Система автоматизованого управління роботи з кадрами (на прикладі Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації)


Дипломна робота

Система автоматизованого управління роботи з кадрами (на прикладі Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації)


Перелік умовних скорочень

Вступ

Розділ 1. Принципи побудови та функціонування автоматизованих систем управління кадрами

.1 Призначення автоматизованих систем управління кадрами

1.2 Склад комплексу засобів, що забезпечують роботу автоматизованих систем управління кадрами

1.3 Класифікація автоматизованих систем управління кадрами

.4 Огляд сучасних пропозицій на ринку автоматизована система управління кадрами

Розділ 2. Аналіз управління кадрами в організації Філії "УАК-1" АТ української автомобільної корпорації

2.1 Напрямки діяльності та організаційна структура Філії "УАК-1" АТ

Українська автомобільна корпорація

2.2 Характеристика кадрового відділу підприємства

2.3 Аналіз документного забезпечення роботи з кадрами

2.4 Аналіз стану програмно-технічного забезпечення процесів кадрової роботи

Розділ 3. Оптимізація документаційного забезпечення управління роботи з кадрами

3.1 Обґрунтування вибору автоматизованої системи управління кадрами в системі "Юнітех+"

3.2 Характеристика автоматизованої системи управління кадрами в системі "Юнітех+"

3.3 Опис технології по обробці кадрових документів

Висновки

Список використаної літератури

Додатки


Перелік умовних скорочень


СУЕД - Система управління електронними документами.

АСУК - Автоматизована система управління кадрами.

АСУ - Автоматизована система упраління.

ЕОМ - Електронно обчислівна машина.

АРМ - Автоматизоване робоче місце.

АЗК - Автозаправочний комплекс.

СТО - Служба технічного обслуговування.

КЗпП - Кодекс законів про працю.

ДСТУ - Державні стандарти України.

СУБД - Система управління базой даних.

САП - Система атоматичного проектування.


Вступ


За допомогою автоматизованої системи управління кадрами можна підвищити якість і оперативність кадрових та управлінських рішень. Однак оптимальний вибір такої системи залежить від характеру діяльності компанії.

Інформація на підприємстві повинна бути організованою та керованою. Потужний потенціал для забезпечення розвитку системи документальних комунікацій у даному напрямку створено завдяки сучасним технологічним досягненням.

Система автоматизованого управління кадрами є начальна база установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому. На дослідженні нашого підприємства кадрова документація організована правильно, з дотриманням усіх вимог нормативно-правових актів.

Актуальність теми дипломній роботи полягає саме в розгляді побудови та функціонування автоматизованих систем управління кадрами, склад комплексу засобів, класифікація, аналіз управління кадрами в організації (на прикладі Філії "УАК-1"АТ Українська автомобільна корпорація ).

Обєкт дослідження дипломній роботі - є система автоматизованого управління кадрами Філії "УАК-1 АТ Українська автомобільна корпорація ".

Предмет дослідження дипломній роботі - є документаційне забезпечення роботи з кадрами система автоматизованого управління кадрами Філії "УАК-1 АТ Українська автомобільна корпорація ".

Мета роботи та шляхом впровадження - є аналіз документного забезпечення роботи з кадрами, стану програмно-технічного забезпечення кадрової роботи. Технологія по обробці кадрових документів. Документаційне забезпечення роботи з кадрів є важливою складовою діяльності будь-якої установи, підприємства, організації.

Мета дипломного дослідження визначає наступні завдання:

визначити принципи побудови та функціонування автоматизованих систем управління кадрами;

зробити огляд сучасних пропозицій на ринку АСУК;

аналіз управління кадрами в організації Філії "УАК-1"АТ Українська автомобільна корпорація;

надати загальну характеристику організації;

основні напрямки діяльності управління роботи з кадрами;

зробити аналіз документного забезпечення роботи з кадрами;

обґрунтування вибору автоматизованих систем управління кадрами;

технологія по обробці кадрових документів.

Розділ 1. Принципи побудови та функціонування автоматизованих систем управління кадрами, в якому йдеться про призначення автоматизованих систем управління кадрами, склад комплексу, класифікація і огляд сучасних пропозицій на ринку.

Розділ 2. Аналіз управління кадрами в організації Філії "УАК-1" АТ

Українська автомобільна корпорації, включає такі питання, як напрямки діяльності та організаційна структура, характеристика кадрового відділу, аналіз документації і програмно-технічного забезпечення.

Розділ 3. Оптимізація документаційного забезпечення управління роботи з кадрами, обґрунтування вибору автоматизованої системи, опис технології та обробці кадрових документів.

Методом дипломного дослідження є комплексний аналіз та визначення основних принципів побудови та функціонування автоматизованої системи управління кадрами.

В дипломній роботі науковою новизною є вдосконалена система "Юнітех+", яка дозволяє виконувати швидку аналітичну обробку документів.

Практичне значення полягає в тому, що розробки наші можуть бути використані в роботі відділі кадрів установ, організацій, підприємств. А також у можливості використання пропозицій і рекоментацій для створення системи інформаційно-аналітичного забезпечення кадрової діяльності підприємства.

Структура роботи: відповідає меті і завданням, вона підпорядкована розробці основних аспектів теми, комплексному висвітленню питання. Зважаючи на складність вибраної теми, дипломна робота складається з 3 розділів.


Розділ 1. Принципи побудови та функціонування автоматизованих систем управління кадрами


Системи управління електронними документами ( далі-СУЕД) призначені для комп'ютеризації усього комплексу робіт з документами як створеними в конкретній установі, так і тими, що надійшли зовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне зберігання і архівування, пошук і перегляд, витяг і відтворення, контроль за виконанням, розмежування доступу, довідкова служба, забезпечення групової (кооперативної) роботи з документами.

Основні цілі впровадження систем управління електронними документами в роботу установи:

  • підвищення продуктивності праці персоналу;
  • підвищення оперативності роботи з кадровими документами;
  • покращення якості підготовки, опрацювання, відтворення документів кадрової служби;
  • покращення організації контролю за просуванням і виконанням документів з кадрів;
  • розширення можливостей довідково-інформаційної документації.

.1 Призначення автоматизованих систем управління кадрами


Автоматизована система управління кадрів (далі-АСУК) представляє собою сукупність економіко-математичних методів, технічних засобів і організаційних комплексів, які забезпечують раціональне управління складним об'єктом (наприклад, підприємством або технологічним процесом).

Найважливіша мета побудови будь-якої АСУК - різке підвищення ефективності управління об'єктом виробничим, на основі зростання продуктивності управлінської праці і удосконалювання методів планування та регулювання процесу документування.

Головне призначення автоматизованих систем управління кадрами (далі-АСУК) полягає у своєчасному наданні актуальної і точної інформації для прийняття управлінських рішень. Важливим також є спрощення та покращення роботи кадрового підрозділу компанії. Головним елементом усієї системи управління є кадри, що одночасно можуть бути як об'єктом, так і суб'єктом управління. Робітники підприємства, організації є об'єктом управління тому, що являють собою продуктивну силу, головну складового будь-якого виробничого процесу. Тому планування, формування, розподіл, перерозподіл і раціональне використання людських ресурсів на виробництві складають основний зміст управління кадрами, що із цього погляду розглядаються аналогічно управлінню матеріально-речовинними елементами виробництва. Водночас кадри - це, насамперед, люди, що характеризуються складним комплексом іиндивидуально-типических якостей і властивостей, серед яких соціально-психологічні грають чільну роль. Спроможність кадрів одночасно бути об'єктом і суб'єктом управління являє собою головну специфічну особливість управління кадрами.

Під управлінням кадрами розуміється процес планування, добору, підготування, оцінки і безупинного утворення кадрів, спрямований на раціональне їх використання, підвищення ефективності виробництва. Предметом управління кадрами як науково-практичного напрямку виступає вивчення відношень робітників у процесі виробництва з погляду найбільше повного та ефективного використання їх потенціалу в умовах функціонування виробничих систем. Основною метою управління кадрами в сучасних умовах є сполучення ефективного навчання персоналу, підвищення кваліфікації і трудової мотивації для розвитку спроможностей робітників і стимулювання їх до виконання робіт більш високого рівня.

Управління кадрами здійснюється в процесі виконання визначених цілеспрямованих дій і припускає такі основні етапи і функції: визначення цілей і основних напрямків роботи з кадрами, постійне удосконалювання системи кадрової роботи на виробництві; визначення засобів, форм і методів здійснення поставлених цілей, організацію роботи з виконання прийнятих рішень, координацію і контроль виконання намічених заходів.

Сукупність цілей, напрямків, форм і методів управління кадрами укладається в єдину систему кадрової роботи, основними підсистемами якої є:

а) підсистема аналізу, планування і прогнозу кадрів.

б) підсистема добору, розставляння, оцінки і безупинного навчання кадрів. в) підсистема раціонального використання кадрів на виробництві.


.2 Склад комплексу засобів, що забезпечують роботу автоматизованих систем управління кадрами


Автоматизована система управління (далі-АСУ) складається із основи і функціональної частини. Узагальнена структурна схема АСУ (на прикладі АСУК):


.

Рис. 1.2.


Основа АСУ - загальна частина для всіх задач, розв'язуваних АСУ.

Інформаційна база АСУ - сукупність усіх даних, розміщених на машинних носіях інформації і необхідних для автоматизації управління об'єктом або процесом. Звичайно інформаційна база поділяється на три масиви:

- генеральний;

- похідний, ;

- оперативний.

Конструкція масивів і їх полів (способи розміщення на носіях, особливості взаємозв'язку даних усередині масиву, конкретне компонування даних і т.д.) визначається типом АСУ і загальними характеристиками об'єктів, для яких вона призначається. Однак доцільно зберігати типову конструктивну побудову інформаційної бази для загального класу об'єктів (наприклад, для машинобудівних підприємств).

Генеральний масив поєднує дані, що є загальними для всіх задач, розміщення яких відповідає універсальній структурі, не орієнтованої на виконання якої-небудь однієї функції управління. Генеральний масив для великого об'єкта містить сотні мільйонів символів, займає великі обсяги запам'ятовуючих пристроїв і не завжди зручний для використання в кожній конкретній задачі, що вимагає для свого рішення спеціалізованої інформації. Ця проблема ускладнюється при мультипрограмній обробці даних і недостатньо ємних оперативних запам'ятовуючих пристроях, що припускають збереження багатьох масивів у машинних архівах, функціонально роз'єднаних із процесорами. У зв'язку з цим у реально функціонуючих АСУ виникає необхідність формування похідних масивів, що відбивають специфіку структури об'єкта, особливості виконуваних у кожний період функцій, частоту повторюваності різних задач і ряд ін. факторів, зв'язаних з поточною роботою системи.

Всі похідні масиви, як правило, формуються з генерального масиву. Будь-яка стійка зміна характеристик об'єкта, що обслуговується, повинна бути відбита в генеральному масиві.

Оперативний масив охоплює поточну інформацію, а також проміжні результати обчислень. У ньому ж розміщується первинна інформація про стан об'єкта, що обслуговується, який надходить періодично по каналам зв'язку або записана на автономних носіях (перфострічках, перфокартах, магнітних стрічках і т.д.). Оброблені й узагальнені дані можуть потім вноситися в похідний і генеральний масиви або безпосередньо видаватися споживачу.

