТД «Диаскан» нет документально оформленного ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

Из вышесказанного следует, что в ОАО ЦТД «Диаскан» не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

В ОАО ЦТД «Диаскан» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в ОАО ЦТД «Диаскан» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований "Основных правил работы ведомственных архивов", а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.


Выводы к главе 2


ОАО ЦТД «Диаскан» основано в апреле 1991 г. На сегодняшний день компания занимает лидирующие позиции в мире по объему диагностики магистральных, межпромысловых и нефтесборных трубопроводов.

В документационном обмене ОАО ЦТД «Диаскан» в соответствии с организационной структурой задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

В ОАО ЦТД «Диаскан» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии на должном уровне. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.


ГЛАВА 3. СОДЕРЖАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО ЦТД «ДИАСКАН»


3.1 Программа и план совершенствования системы документационного обеспечения системы управления персоналом


Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

положение о функциональной службе ДОУ;

должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства.

Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов.

В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автор предлагает для внедрения программу и план для совершенствования системы документационного обеспечения ОАО ЦТД «Диаскан» представленный в таблице 5.


Таблица 5

План-график мероприятий по совершенствованию системы ДОУ

МероприятияОтветственныйСроки выполнения1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводстваМенеджер по персоналу, юрист11.20152. Разработка Положения о функциональной службе ДОУМенеджер по персоналу, юрист11.20153.Создание инструкции по делопроизводствуМенеджер по персоналу11.20154. Внедрение системы электронного документооборотаДиректор08.2015-12.2015

. Должностная инструкция - это документ, определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

. Положение о функциональной службе - это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора ОАО ЦТД «Диаскан».

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРД. Оно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

. Для регламентации ведения делопроизводства, составления и оформления документов в ОАО ЦТД «Диаскан» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

. Общие положения.

. Правила составления и оформления документов.

. Составление и оформление основных видов документов.

. Организация документооборота.

.1. Порядок движения и обработки входящих документов.

.2. Порядок движения и обработки исходящих документов.

.3. Порядок движения и обработки внутренних документов.

. Регистрация документов.

. Контроль исполнения документов.

. Систематизация документов.

.1. Разработка номенклатуры дел.

.2. Формирование дел

. Подготовка документов к архивному хранению.

.1. Экспертиза ценности документов.

.2. Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

.3. Обеспечение сохранности дел.

.4. Передача дел в архив

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

перечень документов, на которых ставится печать;

перечень документов, подлежащих утверждению;

перечень документов, подлежащих согласованию;

форма регистрационно-контрольной карточки;

перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

контрольные формы;

форма номенклатуры дел;

акт о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;

внутренняя опись документов дела;

опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ОАО ЦТД «Диаскан». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ОАО ЦТД «Диаскан» подписана секретарем-референтом и утверждена приказом директора.

Комплекс организационно-нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

. Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование - это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО ЦТД «Диаскан»:

) через регламентацию документационного обеспечения;

) на основе использования современных информационных технологий.

Кроме того предлагается наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию.


3.2 Обоснование совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом


В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ОАО ЦТД «Диаскан». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или "Босс-референт") также позволит:

. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала;

. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.


3.3 Прогноз организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом


Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ОАО ЦТД «Диаскан» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ОАО ЦТД «Диаскан» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:


Э = Бпл - Бф(1)


где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ОАО ЦТД «Диаскан» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2054 году может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджер по управлению персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:


Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.)(2)


где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ÷ 0,1; Ксф.= 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.

) Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:

компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (3)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;э- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

) расчет расходов на материалы представлен в таблице 6.


Таблица 6. Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалыКол-воСумма, руб.1. Бумага, пач.243000,02. Канцелярские товары, компл.4400,03. Расходные материалы (картриджи), шт.67200Всего-10600

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

) Расходы на хранение архива:

площадь архива - 15м2

стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./ м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2015 год в размере: 15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:


Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл(4)


где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2014 год в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2015 с учетом второго секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 7.


Таблица 7. Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2015

Наименование статьи расходовСумма затрат, тыс. руб.1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:849,0241.1 Основная заработная плата576,01.2 Дополнительная заработная плата57,61.3 Отчисления в социальные внебюджетные фонды215,4242. Материальные затраты10,63. Арендная плата за помещение54,04. Затраты на освещение и отопление18,35. Общая сумма расходов931,924Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2015 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

) расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2010 года с учетом ставок 2014 года во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 8.


Таблица 8. Затраты на внедрение электронного документооборота

Наименование затратСумма, тыс. руб.1. Программное обеспечение58,02. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный сервер)12,03. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант15,04. Программа Fine Reader10,55. Материальные затраты (электронные накопители)0,5Всего затрат96,0

После внедрения ИС электронного документооборота в 2015 году может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.


ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.


Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб. Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:


Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ОАО ЦТД «Диаскан» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» в целом.


Выводы к главе 3


Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу, в который должны входить положение о функциональной службе ДОУ и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства. А для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного документооборота.

Поэтому в рамках выпускной квалификационной работы были представлены программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ОАО ЦТД «Диаскан» на основе двух подходов:

) через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

) и использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:


Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.


Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ


Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

В первой главе выпускной квалификационной работы было выявлено, что система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.

Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом, представленный во второй главе выпускной квалификационной работы, был осуществлен по материалам ОАО ЦТД «Диаскан», основным направлением деятельности которого является производство металлических дверей и кованых изделий.

В результате ознакомления с учредительскими документами ОАО ЦТД «Диаскан», была установлена его организационно-правовая форма, рассмотрена отраслевая принадлежность и основные виды деятельности предприятия, его внутреннее и внешнее окружение.

Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» показала, что наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), 21,73% документов - исходящие, остальные 30,15% - входящие документы. Объем документооборота незначительный, но наблюдается тенденция роста документооборота.

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится: среди исходящих - на справки о работе и заработной плате.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

) нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

) не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Перечень документов со сроками хранения";

) документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов. На предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ОАО ЦТД «Диаскан» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу, в который должны входить положение о функциональной службе ДОУ и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению дело производства. А для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного документооборота.

Поэтому в рамках выпускной квалификационной работы были представлены программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ОАО ЦТД «Диаскан» на основе двух подходов:

) через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

) и использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:


Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.


Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» в целом.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ЭЛЕКТРОННЫХ РЕСУРСОВ


.Трудовой кодекс Российской Федерации - СПС "Гарант", 2010.

.Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" СПС "Гарант", 2010.

.Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" - СПС "Гарант", 2010.

.Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) - СПС "Гарант", 2010.

.Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" / утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28 - СПС "Гарант", 2010.

.Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов: Официальное издание (вторая редакция) / Министерство экономики РФ, Министерство финансов РФ, ГК по строительству, архитектуре и жилищной политике № ВК477 от 21.06.1999г. - М: ОАО НПО "Экономика". 2000.- 421 с.

.Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029-2001, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 06.11.2001 № 454-1 - СПС "Гарант", 2010.

.Адлер Ю. Восемь принципов, которые меняют мир …// Стандарты и качество. - 2007. - № 6. - С. 52. - 56.

.Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. - 2009.- № 8. С. - 52. - 56.

.Белов А.А., Волкова Н.С. Синергетический подход к организации и документационному обеспечению управления /Иван. гос. энерг. ун-т. - Иваново, 2006. - 346 с.

.Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы Финансовая газета. 2008. - № 16.

.Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд. МЭИ, - 2009. - 432 с.

.Горбенко М. Регламентируем свое кадровое делопроизводство // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -2008. - № 10. - С. 56 - 59.

.Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2008. - 560 с.

.Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. -СПб.: Питер, 2008. -219 с.: ил.

.Доскова Л. Управление персоналом - М.: ЛитРес, 2009. - 561 с.

.Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства Попытка анализа и классификации / О.А. Ефимова // Секретарское дело.-2010.- №4.- С. 37-42.

.Ивановская Л. Бережное отношение не только к личным архивам... // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2008. - № 3. - С. - 56. - 59.

.Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. - М.: Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2010. - 436с.

.Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) Т. В. Кузнецова. - 3-е изд. испр. - М.: Интел-Синтез, 2009.-328 с.

.Новикова Т.М. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации// Управление человеческим потенциалом. - 2008. - № 2. - С. - 88. - 92.

.Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 592с.

.Петров А., Мамед-заде Г. Регламентация управленческой деятельности Кадровик. Кадровый менеджмент. 2008. - № 12. - С. - 89 - 92.

.Подолина О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело.-2008.- №12. - С.26-28

.Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие /А.А. Раздорожный . - М.: ИНФРА-М, 2009. - 304 с.

.Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2011. - 224 с.

.Серова Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. - 2008. - №1. - С30-43.

.Храмцовская Н.А., Документооборот 2010: что год грядущий нам готовит?//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 12. - С. 34. - 38.

.Храмцовская Н.А. Ужесточение требований к документам коммерческих организаций//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 3. - С.68-82;

.Храмцовская Н.А. За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом!//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 7. - С.66-78.

.Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - № 7. - С. - 45 - 49.

.Янковская В.Ф Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - № 12. - С. - 56 - 60.


ПРИЛОЖЕНИЕ


Рис. 1. Алгоритм оценки и совершенствования построения системы ДОУ


Теги: Система документооборота ОАО ЦТД "Диаскан"  Диплом  Менеджмент
Просмотров: 16995
Найти в Wikkipedia статьи с фразой: Система документооборота ОАО ЦТД "Диаскан"
Назад