Технічна база АСУ включає засоби обробки, збору і реєстрації, відображення і передачі даних, а також виконавчі механізми, що безпосередньо впливають на об'єкти управління (наприклад, автоматичні регулятори, датчики і т.д.) і забезпечують збір, збереження і переробку інформації, а також вироблення регулюючих сигналів у всіх контурах автоматизованого управління виробництвом. Основні елементи технічної бази - ЕОМ, що забезпечують нагромадження, збереження й обробку даних, які циркулюють в АСУ. ЕОМ дозволяють оптимізувати параметри управління, моделювати виробництво, підготовляти пропозиції для ухвалення рішень.

Виділяють два класи ЕОМ, що використовуються в автоматизована система управління:

інформаційно-розрахункові;

обліково-регулюючі.

Інформаційно-розрахункові ЕОМ знаходяться на вищому рівні ієрархії управління (наприклад, у координаційно-обчислювальному центрі заводу) і забезпечують вирішення задач, пов'язаних з централізованим управлінням об'єктом по основним планово-економічним, звітним функціям і функціям забезпечення (техніко-економічне й оперативно-виробниче планування, матеріально-технічне постачання, збут продукції і т.д.). Вони характеризуються високою швидкодією, наявністю системи переривань, складовою обробкою даних, перемінною довжиною слова, мультипрограмним режимом роботи і т.д., а також широким набором і великим обсягом запам'ятовуючих пристроїв (оперативних, буферних, зовнішніх, однобічних і двосторонніх, з довільним і послідовним доступом).

Обліково-регулюючі ЕОМ, як правило, відносяться до нижнього рівня управління. Вони розміщаються як правило в цехах або на ділянках і забезпечують збір інформації від об'єктів управління, первинну переробку цієї інформації, передачу даних в інформаційно-розрахункову ЕОМ і одержання від неї директивно-планової інформації, здійснення локальних розрахунків (наприклад, розкладу роботи кожного верстата і робітника, графіка подачі комплектуючих виробів і матеріалів, угруповання деталей у партії, режимів обробки і т.д.) і вироблення керуючих впливів на об'єкти управління при відхиленні режимів їх функціонування від розрахункових.

Особливістю обліково-регулюючих ЕОМ є добре розвинена система автоматичного узгодження з великим числом джерел інформації (датчиків, реєстраторів) і регулюючих пристроїв. Їх обчислювальна частина менш розвинена, оскільки первинно оброблена інформація передається в ЕОМ верхнього рівня для подальшого використання і тривалого збереження.

Засоби збору і реєстрації даних при участі людини включають різні реєстратори виробництва, за допомогою яких здійснюються збір і реєстрація даних безпосередньо на робочих місцях, а також датчики, фіксатори порушень установленого технологічного й організаційного ритму.

Засоби відображення інформації призначені для представлення результатів обробки інформації в зручному для практичного використання вигляді. До них відносяться різні друкувальні пристрої, пишучі машини, термінали, екрани, табло, графобудівники, індикатори і т.п. Ці пристрої, як правило, безпосередньо зв'язані з ЕОМ або з реєстраторами виробництва і видають або регулярну (регламентну), або епізодичну (по запиту або у випадку аварійної ситуації) довідкову, директивну або попереджувальну інформацію.

Апаратура передачі даних здійснює обмін інформацією між різними елементами АСУ (між реєстраторами виробництва й ЕОМ, між координаційно-керуючим центром і цеховими ЕОМ і т.д.), а також між АСУ і суміжними рівнями керування.

До технічної бази АСУ відносять також засоби оргтехніки (копіювально-множну техніку, картотеки, диктофони), а також допоміжні і контрольно-вимірювальні засоби, що забезпечують нормальне функціонування основних технічних засобів у необхідних режимах.

Математичне забезпечення АСУ - комплекс програм регулярного застосування, керуючих роботою технічних засобів і функціонуванням інформаційні бази й забезпечуючи взаємодію людини з технічними засобами АСУ.

Система програмування забезпечує трансляцію програми вирішення задачі, вираженої на зручній для людини формалізованій мові, на машинну мову, її налагодження, редагування і включення в пакет програм для обробки. У систему програмування входять опис мов програмування, комплекс трансляторів, бібліотека стандартних підпрограм, програми редагування зв'язків, набори програм, що здійснюють наступність (програмну) ЕОМ різних типів. Крім того, система програмування звичайно містить у своєму складі набір програм, що полегшують взаємодію користувача з машиною і дозволяють системі програмування розвиватися в залежності від характеру задач, розв'язуваних споживачем.

Операційні системи забезпечують функціонування всіх пристроїв ЕОМ у необхідних режимах і виконання необхідної послідовності завдань на реалізацію різних процедур управління. Операційні системи, як правило, є невід'ємною складовою частиною тих обчислювальних засобів, що входять до складу АСУ. Однак у ряді випадків при проектуванні АСУ приходиться розширювати операційні системи для забезпечення спеціальних системних вимог (наприклад, при підключенні до системи специфічних для процесу управління реєстраторів і систем відображення, при організації діалогових режимів між терміналами і центральним обчислювальним комплексом). У цьому зв'язку дуже важливою складовою частиною операційної системи АСУ є т.зв. генератор систем. Це - програма, що не входить до складу активної частини керуючих програм і не зв'язана безпосередньо з процесом обчислень, але за її допомогою можна автоматично генерувати комплекс керуючих програм для системи будь-якої конфігурації. Такий метод виявляється особливо ефективним при використанні ЕОМ у широкому діапазоні АСУ на різних рівнях і на різних об'єктах, коли склад ЕОМ і склад розв'язуваних задач може бути істотно різним.

Загальносистемний комплекс охоплює набір програм, керуючих роботою обчислювальної системи і периферійних пристроїв (реєстраторів, засобів відображення результатів обробки даних і т.д.). Цей комплекс містить програми спільної роботи декількох ЕОМ, укомплектованих по різних рівнях запам'ятовуючих пристроїв, програми обслуговування каналів зв'язку, дистанційні вирішення задач у режимі розподілу часу, розмежування доступу до інформаційних масивів і ін.

До загальносистемних комплексів інформаційно-пошукові системи, що здійснюють цілеспрямований пошук необхідних масивів (або формування необхідних масивів із фрагментів даних), їх редагування і видачу споживачу в заданій формі (або передачу цих масивів у запам'ятовуючий пристрій для використання черговими робочими програмами). До них же відносять програми обслуговування засобів, що працюють у реальному масштабі часу, а також обслуговування термінальних пристроїв і засобів відображення інформації.

Пакети типових прикладних модулів (стандартних підпрограм) можуть використовуватися в різних комбінаціях при рішенні тієї чи іншої функціональної задачі. Типовими, наприклад, є прикладні модулі сортування даних, статистичної обробки інформації, обробки графіків планування і керування, моделювання реальних процесів і ін.

До математичного забезпечення АСУ часто відносять також програми функціонального аналізу системи, що забезпечують зручність експлуатації й удосконалювання системи.

Під організаційно-економічною базою розуміється сукупність економічних принципів, методів організації виробництва і управління, схем взаємодії задач управління на основі правових документів. Входять:

організаційно-економічний склад і способи формування техніко-економічних показників об'єкта управління, а також основні принципи підвищення ефективності його функціонування і місце АСУ в загальній системі планування, обліку і регулювання;

організація виробництва, праці і управління, що визначає раціональну структуру об'єкта (цеху, відділу і т.д.), порядок реалізації технологічних маршрутів, найбільш сприятливі умови роботи, що зберігають високу працездатність робітників та службовців, а також науково обґрунтовану систему управління об'єктом, чіткі положення про всі підрозділи, їх підпорядкованості, обов'язки співробітників і їх відповідальність;

організаційно-економічна модель, що передбачає побудову схеми взаємодії основних задач АСУ, структури інформаційного потоку, а також методичне забезпечення порядку реалізації задач і використання результатів їх вирішень;

організаційно-правове забезпечення (правові основи і норми створення і використання АСУ, правовий статус циркулюючої в АСУ інформації, а також права і відповідальність посадових осіб).

Крім того, організаційно-економічна база включає методичні й інструктивні матеріали, що визначають вплив АСУ на основні показники функціонування об'єкта, оцінку ефективності і шляхи подальшого розвитку АСУ.

Функціональна частина АСУ складається з набору взаємозалежних програм для реалізації конкретних функцій управління (планування, фінансово-бухгалтерської діяльності і ін.). Усі задачі функціональної частини базуються на загальних для даної АСУ інформаційних масивах і на загальних технічних засобах. Включення в систему нових задач не впливає на структуру основи і здійснюється за допомогою типового для АСУ інформаційного формату і процедурної схеми.

Функціональну частину АСУ прийнято умовно поділяти на підсистеми відповідно до основних функцій управління об'єктом. Підсистеми у свою чергу поділяють на комплекси, що містять набори програм для рішення конкретних задач управління відповідно до загальної концепції системи. Склад задач функціональної частини АСУ визначається типом об'єкта управління, його станом і видом виконуваних їм завдань. Наприклад, в АСУ підприємством часто виділяють наступні підсистеми:

технічної підготовки виробництва;

керування якістю продукції;

техніко-економічного планування;

оперативно-виробничого планування;

матеріально-технічного забезпечення;

збуту продукції;

фінансово-бухгалтерської діяльності;

планування і розміщення кадрів;

керування транспортом;

керування допоміжними службами.

Розподіл функціональної частини АСУ на підсистеми є досить умовним, тому що процедури всіх підсистем тісно взаємозалежні й у ряді випадків неможливо провести чітку границю між різними функціями управління (наприклад, між техніко-економічним плануванням, оперативно-виробничим плануванням і матеріально-технічним забезпеченням).

Виділення підсистем використовується для зручності розподілу робіт із створення системи і для прив'язки до відповідних організаційних ланок об'єкта управління.

Структура функціональної частини АСУ залежить від схеми процедур управління, яка визначає взаємозв'язок всіх елементів управління й охоплює автоматизовані, частково механізовані і ручні процедури. Функціональна частина більш мобільна, чим основа, і допускає зміну складу і постановки задач за умови забезпечення стандартного узгодження з базовими елементами системи.


1.3 Класифікація автоматизованих систем управління кадрами


Успішність будь-якого бізнесу залежить, не в останню чергу, від кваліфікації персоналу підприємства, його уміння і бажання продуктивно працювати. Отже, питання продуманого управління персоналом повинне займати одне з ключових місць у загальній стратегії розвитку підприємства. Важлива роль в оптимізації управління співробітниками підприємства належить автоматизованим системам управління кадрами .

Сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи, у першу чергу, керівництва і персоналу кадрових служб підприємств і відіграють велику роль у підвищенні продуктивності їх праці. Зокрема, менеджери по персоналу за допомогою таких систем звільняються від виконання рутинних операцій з кадрами, підготовці й обліку наказів (існують оцінки, що тільки на роботу з документацією по персоналу кадровики витрачають до 60% свого робочого часу). Автоматизоване збереження й обробка повної кадрової інформації також дозволяє ефективно здійснювати підбір і переміщення співробітників. Крім того, автоматизований розрахунок заробітної плати з урахуванням інформації про позиції штатного розкладу, відпустках, лікарняних, відрядженнях, пільгах і стягненнях дає можливість працівникам бухгалтерії точно й оперативно нараховувати зарплату, формувати бухгалтерську звітність, відносити витрати на собівартість. І це лише деякі з функцій сучасних автоматизованих систем управління персоналом.

Відповідаючи головному призначенню автоматизованих систем управління персоналом, яке полягає у своєчасному наданні актуальної і точної інформації для прийняття управлінських рішень, а також спрощення та інтенсифікація роботи кадрового підрозділу компанії, перш ніж оцінювати можливості та функції HRM-систем, треба визначитися із загальними принципами управління людськими ресурсами.

Розрізняють три види управління: управління кадрами, управління персоналом і управління людськими ресурсами. Це три різні підходи, що відображають еволюцію управління людьми.

Управління персоналом підприємства - це система теоретико-методологічних поглядів на розуміння і визначення сутності, змісту, цілей, завдань, критеріїв, принципів і методів управління персоналом, а також організаційно-практичних підходів до формування механізму її реалізації в конкретних умовах функціонування підприємств.

Основу концепції управління персоналом підприємства в даний час складає зростаюча роль особистості працівника, знання його мотиваційних установок, вміння їх формувати і направляти у відповідності із завданнями, що стоять перед підприємством.

Зміна економічної і політичної систем України в 90-ті роки одночасно надали великі можливості і містять серйозні загрози для існування кожної особистості, вносять значний рівень невизначеності в життя практично кожної людини.

Управління персоналом в такій ситуації набуває особливого значення, оскільки дозволяє реалізувати, узагальнити широкий спектр питань адаптації індивіда до зовнішніх умов, врахування особистісного фактора при побудові системи управління персоналом.

Для компаній, які здійснюють продаж товарів (де на додану вартість впливають бренди), від управління працівниками потрібно значно більше - необхідно знати, що може робити конкретний працівник і яку додаткову вартість він може привнести. Цей вид управління дістав назву управління персоналом. До нього крім функцій, що використовуються в управлінні кадрами, входить також постановка цілей, оцінка виконання роботи і стимулювання діяльності працівника.

Складніший рівень управління - управління людськими ресурсами - представлений у компаніях, які займаються продажем послуг (ринок товарів заповнений, на ньому велика кількість брендів, і споживач орієнтується не так на сам товар, як на якість повязаних з ним послуг).

В управління людськими ресурсами, на додачу до функцій управління персоналом, входять також технології навчання працівників, добору й розвитку персоналу, мотиваційні заходи, розвиток корпоративної культури, тобто повний спектр функцій, які можуть застосовуватися в роботі з кадрами.

Управління кадрами аж ніяк не є "гіршим" за управління людськими ресурсами. Усе залежить від специфіки компанії: для металургійного комбінату "витончений" добір робітників не потрібний; а для великого IT-підприємства самого лише кадрового обліку буде замало, натомість "просунуті" функції управління людськими ресурсами можуть бути життєво необхідними.

Водночас фахівці зазначають, що нинішні автоматизовані системи непогано впорються з управлінням кадрами й значною мірою - з управлінням персоналом, однак повномасштабна автоматизація управління людськими ресурсами їм поки що не до снаги. "Ідеальна" ситуація, коли HRM-система, тісно повязана з автоматизованими системами фінансового та управлінського обліку, на основі переліку завдань компанії сама визначає ті людські ресурси, які необхідні для їх виконання, - поки що з галузі фантастики.

Існуючі в даний час на ринку автоматизовані системи управління персоналом (не враховуючи дотепер експлуатовані на ряді підприємств локальні АРМ від численних розробників) по функціональній спрямованості можна розділити на наступні основні групи:

багатофункціональні експертні системи, що дозволяють проводити профорієнтацію, добір, атестацію співробітників підприємства;

експертні системи для групового аналізу персоналу, виявлення тенденцій розвитку підрозділів і організації в цілому;

програми розрахунку зарплати;

комплексні системи управління персоналом, що дозволяють формувати і вести штатний розклад, зберігати повну інформацію про співробітників, відбивати рух кадрів усередині фірми, розраховувати зарплату.

Зокрема, за допомогою експертних систем зіставляються особистісні, професійні і психофізіологічні якості претендента на зайняття вакансії з аналогічними параметрами кращих фахівців підприємства. Такі програми дозволяють досить ефективно (з формальної точки зору) відбирати перспективних фахівців. Подібні системи досить дорогі, їх має сенс використовувати тільки для великих підприємств при наявності на них великої кількості вакансій. Ці системи не дозволяють автоматизувати повсякденні рутинні операції персоналу кадрових служб.

Комплексні системи управління персоналом використовуються для автоматизації кадрової роботи на будь-якому підприємстві. У першу чергу, такі системи необхідні керівництву для одержання оперативної інформації з будь-якого питання, пов'язаного з структурою підприємства, штатним розкладом, вакансіями й інформацією про співробітників. Оперативно прийняти правильне рішення зможе лише керівник, здатний швидко оцінити сформовану ситуацію на основі аналізу актуальної інформації про стан справ на підприємстві. Тому немаловажним фактором умов використання HR-систем є також можливість інтеграції системи кадрового обліку із системами бухгалтерського обліку і управління підприємством.


.4 Огляд сучасних пропозицій на ринку


Сьогодні на ринку автоматизована система управління кадрами (далі -АСУК) представлений продукт як західного так і вітчизняного походження. Перші переважно входять до складу потужних і "важких" ERP-рішень (SAP R/3, Oracle Application, Axapta та ін.). Другі можуть входити до комплексної системи управління підприємством або постачатись як окреме рішення. Найвідоміші з них - "Бос-Кадровик" (компанія "АйТі"), Контур "Управління персоналом" (корпорація "Галактика"), "Парус-Кадри" (компанія "Парус"), "1С: Зарплата і Кадри", "Мегаполіс. Управління персоналом" ("Softline"), "PersonPro" (компанія "АМІ-Україна") тощо.

Крім функцій власне управління персоналом (ведення даних працівників, планування робочого часу й створення штатного розпису, кваліфікаційні вимоги до працівників, добір кандидатів тощо, в HRM-систему часто включають ще один модуль - розрахункових завдань (він здійснює розрахунок зарплати, встановлення ставок, тарифних сіток тощо). На думку Андрія Фомічова, начальника департаменту продажу корпорації "Галактика", потреба вітчизняних компаній у розрахункових завданнях значною мірою зумовила зростання попиту на автоматизованій системі управління кадрами (далі - АСУК) (він збільшився в середньому вдвічі за останні 1,5-2 роки).

Автоматизована система управління кадрами найкраще в складі комплексної інформаційної системи, яка також здійснює управління матеріальними, фінансовими та іншими ресурсами. Це не тільки забезпечить ефективніше її використання, а й заощадить час й гроші, оскільки додатково купувати й встановлювати HRM-модуль в уже працюючу систему почасти і складніше, і дорожче, ніж встановити його із самого початку.

Основні функції системи автоматизованого управління персоналом (далі-АСУК):

опис робочого часу і складання штатного розпису;

ведення документації з кадрових питань;

планування використання персоналу;

кваліфікації та кваліфікаційні вимоги;

управління підвищенням кваліфікації;

планування карєри і заміщення посад наступниками;

управління даними кандидатів для прийому на роботу;

розрахунок заробітної плати та окладів;

розрахунок витрат на відрядження;

формування статистичних звітів для зовнішніх і внутрішніх потреб.

Докладніше можна розглянути автоматизовану систему управління персоналом та кадрами. Корпорація "Атлас" пропонує рішення по управлінню персоналом і кадрами на основі систем "Атлас КАДРИ" і Microsoft Dynamics NAV. Системи забезпечують гнучкий інструментарій і функціональні засоби, необхідні для організації і контролю кадрової політики компанії. Вони враховують усі вимоги діючого українського законодавства в галузі управління персоналом, розрахунку заробітної плати і персоніфікованого обліку співробітників.

Можливості систем дозволяють легко настроювати їх у відповідності зі специфікою конкретного підприємства і вносити зміни, викликані нововведеннями законодавства. Це дає можливість завжди працювати з актуальною й об'єктивною інформацією.

Основні характеристики рішення:

- формування і ведення штатного розкладу компанії;

ведення персоніфікованого обліку відповідно до вимог українського законодавства;

збереження конфіденційної інформації про співробітників;

облік розпоряджень щодо персоналу: накази про приймання, переведення, звільнення;

розрахунок заробітної плати одного співробітника і групи за різними алгоритмами;

розрахунок податків з доходів співробітників;

інтеграція з програмами податкових органів: Пенсійний фонд України.Business Solutions є підрозділом корпорації Microsoft і пропонує широкий спектр бізнес-додатків для компаній малого і середнього бізнесу. Рішення Microsoft Dynamics NAV дозволяють українським компаніям оптимізувати і більш ефективно розвивати свої відносини з клієнтами, партнерами, постачальниками і співробітниками. За допомогою рішень Microsoft Business Solutions можна автоматизувати наскрізні бізнес-процеси в галузі фінансів, дистрибуції, електронній комерції, обслуговування і підтримки клієнтів, управління проектами, персоналом, виробництвом, ланцюжками постачань, продажами і маркетингом.

Автоматизована система "Атлас КАДРИ" призначена для інформатизації процесу кадрового обліку співробітників організації, штатних працівників - державних службовців, технічний персонал, резерву відповідно до чинного законодавства про облік державних службовців та інших співробітників. Система забезпечує інформаційну підтримку діяльності відділу кадрової і режимної роботи.

У системі забезпечене розмежування, авторизація і санкціонування доступу до інформації на рівні системи в цілому, кожного екрана (функції або набору функцій), можливості одержання кожного конкретного звіту (групи звітів), перегляду даних до рівня запису.

Система легко інтегрується з уже створеними автоматизованими системами різного призначення.

В даний час велике поширення набула концепція розподілених автоматизованих систем управління, спрямованих на локальну обробку інформації. Це дозволяє організувати розподіл праці управлінського персоналу та автоматизувати виконання ним своїх функцій. Для реалізації цієї ідеї необхідно створення для кожного рівня управління та кожної предметної області автоматизованих робочих місць на базі персональних електронно-обчислювальних машин .

Автоматизоване робоче місце (АРМ) - комплекс засобів обчислювальної техніки та програмного забезпечення, розташований безпосередньо на робочому місці співробітника і призначений для автоматизації його роботи в рамках спеціальності.

Принцип ефективності передбачає, що витрати на створення та експлуатацію системи не повинні перевищувати економічну вигоду від її реалізації. Крім того, при створенні АРМ потрібно враховувати, що його ефективність буде багато в чому визначатися правильним розподілом функцій та навантаження між працівником і машинними засобами обробки інформації, ядром якої є персональних електронно-обчислювальних машин. Тільки при дотриманні цих умов АРМ становиться засобом підвищення не тільки продуктивності праці та ефективності управління, але й соціальної комфортності спеціалістів.

Практичний досвід використання АРМ як одного з елементів розподілених систем управління дозволяє виділити наступні вимоги до ефективного та повноцінного функціонування автоматизованого робочого місця:

сучасне задоволення інформаційних потреб користувача;

- мінімальний час відповіді на запити користувача;

- адаптація до рівня підготовки користувача і специфіки виконуваних ним функцій;

- можливість швидкого навчання користувача основним прийомам роботи;

надійність і простота обслуговування;

дружній інтерфейс;

- можливість роботи у складі обчислювальної мережі.

Інформаційне забезпечення та методична документація також грають важливу роль в ефективному функціонуванні АРМ.

Інформаційне забезпечення означає постійну інформаційну підтримку кожного окремо взятого автоматизованого робочого місця. Функціонування сучасних АРМ неможливо без постачання своєчасною, достовірною та якісною інформацією.

Методична документація є комплексом документів, що стосуються порядку функціонування цього АРМ, і, як правило, включає в себе склад вхідних і вихідних документів, інструкційні карти, посадові інструкції та інші документи.

Створення продуманого, нескладного в освоєнні комплексу методичної документації особливо важливо, коли в організації вперше впроваджується система автоматизованих робочих місць. У цьому випадку необхідно докладно пояснити працівникам порядок роботи з новим для них обладнанням, пояснити всі позитивні сторони його використання. При необхідності слід організувати для працівників відвідування курсів підвищення кваліфікації по роботі з обчислювальною технікою. Необхідно зробити все можливе, щоб при впровадженні в організації сучасних технологій обробки інформації співробітники не вважали, що з'явилися технічні засоби перешкодою їх звичайній роботі, а зрозуміли всю вигоду і всі переваги їх використання.


Розділ 2. Аналіз управління кадрами в організації Філії "УАК-1" АТ української автомобільної корпорації


.1 Напрямки діяльності та організаційна структура філії "УАК-1" Української автомобільної корпорації


Філіал "УАК-1" є структурним підрозділом АТ "Українська автомобільна корпорація", що розвиває автозаправні комплекси "УкрАВТО", дотримується основної і єдиної цілі.

Автозаправні комплекси УкрАВТО - це єдина нафтова трейдерська компанія в Україні, яка займається реалізацією високооктанового пального європейського виробництва, пальне литовського виробника "Мажейкю-Нафта".

Діяльності автозаправних комплексів УкрВТО починається з 1999 року, коли Корпорація "УкрАВТО" разом з компанією Брітіш Петролеум (BP) відкрила фірмові заправки BP в Києві. Після повного переходу АЗК у власність "Української автомобільної корпорації" залишилося на колишньому високому рівні, що є головним пріоритетом компанії. На АЗК "УкрАВТО" реалізується виключно високооктанове пальне литовського НПЗ "Мажейкю Нафта", відповідне стандарту "Евро5".

Корпорацiї УкрАВТО розпочалася з 1969 року зi створення Головного управлiння технiчного обслуговування та ремонту автомобiлiв -"Укрголовавтотехобслуговування", до складу якого увiйшли 7 регiональних виробничих управлiнь i близько 50 сервiсних станцiй. У 1989 роцi, за часiв перебудови та глобальних реформ, Управлiння було реорганiзовано в Українське орендне виробниче об'єднання "Автосервiс", у складi якого вже було 25 обласних пiдприємств, 7 регiональних центрiв, 280 СТО i 90 автомагазинiв.

У 1992 роцi на базi Українського орендного об'єднання "Автосервiс" було створене акцiонерне товариство "Авто", а у 1994 роцi рiшенням загальних зборiв акцiонерiв акцiонерне товариство змiнило назву на акцiонерне товариство "Українська автомобiльна корпорація" (скорочено Корпорацiя УкрАВТО). У тому ж роцi завершено приватизацiю державної частки в статутному фондi Корпорацiї УкрАВТО.

Сьогоднi корпорацiя УкрАВТО є виробником автомобільного ринку та сегменту сервiсних послуг, впроваджує новiтнi методи ведення бізнесу, передовi технологiї дiагностики та ремонту, спiвробiтництво з Корпорацією приносить стабiльнiсть i надiйнiсть клiєнтам i партнерам.

У процесi ведення бiзнесу корпорацiя УкрАВТО керується інтересами акцiонерiв компанiї, сучасними вимогами ринку та потребами клiєнтiв.

Прiоритети Корпорацiї сьогоднi - це розвиток вітчизняного автомобiлебудування, розвиток автомобiльної галузi в цiлому, створення нових робочих мiсць, задоволення потреб та вимог покупцiв авто.

В основi ринкової дiяльностi УкрАВТО є справедлива та вільна конкуренцiя, створення й розвиток нових брендiв, розширення та якiсне вдосконалення мережi продажу автомобiлiв i станцiй сервiсного обслуговування, впровадження передових технологiй корпоративного управлiння, перехiд на найновiтнiшi обладнання i технологiї, висока якiсть продукцiї та послуг.

Основні етапи становлення:

рiк - Корпорацiя УкрАВТО стала одним iз засновникiв Української страхової компанiї Гарант-Авто; створення СП Автосамiт спiльно з Сумiтомо Корпорейшн (офiцiйне представництво Тойота в Українi);

рiк - початок спiвробiтництва Корпорацiї УкрАВТО з концерном ДаймлерКрайслер та створення спiльного пiдприємства Автомобiльний дiм Україна, створення спiльного пiдприємства Нiссан-Україна у спiвробiтництвi з Марубенi Корпорейшн, яке стало першим дистриб'ютором Нiсан в Українi;

рiк - Автомобiльний дiм Україна стає генеральним представництвом ДаймлерКрайслер в Українi;

рiк - Корпорацiя УкрАВТО стала офiцiйним представником компанiї HOFMANN Werkstatt-Technik в Українi, заснування центру технiчного обслуговування Hofmann при автосервiснiй фiлiї Блiц-Авто;

рiк - створено компанiю ЗIП-АВТО (фiлiал УкрАВТО), що сьогоднi є вiдомим оператором на ринку запасних частин i аксесуарiв в Українi; вiдкрито першi двi заправки УкрАВТО та British Petroleum (BP);

рiк - створено першу в Українi СТО Bosch Service на базi торгово-дiагностичного центру Корпорацiї - автосервiсного фiлiалу ТДЦ-АВТО; фiлiал Дунай-Транс Корпорацiї УкрАВТО стає офiцiйним дистриб'ютором автомобiлiв марки Дачiя (РЕНО-ГРУП) в Українi; дочiрнє пiдприємство АвтоКапiтал Корпорацiї УкрАВТО отримує статус генерального представництва та стає дистриб'ютором марок Мерседес, Крайслер та Джип в Українi;

у жовтнi 2004 року компанiя Лада-Транс отримала статус офiцiального дистриб'ютора вантажних автомобiлiв ТАТА, виробник компанiя ТАТА (Iндiя);

рiк - пiдписано угоду на дистрибуцiю автомобiлiв Дон Фен;

рiк - з метою забезпечення лояльностi клiєнтiв i полiпшення сервiсних умов на дилерських пiдприємствах Корпорацiї УкрАВТО було ухвалено рiшення про впровадження програми SOS (справжня опiка сервiсу);

у 2007 роцi програму запроваджено в повному масштабi по всiй територiї України на всiх дилерських пiдприємствах i фiрмових СТО УкрАВТО. У кожному автосалонi УкрАВТО розмiщено атрибути програми;

- Перенесення виробництва Lanos в Запорiжжя, а Chevrolet Aveo всiх модифiкацiй на FSO. Початок дистрибуцiї Mercedes-Benz в Казахстанi.

Організаційна структура управління.

Вибір організаційної структури управління є сферою компетенції вищого керівництва організації. Організаційна структура визначає відносини між елементами організації.

При побудові організаційної структури управління використовуються такі методи :

моделювання розробки формалізованих математичних, графічних та машинних описів;

експертних оцінок вивчення пропозицій експертів;

організаційного формування (регламентування) системи нормативів, правил, формул, які слугують базою для проектування структур управління.

Структура управління Філії "УАК-1" АТ Українська автомобільна корпорація:


Рис.2.1. Організаційна структура


2.2 Характеристика кадрового відділу підприємства


Робота з кадрами - одна із складових частин управлінської роботи по керівництву даним підприємством. Вона, як і вся робота керівника, вимагає передусім планомірності та обдуманості дій, уміння протиставити калейдоскопу справ, які щоденно оточують нас, твердий, попередньо підготовлений план. Планування роботи з кадрами відбиває основні аспекти управління кадрами: виробничо-економічний, політичний, соціальний, психологічний. Розробка планів роботи з кадрами починається з визначення цілей та задач управління кадрами по кожному з основних аспектів на даний період часу. Відділ кадрів, директори по напрямках приймають безпосередню участь в розробці планів економічного і соціального розвитку, приділяючи особливу увагу таким питанням, як формування стабільного трудового колективу, сумісництво професій робітників, розширення бригадних форм організації та оплати праці, питанням соціального розвитку колективу ВАТ "ЛуАЗ". Плани роботи з кадрами складаються в комплексі із загальними планами розвитку і удосконалення виробництва і сприяють підвищенню економічної ефективності і якості виробництва. Вони науково обґрунтовуються, в них широко використовуються рекомендації теорії управління, соціології, психології.

Введення нових технологічних процесів, механізація та автоматизація виробництва, зміни в номенклатурі продукції, розширення обєму виробництва, удосконалення організації і управління викликають неперервну зміну структури кадрів підприємства. При цьому зміни проходять не лише в співвідношенні категорій промислово-виробничого персоналу, але і в професіональному, кваліфікаційному, освітньому складі всіх категорій персоналу підприємства. Для забезпечення безперебійного виробничого процесу на відкритому акціонерному товаристві "Луцький автомобільний завод" відділ організації праці та заробітної плати визначає чисельність промислово-виробничого персоналу на плановий період, засновуючись на даних технічного нормування, яке дозволяє науково обґрунтовувати потреби підприємства в затратах робочого часу для виконання встановленого виробничого завдання. Планування потреби в кадрах включає в себе не лише план забезпечення підприємства робочими кадрами, але і план забезпечення управлінськими кадрами.

Планування потреби в кадрах є короткостроковим (1-2 роки), середньостроковим (2-5 років) та довгостроковим (понад 5 років). Важливе значення на підприємстві приділяється плануванню резерву кадрів на висунення та роботі з ними. План роботи відділу кадрів включає комплекс заходів по підбору, розстановці, навчанню і підвищенню кваліфікації управлінських та виконавчих кадрів.Такий план складається на місяць або квартально. Він передбачає вирішення поточних задач по роботі з кадрами на підприємстві. Цей план роботи тісно повязаний із загальним планом роботи Філії "УАК-1" АТ Українська автомобільна корпорація. Відділом кадрів розробляються перспективні плани підвищення кваліфікації керуючих працівників, спеціалістів, а також робочих кадрів. План підвищення кваліфікації кадрів є складовою частиною плану розвитку підприємства, тому він тісно взаємозвязаний з основними напрямками розвитку підприємства на запланований період і, передусім, із заходами по технічному переозброєнню, реконструкції підприємства, а також звязаними з удосконаленням господарського механізму. В цьому плані знаходять відображення як зміни структури кадрів, що відбуваються, так і категорії робітників, котрі прагнуть підвищення кваліфікації чи спеціальної підготовки.

Працівники по кадрам мають право: - проводити перевірку стану роботи з кадрами в підрозділах підприємства; - вимагати від підвідомчих підприємств, підрозділів виконання встановленого порядку роботи з кадрами, представлення необхідних матеріалів з питань роботи з кадрами; - представляти у всіх організаціях своє підприємство з питань роботи з кадрами; - виносити на розгляд керівництва питання про роботу з кадрами. Чисельність кадрових служб на Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації визначається директором підприємства. Значне місце в кадровій роботі займають функції, зв'язані із соціальним розвитком колективу, а також з використанням людського фактора в процесі виробництва.

Середньооблікова чисельність штатних працiвникiв облiкового складу складає 49 осiб.

Працівники які працюють 8 робочих годин складає 12 осіб.

Чисельнiсть працiвникiв, якi працюють на умовах неповного робочого часу (дня) - 3 особи.

Посуточна робота працівників складає 12 осіб.

Чисельність працівників 11 робочих годин в день (неділя через неділю) складає 4 осіб.

Середня чисельність працівників які працюють два через два (8 до 20.00 або 11 до 23.00 ) складає 6 осіб.

Кадрова програма організації спрямована на забезпечення рiвня квалiфiкацiї працівників.

У 2008 роцi була продовжена робота по пiдвищенню квалiфiкацiї персоналу. В копративних навчальних центрах пройшли навчання 30 працiвникiв, що на 10,3% більше, нiж у 2007 роцi. В 2009 роцi була впроваджена програма по стажуванню на одній з провiдних фiлiй Корпорацiї кандидатiв на такi посади як: заступник директора по сервiсу, майстер виробництва та майстер столу замовлень. В той же час була проведена атестацiя працiвникiв сервiсу регiональних пiдприємств, що дозволило не лише визначити рiвень знань працiвникiв, якiсть програм навчання, але i здiйснити ротацiю кадрiв та сформувати кадровий резерв.

Основним завданням 2009 року в питаннi кадрової роботи Правлiння Корпорацiї вбачає покращення роботи навчальних центрiв (як на пiдприємствах так i корпоративних центрах), впровадження програми навчання керiвникiв пiдприємств та кадрового резерву Корпорацiї по програмi бiзнес-адмiнiстрування та покращення практичних навичок керiвного складу. Все це дозволить створити команду менеджерiв, котрi не тiльки розумiють цiлi компанiї, але i чiтко знають методи їх досягнення.


2.3 Аналіз документного забезпечення роботи з кадрами


Вимоги до кадрового діловодства в організації

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення.

Основні функції і обовязки кадрової служби регламентуються Положенням про кадрову службу, яка розробляється відповідно до "Типових положень про кадрову службу органу виконавчої влади", затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 р. № 912 і затверджується керівником підприємства. Положення передбачає різною мірою деталізацію нормативного акта залежно від рівня органу управління.

Перелік функцій та обовязків кадрової служби на Філії "УАК-1" входять наступні:

організація ведення кадрового діловодства;

виконання вимог Кодексу законів про працю України з питань прийому на роботу, переведення та звільнення працівників, забезпечення умов праці та соціального захисту працюючих;

підвищення кваліфікації кадрів, їх перепідготовку;

формування кадрового резерву та робота з ним;

підготовка документів для призначення працівникам усіх видів пенсій, нагородження їх нагородами та присвоєння почесних звань, проведення атестації, надання відпусток.

Для цього розробляються та впроваджуються нормативні документи, посадові інструкції (додаток 19).

Робоче місце працівника кадрової служби організоване так, щоб його розумові та фізичні зусилля повною мірою спрямовувалися на виконання безпосередньо функціональних обовязків.

Робочі приміщення працівників кадрової служби з огляду на характер робіт умовно поділяють на такі зони:

управління (робочі приміщення заступника керівника установи по роботі з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

роботи з відвідувачами (обєднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання і видачі документів та матеріалів);

приймальня (відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, а в разі потреби заповнити формуляри кадрових документів);

контактів, або зона конфіденційного спілкування з відвідувачами (ізольоване приміщення з інтерєром, що сприяє довірчій розмові);

кодування та зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).

У всіх робочих приміщеннях повинні бути забезпечені відповідні умови праці.

Відповідно до кваліфікаційної характеристики затвержденої Міністерством праці та соціальної політики від 29.10.02 р. основними завданнями та обовязками менеджера (управителя) з персоналу є:

організація роботи із забезпечення персоналом відповідно до загальних цілей розвитку підприємства, установи, організації та конкретних напрямів кадрової політики;

забезпечення роботи з укомплектування підприємства, установи, організації працівниками потрібних професій, спеціальностей згідно з кваліфікаційними рівнями і профілем отриманої ними підготовки та діловими якостями, з урахуванням можливостей максимальної реалізації трудового потенціалу кожного працівника;

безпосередня участь у розробленні бізнес-планів у галузі забезпечення трудовими ресурсами з урахуванням перспектив розвитку підприємства, установи, організації, змін у складі працівників через впровадження нової техніки і технології;

організація роботи з проведення досліджень, прогнозування та визначення потреби в кадрах на підставі планів економічного і соціального розвитку підприємства;

розроблення та реалізація комплексу програм щодо роботи з персоналом із питань найму, звільнення, переводу робітників, залучення та закріплення працівників з урахуванням перспектив їх професійного захисту;

інформування та надання консультацій керівникам різних рівнів з питань управління персоналом;

організація роботи з навчання персоналу, перепідготовки та підвищення їх кваліфікації, проведення оцінки результатів трудової діяльності працюючих, атестацій, конкурсів на заміщення вакантних посад;

забезпечення створення нормативно-методичної бази управління персоналом та практичне впровадження методичних і нормативних розробок;

організація розробки та прийняття заходів щодо удосконалення управління персоналом, контроль виконання керівниками підрозділів постанов, наказів та розпоряджень з питань роботи з кадрами;

участь у плануванні соціального розвитку колективу, вирішенні трудових спорів та конфліктів;

контроль додержання трудового законодавства у роботі з персоналом;

забезпечення постійного вдосконалення процесів управління персоналом на основі впровадження соціально-економічних та соціально-психологічних методів управління, передових технологій кадрової роботи, створення та ведення банку даних персоналу, стандартизації та уніфікації кадрової документації, застосування засобів обчислювальної та оргтехніки, комунікацій та зв'язку;

організація проведення табельного обліку, складання і виконання графіків відпусток, контроль стану трудової дисципліни і дотримання працівниками правил внутріш нього трудового розпорядку;

забезпечення складання встановленої звітності з обліку особистого складу та роботи з персоналом.

Для правильного і своєчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник установи має володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться в установі на належному рівні. Обліку підлягають працівники всіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Організація обліку кадрів покладається безпосередньо на співробітника, який призначається наказом керівника організації.

Облік кадрів забезпечує вірогідні відомості:

про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

про зміну кількості і складу працівників в установі загалом та її підрозділах, а також про причини цих змін;

про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників, нагородження;

про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву тощо.

Щоб одержати згадані та інші дані про особовий склад, кадрова служба й веде відповідну кадрову документацію.

Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує ця документація правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою.

У документації з особового складу відображується діяльність підприємства з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів.

Службові документи з особового складу є підставою для:

. Надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду та фах.

. Одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.

Документація з особового складу використовується також у довідкових цілях.

Особливо зростає значущість документації з особового складу, коли працівник досягає пенсійного віку.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

За функціями управління кадрами виділяють такі основні групи документів:

особисті та особові документи працівників;

організаційно-розпорядча документація;

первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів працівників відносяться: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які юридично підтверджують відомості, що їх працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність.

Особистими також є документи, видані установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення, довідка, що підтверджує місце роботи, посаду, заробітну плату. До особових документів за юридичним призначенням можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду, документи про нагородження, присвоєння почесних звань, рангу, заповіт тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установою. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві.

Первинна облікова кадрова документація забезпечує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація, та наступне оновлення необхідних відомостей про склад і переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємоповязані підгрупи:

-вихідні (початкові) облікові документи;

-похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, вірогідну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи. До цієї підгрупи облікових документів належать: спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації облікових відомостей (вказівні списки, книги обліку). Вказана підгрупа документів є найбільшою за обсягом і поділяється на документи:

. З обліку прийняття, переведення та звільнення працівників;

. Що фіксують заробітну плату;

. Щодо службової атестації та присвоєння звань, категорій тощо;

. Які відображують рівень освіти працівників;

. Щодо зарахування до резерву кадрів;

. Документи з пенсійного забезпечення;

. По нагородження, присудження державних премій тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації передбачає такі стадії:

документування трудових правовідносин працівників з підприємствами, організаціями;

ведення особових справ і трудових книжок працівників;

ведення довідково-облікової та звітної роботи, документування роботи з резервом;

документування атестації кадрів;

документування призначень, допомог і пенсій;

документування нагороджень.

Облік руху кадрів

Документацiйне забезпечення руху особового складу у організації вiдiграє чи не найголовнiшу роль. Це позначається як на якості роботи керiвника, так i пiдлеглих. Знання Кодексу законiв про працю України (КЗпП) - найголовнiший елемент кадрової роботи, бездоганне ведення документацiї з особового складу допомагає запобігти появі конфлiктів.

Своєрiдним "вiтанням" та "прощанням" у дiлових вiдносинах керiвника та пiдлеглого є приймання та звiльнення працiвника. Приймання громадян на роботу здійснюється шляхом укладання трудового договору або трудової угоди.

Відповідно до статті 21 КЗпП України трудовий договiр є угодою мiж працiвником та власником пiдприємства, установи, органiзацiї або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, згідно з якою працiвник зобовязується виконувати роботу за певною спецiальнiстю, квалiфiкацiєю або посадою, пiдпорядковуючись внутрiшньому трудовому розпорядку, а власник пiдприємства або уповноважений ним орган чи фізична особа зобовязується виплачувати працiвникові заробiтну плату та забезпечувати необхiднi для виконання роботи умови працi, передбаченi законодавством про працю, колективним договором i угодою сторiн.

Сформульоване у трудовому законодавствi визначення трудового договору дає змогу вiдрiзнити його вiд iнших цивiльно-правових договорiв.

Трудовi контракт укладаються: на невизначений строк; на визначений строк, що встановлюється за угодою сторiн; на час виконання певної роботи (додаток 18).

Строковий контракт на визначений строк вiдрiзняється вiд договору, укладеного на невизначений строк тим, що, по-перше, адмiнiстрацiя може припинити трудовi вiдносини з робiтником пiсля закiнчення строку договору без зазначення причин; по-друге, працiвник може вiдмовитися вiд права звiльнення за власним бажанням протягом усього строку договору. Трудовий контракт на час виконання певної роботи укладається в тому разі, коли час завершення роботи може бути визначений лише приблизно.

Особливою формою трудового договору є контракт, за яким строк дiї, права, обовязки та вiдповiдальнiсть сторiн, умови матерiального забезпечення i органiзацiї працi працiвника, умови розiрвання, в тому числi дострокового, можуть встановлюватись угодою сторiн. Контракт укладається обовязково у письмовiй формi в двох примiрниках. За два мiсяцi до закiнчення строку чинностi контракту за угодою сторiн його може бути продовжено або укладено на новий термін..

Відповідно до ст.21 КЗпП України власник або уповноважений ним орган може вимагати від працівника, який працює по безстроковому трудовому договору, укладення контракту лише в тому випадку, якщо він відноситься до категорії працівників, які відповідно до законів України працюють за контрактом.

Укладання контракту у випадках не передбачених законами України не допускається, оскільки це знижує рівень соціального захисту працівників і вступає в протиріччя з вимогами конвенції МОП №158 (1982 р.), яка ратифікована Верховною Радою 04.02.94 р.

Особи, якi вперше влаштовуються на роботу i не мають трудової книжки, повинні предявити паспорт, диплом або iнший документ про освiту чи професійну підготовку.

У разі прийняття на роботу забороняється вимагати вiд громадян вiдомості про їхню партiйну та нацiональну приналежнiсть, вiросповiдання, походження, а також документи, що не передбачені законодавством.

Працiвник вважається прийнятим, якщо на нього оформлений наказ (розпорядження), що оголошується йому пiд розписку. В наказi чи розпорядженнi повинно бути вказано, на яку роботу (посаду) приймається особа. На пiдставi наказу чи розпорядження вноситься відповідний запис до трудової книжки працiвника.

Крiм перелічених вище дiй під час прийому на роботу потрiбно ознайомити працiвника з колективним договором, правилами внутрiшнього розпорядку; дорученою роботою, умовами оплати працi, правами та обовязками; проiнструктувати про правила санiтарiї та гiгiєни працi, iнші правила охорони працi та безпеки життєдіяльності.

Стабiльнi трудовi вiдносини, які вiдповiдають iнтересам обох сторiн трудового договору дають змогу керiвникові пiдприємства створювати високопрофесiйнi трудовi колективи, здатні ефективно вирiшувати поточні та перспективнi виробничi завдання. Разом з тим у сторiн трудового контракт може виникнути необхiднiсть припинення дiї трудової угоди.

У кадровому дiловодствi послiдовнiсть розiрвання трудового договору майже така сама, як i його укладання. Оформляється наказ чи розпорядження про звiльнення працiвника з займаної посади. В ньому вказуються причини та пiдстави звiльнення. На основі наказу чи розпорядження робиться запис у трудовiй книжцi, яка видається працівникові пiд розписку в день звільнення. Особова справа передається до архiву.

Міністерство праці та соціальної політики України 8 червня 2001 р. наказом № 259 внесло зміни до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників. В результаті, фізичні особи отримали повноваження щодо ведення та внесення відповідних записів до трудових книжок працівників.

Згiдно із законодавством про працю громадяни при оформленнi на роботу подають письмову заяву, де викладають прохання про зарахування на певну посаду, до певного структурного пiдроздiлу органiзацiї.

Хоч заява складається за довiльною формою, багаторiчною практикою вироблена певна схема розташування реквiзитiв i написання тексту цього документа (додаток 4).

Заява складається з таких реквiзитiв:

адресат (назва органiзацiї або службової особи);

вiдомості про заявника (прiзвище, iмя, по батьковi, зазначені повністю в родовому відмінку, домашня адреса, телефон в окремих випадках - займана посада);

назва виду документа (заява);

текст;

перелiк додаткiв (копій документів) iз зазначенням кiлькостi сторiнок;

пiдпис автора;

дата написання заяви.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої праці в правому верхньому куті аркуша (від середини); кожна частина заяви пишеться з окремого рядка.

У заяві не прийнято застосовувати прийменник від.

Заяву про прийняття на роботу рекомендується писати на папері формату А4. Це забезпечує одноформатність документів в особовій справі, до якої вона заноситься.

Посадова особа, яка має право приймати на роботу, зі свого боку також робить документальні дії - на заяві громадянина накладає резолюцію про згоду (або незгоду) прийняти на роботу, після чого видається наказ про приймання (призначення) на посаду.

За аналогiчною схемою складають й iншi заяви з кадрових питань, але ці документи мають певнi особливостi щодо написання деяких реквiзитiв:

при адресуваннi заяви органiзацiї, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, достатньо назвати посаду i мiсце роботи (структурний пiдроздiл);

у текстi заяви формулюється прохання (висновок) i дається його обгрунтування (докази).

За допомогою стандартного бланка заяви про звільнення (форма 1к) і картки звільненого (форма 2к) можна зробити аналіз складу працівників за віком, статтю, стажем роботи, причин звільнення.

У разі звільнення працівника з ініціативи адміністрації (власника або уповноваженого ним органу) необхідно попередньо заручитися згодою профспілкового комітету, для чого останньому подається письмове звернення .

До групи кадрових документiв належать накази з особового складу, якi регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звiльнення, надання рiзного виду вiдпусток, стягнення, заохочення i вiдрядження.

Наказ з особового складу - це розпорядчий документ, що створюється керівником установи і регламентує прийняття громадян на роботу, звільнення, переміщення працівників на інші посади, відрядження, відпустки. Складають накази на підставі заяв громадян, службових записок та заяв працівників, протоколів колегіальних органів тощо ( дадоток 9, 11).

Порiвняно з наказами з основної дiяльностi, складання i оформлення наказiв з особового складу має певнi особливостi. У їх заголовках пишуть: "З особового складу". Констатуюча частина може бути відсутня. В розпорядчій частинi пункти розмiщують у такiй послiдовностi: призначення на посаду, переведення, звiльнення з займаної посади, змiна прiзвища тощо.

Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази з особового складу. В індивідуальних - міститься інформація тільки про одного співробітника, в зведених - про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають (приймання на роботу, звільнення, зміна прізвища тощо). Складаючи зведені накази, необхідно враховувати, що в одному документі не повинна міститися інформація з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпустки, відрядження і т. ін., які мають короткий (3 роки) термін зберігання, на відміну від наказів щодо кадрових переміщень, які зберігаються 75 років. Накладення дисциплiнарних стягнень i оголошення заохочень оформлюють, як правило, окремими наказами.

За формою накази повиннi бути однаковими. Це полегшує їх використання для отримання довiдок. Кожний пункт наказу розпочинають з нового рядка дiєсловом, що позначає дiю (призначити, перевести, звiльнити) i пишуть великими лiтерами. Також великими лiтерами з нового рядка проставляють прiзвище особи. Потiм подають текст пункту. Наприкiнцi кожного пункту зазначають пiдставу для його складання.

Наказ вступає в силу з моменту його пiдписання. Однак окремi параграфи можуть мати свої термiни вступу в силу. Наприклад, призначення працiвника на посаду може бути виконане з 1 вересня, тодi як наказ пiдписано 28 серпня. Якщо термiни чомусь не зазначенi, - вони обчислюються з моменту пiдписання наказу.

Певнi вимоги висуваються до викладу тексту наказу, оскiльки правильні, чiткі формулювання гарантують трудовi права працiвникiв.

У наказах про прийняття на роботу зазначають: на яку посаду, до якого структурного пiдроздiлу i з якого числа особа оформляється на роботу; вид роботи (постiйна - з випробувальним строком, зi стажуванням тощо, тимчасова - на певний перiод, за сумiсництвом i т.iн.); особливi умови роботи (з прийняттям матерiальної вiдповiдальностi, зi скороченим робочим днем тощо) (додаток 9).

У наказах про переведення працівника на iншу роботу у текстi зазначають вид i мотиви переведення. В усiх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалiсть.

У розпорядженнях про надання вiдпустки слiд зазначити її вид (основна; додаткова, скажімо за тривалий стаж роботи на одному пiдприємствi); навчальна; у звязку з тимчасовою непрацездатнiстю; без збереження заробiтної плати; за сiмейними обставинами тощо), загальну кiлькiсть календарних днiв, дату виходу у вiдпустку i повернення з неї, перiод роботи, за який надано вiдпустку (додаток 1, 3, 10).

У наказах про звiльнення працiвникiв обовязково зазначають дату i мотив звiльнення. Останні мають бути викладені стисло i чiтко вiдповiдно до чинного законодавства (додаток 11).

У наказах про заохочення зазначається одне із заохочень, що містяться в затверджених трудовим колективом правилах внутрішнього трудового розпорядку (ст. 143 КЗпП України).

У наказах про стягнення записуються стягнення, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення. Законодавством, статутами та положеннями про дисципліну можуть бути передбачені і записані для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП України). Перед тим як готувати наказ необхідно зажадати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення, а в разі відмови скласти відповідний акт в установленому порядку.

Накази з особового складу оформляються відповідно до вимог діючого державного стандарту. При цьому особлива увага придiляється вiзуванню, оскiльки пункти наказу стосуються рiзних структурних пiдроздiлiв i осiб. Начальник вiддiлу кадрiв зобовязаний ознайомити зi змiстом наказу зазначених осiб, у чому вони розписуються в оригiналi.

Типові форми наказів про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу та припинення трудового договору разом з розрахунком, затверджені наказом Мінстату України від 09.10.95 №253, (наведені в додатках 9, 2).

Зразки формулювань наказів власника або уповноваженого ним органу і записів у трудових книжках відповідно до статей Кодексу законів про працю України.

Прийняття на роботу, переведення, звільнення чи надання відпусток працівникам проводиться наказами з особового складу, які оформляє відділ кадрів. Ці накази реєструють у книзі наказів за формою.

Заповнюючи графи цієї книги, необхідно керуватися таким. Номер за порядком реєстрації наказу одночасно є його номером; дата реєстрації наказу є датою його випуску. У графі 3 вказувати, наприклад: "Про звільнення гр. Коновалова", у графі 4 - назву цеху, відділу, прізвище працівника, за чиєю пропозицією готується наказ або того, хто його писав, у графі 5 - кому (куди) направлений наказ чи кому він оголошений під розписку. Це робиться для контролю за виконанням наказу чи ознайомлення з ним зацікавлених осіб.

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована та опечатана. Вилучення аркушів з книги не допускається.

У разі відміни чи зміни окремих пунктів раніше виданих наказів видається новий наказ, котрий реєструється у встановленому порядку. Записи у книзі мусять відповідати наявності наказів. Книга реєстрації наказів є документом постійного зберігання.

Оригінали наказів з особового складу, підписані ке-рівником (його заступником), завізовані зацікавленими посадовими особами, заносять (за порядком їх номерів та дат) до спеціально заведеної з цією метою справи.

Накопичення наказів ведеться протягом календарного року, після чого справа закривається та зберігається у відділі кадрів (у працівника з кадрів) до передачі в архів. Передаючи до архіву справу з наказами, наявність останніх звіряють з книгою їх реєстрації. Справа з наказами зберігається постійно.

На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу, за сумісництвом, а також на роботу за контрактом, заповнюють особову картку. Робить це фахівець з кадрів на підставі опитування особи, яку приймають на роботу, та відповідних документів.

Особова картка заповнюється за формою чорнилом чи кульковою ручкою (паспортні дані, домашня адреса, телефон, що можуть змінюватись, заповнюють олівцем). Порядок заповнення особової картки такий:

У розділ I "Загальні відомості" з паспорта заносять прізвище, імя та по батькові, рік, місяць, число та місце народження, номер та серію паспорта, домашню адресу.

У рядку "Освіта": 1) у пункті "а" зазначають освіту - "вища", "неповна вища", "середня спеціальна", "середня", "неповна середня", "початкова". Якщо працівник закінчив неповну школу вказують скільки класів закінчено; 2) пункт "б" заповнюють лише на спеціалістів, які закінчили вищий або прирівнений до нього навчальний заклад; 3) пункт "в" заповнюють тільки на молодих робітників, які закінчили професійно-технічні навчальні заклади; 4) у пункті "г" підкреслюють форму навчання (денна, вечірня, заочна).

Робітників, котрі закінчили 5-й чи 6-й клас середньої школи, відносять до осіб з початковою, а тих, хто не закінчив повний курс навчання у школі - до осіб з неповною середньою освітою. Працівників, котрі навчалися чи навчаються у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах, але не закінчили їх, відносять до осіб з освітою, яку вони мали до вступу в ці навчальні заклади. Незакінчена вища освіта записується у разі, коли працівник залишив навчання після закінчення не менше як трьох курсів вузу або продовжує навчання в ньому.

Рядок "Спеціальність за дипломом (свідоцтвом)" заповнюють на магістрів, бакалаврів і спеціалістів з вищою та середньою спеціальною освітою. Назва спеціальності вказується на підставі запису в дипломі, посвідченні чи свідоцтві про закінчення вищого або середнього спеціального навчального закладу.

У рядку "Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом)" пишуть повну назву кваліфікації вищого навчального закладу, який закінчив спеціаліст, ставлять номер та дату видачі диплома (свідоцтва) про закінчення вищого навчального закладу.

У рядку "Загальний стаж роботи" проставляють стаж роботи з початку трудової діяльності.

У рядку "Безперервний стаж роботи" вказують стаж роботи, згідно з яким починаються виплати з спеціального страхування та допомоги.

У рядках "Останнє місце роботи, посада" і "Дата і причина звільнення" пишуть повну назву останнього місця роботи та причини звільнення відповідно до записів у трудовій книжці.

У рядку "Сімейний стан" вказують склад сімї із зазначенням дати народження кожного її члена.

Після заповнення працівником відділу кадрів усіх пунктів першого розділу особову картку підписує особа, яка оформлюється на роботу; ставиться дата заповнення особової картки.

Розділ II "Відомості про військовий облік" заповнюється відповідно до інструкції з обліку військовозобовязаних, яку начальник відділу кадрів одержує у районному військовому комісаріаті за місцем розташування підприємства. Вказані дані інспектор відділу кадрів щорічно звіряє у районних військових комісаріатах за місцем проживання співробітників.

У розділі III "Призначення та переведення" відповідний запис здійснюється під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення, зміни кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносять до трудової книжки. Вносячи на підставі наказів записи у трудову книжку про прийняття, переведення чи звільнення, працівник відділу кадрів ознайомлює власника книжки під розписку.

У розділі IV "Відпустки" ведеться облік щорічних і додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.

У рядку "Дата і причина звільнення" вказують число, місяць і рік звільнення, його причину, підстави припинення трудового договору, дату і номер наказу про звільнення.

У рядку "Трудову книжку отримав"вказуються число, місяць і рік отримання, ставиться підпис власника трудової книжки. Зразок заповнення особової картки (додаток 13)

Особові картки комплектуються по структурних підрозділах підприємства, за прізвищами працівників у алфавітному порядку. Для полегшення пошуку особових карток працівників у процесі складання аналітичних довідок, групи карток перекладаються кольоровими перекладками із зазначенням назв різних облікових відомостей.

У картотеках з обліку кадрів слід виділити облік особових карток молодих працівників, які закінчили училища менш як у дворічний строк. Після закінчення дворічного строку праці на певному обєкті у рядку "Додаткові відомості" особової картки працівника роблять необхідний запис і картку перекладають у загальний відділ картотеки. Аналогічно можна заповнювати особові картки тих працівників, які навчаються у вечірніх та заочних навчальних закладах.

Особові картки на працівників апарату управління повинні мати номери, що відповідають їхнім номерам за порядком у штатно-посадовій книзі.

У разі повторного прийняття особи на роботу на те саме підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.

Штатно-посадова книга є основним робочим документом відділу кадрів і відображає стан комплектації апарату підприємства та його підрозділів керівниками, спеціалістами, службовцями. Штатно-посадову книгу складають працівники відділу кадрів на основі штатного розпису. Запис працівників у штатно-посадовій книзі ведеться по цехах, відділах та інших підрозділах за формою. Усі відомості в книзі (окрім назв відділів, підрозділів, посад) записують олівцем.

У разі зміни штатного розпису після записів працівників по цехах, відділах чи інших підрозділах необхідно залишити місце для внесення змін чи продовження записів. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їхнім особовим справам та особовим карткам.

У разі звільнення чи переведення працівника на іншу посаду (роботу) відомості про нього у штатно-посадовій книзі витирають і на цьому самому місці записують відомості про нового працівника зі збереженням на особовій справі облікового номера (наведено додатку 2).

Охайне ведення штатно-посадової книги забезпечує:

облік кадрів відповідно до штатного розпису підприємства;

наочність якісного складу кадрів та їхнє розміщення по підрозділах (поєднання досвідчених кадрів з молодими тощо);

постійний контроль за комплектацією апарату та облік вакантних посад;

оперативність складання різних довідок;

єдину систему обліку особових справ та особових карток.

Усі записи в штатно-посадовій книзі повинні бути своєчасними (одночасно з оформленням наказів про призначення на посаду, переведення тощо), інакше книга втратить своє практичне значення.

Трудовий контракт - укладають тільки на певний термін. Термін його дії, права, обовязки й відповідальність сторін (у тому числі матеріального), умови матеріального забезпечення й організації роботи працівника, умови розірвання контракту, в тому числі й сторін. Сторонами в трудовому контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівника (контракт) (наведено в додатку 18).

Порядок укладання контракту. Ініціатором укладання контракту є підпиємець в особі керівника, так і особа, котра наймається на роботу.

Усі умови контракту обовязкого мають погоджуватись сторонами.

Контракт може передбачатися (за згодою сторін) випробовування працівника для перевірки відповідності його посаді.

Контракт складається е менше ніж на двох примірниках які зберігаються в кожної зі сторін. Він наберає чинності з моменту його підписання сторонами. До моменту його підписання контракту сторни мають визначити термін його дії - початок і кінець. Працівник має стати до роботи в той день, який записано в контракті.

Контракт слугу підставою для видання наказу про прийняття на роботу. З посиланням на даний наказ роблять запис у трудовій книжці.

За погодження сторін умови контракту можна змінювати в будь-який час. Ініціатором змін може бути одна зі сторін.

Дію контракту може бути припинено на підставах і в порядку, передбачених законодавством про працю, наприклад: у звязку із закінченням терміну його дії (п. 2 ст. 36 КЗпП України), про що в трудовій книжці роблять відповідний запис.

Трудовий контракт можуть уноситься до особових справ працівиків. Термін їх зберігання відповідає терміну зберігання особових справ.

Трудові контракти мають зберігатись 75 років, якщо немає наказів по особовому складу з будь-яких причин (5 років після звільнення працівника, якщо є відповідний наказ по особовому складу).

Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних обовязкових документів особової справи, що узагальнює біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.

Працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів власноручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, в разі наявності, документи Вищої атестаційної комісії щодо присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про винаходи тощо.

Начальник відділу кадрів (інспектор чи секретар) обовязково звіряє правильність записів в особовому листку з наявними документами. При цьому особливу увагу звертає на правильність запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посади, кваліфікації).

Крім заяви працівника та наказів керівника в особову справу підшиваються й інші документи, зокрема такі, як: автобіографія, резюме та характеристика, а також копії документів про освіту.

Автобiографiя - документ, у якому особа, яка його складає, подає опис свого життя та діяльності власноручно в хронологічній послідовності (додаток 12).

Основна вимога до цього документа - досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу. Всі відомості про себе автор викладає в розповідній формі таким чином, щоб можна було скласти уявлення про його життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність. Пишеться автобіографія вiд руки на стандартному листку формату А4.

В автобiографiї зазвичай вказують: назву документа; iмя, прiзвище, по батьковi (теперішні та колишні, якщо були зміни) у називному відмінку; число, мiсяць і рiк народження, мiсце народження; данi про батькiв (приізвище, імя по батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дата народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначити причину; відомості про освiту та спецiальнiсть, види трудової дiяльностi; відомості про останнє мiсце роботи, нагороди i заохочення, участь у громадськiй роботi (виконані доручення), сiмейний стан та склад сiмї; сумісність, перебування під слідством близьких та рідних, паспортні дані; домашню адресу i номер телефону, дату заповнення; ставлять особистий пiдпис.

Відображаючи трудову дiяльнiсть, не слiд обмежуватись лише перерахуванням посад. Необхiдно пояснити причини зміни роботи на іншу. У разі перерви у трудовій діяльності потрiбно вказати її причину.

Усi данi подаються у хронологiчному порядку, що допомагає скласти уявлення про життєвий шлях, дiлову квалiфiкацiю та громадську дiяльність конкретної особи; подібним чином складається резюме.

Резюме в перекладі з французької мови означає - короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, наукової праці тощо.

Як документ резюме - це коротке узагальнення найважливіших відомостей про особу. Зокрема в ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні біографічні дані. На відміну від автобіографії чи анкети, резюме характеризується граничним лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вважає за найнеобхідніше, аби справити на роботодавця приємне враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме - запорука успіху.

Обсяг резюме не повинен перевищувати однієї сторінки. Інформацію слід розміщувати так, щоб легко сприймалася візуально, передусім акцентувала особистісні позитиви.

На сторінці зліва розміщують графу питань у вигляді коротких називних речень, справа - лаконічні відповіді.

До складання резюме існують такі вимоги:

вичерпність інформації з наголосом на основних елементах;

грамотність, бездоганний друк;

чітке оформлення;

персоніфікація резюме (при бажанні можна перелічити назви структур, фірм, де людина працювала раніше).

Розрізняють три форми резюме:

звичайне або стандартне (довільне),

хронологічне, що висвітлює досвід за роками.

Хронологічне резюме містить таку інформацію:

прізвище, ім'я, по батькові, адреса та номер телефону;

мета пошуку роботи;

освіта та наукові ступені (зазначаються, починаючи з найвищого), назви закінчених навчальних закладів, кваліфікація;

нагороди та премії;

список публікацій;

плани на майбутнє щодо освіти, кар'єри;

дані про досвід роботи;

сімейний статус, стан здоров'я, хоббі, членство у товариствах тощо;

наявність рекомендаційних листів;

функціональне, яке демонструє освіту та потенціал автора, вияскравлює професійні здібності, підтверджені попередніми роками діяльності.

У функціональному резюме початкові пункти збігаються з пунктами хронологічного, а подальші - замість переліку попередніх посад висвітлюють уміння та навички, професіоналізм.

Характеристика - документ з особового складу, що відображає думку адмiнiстрацiї та громадських органiзацiй про певного працiвника пiдприємства, органiзацiї чи установи. В характеристицi подаються данi про його службову, громадську дiяльнiсть, оцiнюються дiлові якості та моральні риси (наведено в додатку 17).

Характеристика оформляється на бланку формату А4. Оформлена належним чином характеристика вважається офіційним документом. Пишуть чи друкують характеристику у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. В управлінському документуванні використовуються такі види характеристик: службова характеристика, характеристика-відгук, характеристика-рекомендація, атестаційна характеристика, подання (як вид характеристики). Реквiзити характеристики такi: назва документа; посада особи, якiй видається характеристика; назва органiзацiї, що видає характеристику; iмя, по батьковi, прiзвище працiвника; текст; пiдпис; печатка; дата.

Характеристика подається при вступi до навчального закладу, висуваннi на виборнi посади, для участі в конкурсах на заміщення вакантних посад у науково-дослiдних iнститутах, навчальних закладах тощо.

У кожнiй правильно написанiй характеристицi можна видiлити чотири логiчно повязанi мiж собою частини.

Перша - анкетнi данi особи, де зазначають прiзвище, iмя, по батьковi, посаду, вчений ступiнь i звання (якщо вони є), рiк народження, освiту. Їх прийнято розташовувати стовпчиком праворуч.

Друга - данi про трудову дiяльнiсть (фах, тривалiсть роботи на пiдприємствi або в органiзацiї, просування по службi, рiвень професiйної майстерностi та iн.).

Третя - власне характеристика, де розглядається ставлення особи до роботи, пiдвищення професiйного i наукового рiвня, стосунки у трудовому колективi. Тут же мiститься згадка про урядовi нагороди або заохочення.

Четверта - висновки, де зазначається призначення характеристики.

Текст характеристики викладається вiд третьої особи. Якщо характеристика пишеться на особу, яка звільнилась, то текст викладається в минулому часі. Пiдписують її представники адмiнiстрацiї підприємства чи його власники. Пiдписи посвiдчують круглою печаткою.

Характеристика видається працiвниковi на руки або з його вiдома надсилається до пiдприємства, установи чи органiзацiї, якi її запитали.

Оформлення копій документів про освіту

Копія документа про освіту (диплома, атестата, свідоцтва), повинна бути завірена нотаріально і внесена в особову справу за наявності безпосередньо самого документа про освіту. Можуть застосовуватися спеціальні бланки, які заповнюються з документа особи, на яку заводиться особова справа.

Ведення особових справ та трудових книжок

Особова справа - сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, вивчаються та використовуються управлінські кадри.

За матеріалами особової справи вирішуються питання використання працівника на роботі, присвоєння спеціальних, почесних та військових звань, нагороджування, а також обчислення трудового стажу для виплати надбавок чи призначення пенсії.

Заводяться особові справи (досьє) на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів, професорсько-викладацький склад та інших працівників. Оформляюються справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - усі основні документи, повязані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.истематизуються особові справи в алфавітному порядку. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі.

Особова справа включає такі документи:

. Додаток до особового листка з обліку кадрів;

. Особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4 х 6 см;

. Автобіографія;

. Копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації, перепідготовку тощо;

. Перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);

. Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

7. Документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

8. Копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або витяги з цих наказів;

. Матеріали проведення атестації;

. Опис документів.

До особової справи можуть бути внесені також довідки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових працівників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Розміщуються ці документи, зазвичай у хронологічному порядку. Усі вони підшиваються до справи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення групуються у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуються у "кишеньці" чи конверті, підклеєному на зворотному боці обкладинки особової справи.

Включати до особової справи накази (розпорядження) про відпустки, направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не доцільно.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться не за роками, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.

На обкладинки особової справи міститься заголовок, до якого входить повна назва підприємства, номер справи, прізвище, імя, по батькові особи у називному відмінку.

Обовязково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та заносять в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, відтак здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.

Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Вони мусять знаходитись на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, в крайньому разі, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.

Відповідальність за зберігання особових справ покладається на начальника відділу кадрів, референта з персоналу, секретаря або відповідальну особу, призначену керівником.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу понад добу, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку, яку рекомендується вести за формою. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа кладеться на своє місце.

У разі відправлення особової справи поштою в картці вказуються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата поверненя справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Зберігаються особові справи в архіві окремо від інших документів. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство в межах однієї системи, корпорації.

Одним з обов'язкових документів особової справи є опису документів. Опис документів особової справи містить їх порядкові номери, індекси, найменування, кількість аркушів. Складається при первинному оформленні особової справи у тому порядку, в якому вони розміщені згідно з формою, (наведеною у додатку 14, 15). Всі документи, що надходять після оформлення особової справи, вносяться в опис додатково.

Кожному документові опису присвоюється назва згідно із записом, наданим йому при складанні. Запис проводиться так, щоб унеможливити підміну документів. Обовязково ставиться дата занесення документа до особової справи.

Відповідно заповнюють графи "Кількість аркушів", "Дата вилучення", "Ким вилучений документ та з якої причини".

Коли потрібно вилучити документ з особової справи, інспектор по кадрах робить в описі відповідну позначку: ким вилучено документ і з якої причини. Забороняється вилучати документ з особової справи для знищення. У ході підготовки справи до передачі в архів в описі робиться запис цифрами та словами про кількість аркушів, ставиться підпис відповідальної особи із зазначенням займаної нею посади та вказується дата передачі в архів.

Основним документом про трудову дiяльнiсть працiвника є його трудова книжка. Трудова книжка - це основний документ, який свідчить про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників, які відпрацювали не менше 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального трудового стажу.

Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки, повинні предявити паспорт, диплом або інший документ про освіту. Військовослужбовці, звільнені із Збройних сил України та інших військових формувань, предявляють військовий квиток.

Трудова книжка складається із титульного аркуша і розділів: 1. Відомості про роботу. 2. Відомості про нагородження. 3. Відомості про заохочення. 4. Відомості про призначення пенсії.

Порядок заповнення цього документа регламентує ст. 48 КЗпП України та "Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях". Ведуться трудовi книжки на всiх працiвникiв пiдприємства, якi пропрацювали на ньому понад п`ять днiв, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осiб, якi працють за сумiсництвом, трудовi книжки ведуться за мiсцем основної роботи. Не заводяться трудові книжки на працюючих за трудовою угодою.

Працiвники, що стають до роботи, повиннi подати власникові чи керівникові підприємства особисто трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, якi приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку на мiсцi приймання на роботу, причому керівник підприємства стягує з працiвника суму її вартостi.

Зберiгаються трудовi книжки на пiдприємствах як документ суворої звiтностi. Вiдповiдальнiсть за ведення, зберiгання i видачу трудових книжок несе керiвник пiдприємства.

Вiдповiдальнiсть за своєчасне i правильне заповнення трудових книжок, ведення їх облiку, зберiгання i видачу покладається на спецiально уповноважену особу, призначену наказом керiвника.

За порушення встановленого порядку ведення облiку, зберiгання i видачi трудових книжок посадовi особи несуть дисциплiнарну, а в окремих передбачених законом випадках - іншу вiдповiдальнiсть.

Якщо у трудовiй книжцi заповненi всi сторiнки вiдповiдних роздiлiв, її доповнюють вкладишем, яким вшивається в трудову книжку, заповнюється i ведеться так само, як i трудова книжка. Сам вкладиш не є дiйсним, тому в трудовiй книжцi ставиться штамп розмiром 10х25 мм з написом "Видано вкладиш", позначаються його номер i серiя.

Особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї), зобовязана негайно повідомити про це власника підприємства за мiсцем останньої роботи. Через не пiзнiше як 15 днiв пiсля повiдомлення, а в разi ускладнення - в iншi строки, керiвник пiдприємства чи вiд-повiдальна особа повинні видати працiвникові iншу трудову книжку (вкладиш до неї) з написом "Дублiкат" у правому верхньому кутку її першої сторiнки.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: "Звільнений у звязку з прогулом, п. 4 ст.40 КЗпП України".

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнений за власним бажанням у звязку з зачисленням до вищого навчальною закладу, ст. 38 КЗпП України".

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 - дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: "Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України"; у графі 4 - підстава - наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У випадку призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі "Відомості про призначення пенсії" трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа "Пенсію призначено". У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

Якщо працівник звільняється, всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" й "Відомості про заохочення" дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то, заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділ "Відомості про роботу" в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікаті трудової книжки вносяться на бажання працівника.

Якщо в поданих працівником документах, є відомості про переведення його на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться запис.

Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються назва, дата й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або вповноважені ними органи попередніх місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: "Видано дублікат", а книжка повертається працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Усі питання, повязані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням, виготовленням та обліком, регулюються постановою уряду та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок та вкладишів до них, затвердженою наказом Мінпраці, Мінюстиції, Мінсоціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. №58.

Трудовi книжки є цінними документами. Тому на пiдприємстві ведеться їх суворий облiк у відповідній документації: книзі облiку бланкiв трудових книжок i вкладишів до них та книзі облiку руху трудових книжок i вкладишів до них.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів. У цій книзі реєструють усі трудові книжки та вкладиші до них, прийняті від працівників, а також видані трудові книжки та вкладиші до них із записом серії та номера, підписані особою, котра прийняла зазначені документи чи заповнила їх.

Одержуючи трудову книжку в звязку зі звільненням, працівник розписується в цьому в особовій картці і в книзі обліку. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом керівника підприємства та круглою печаткою.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять всі операції, повязані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них. Обовязково зазначають серію та номер кожного бланку. Веде цю книгу, як правило, бухгалтерія підприємства.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них теж пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

Зберігають бланки трудових книжок і вкладиші до них у бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видають за заявкою під звіт особі, відповідальній за їх ведення. Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них та про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, додаючи прибутковий ордер каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладиші до них складають акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 р. №180.

Трудові книжки (дублікати), не одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років. Після закінчення зазначеного строку їх можна знищити у встановленому порядку.

Аналіз документування кадрової роботи

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі. Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.

ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

2.4 Аналіз стану програмно-технічного забезпечення процесів кадрової роботи


В Філії "УАК-1" користуються Internet для пошуку інформації про клієнта, електронною поштою відправки листа чи інший документ швидко і зручно. Internet використовують як засіб поштового звязку.

Internet - це всесвітня компютерна мережа, що обєднує різні мережі та окремі компютери. Вона забезпечує обмін інформації між компютерами, що входять до неї, незалежно від їх типу і використовуваної операції системи.

Доступ до Internet може отримати будь-який користувач компютера, на якому встановлені модем і необхідне ПЗ.

Internet надає багато послуг. Основними й найпопулярнішими з них є: електрона пошта.

Електрона пошта або e-mail - пошта - одна з перших служб, розроблених для Internet, і одна з найбільш широко використовуваних. Можна відправити один і той самий лист одразу кільком адресатам.

Для здійснення обміну інформацією між людиною та компютером до загальної схеми компютера були додані так звані периферійні пристрої. Частина цих пристроїв використовується для введення інформації в компютер. Ці пристрої називаються пристроями введення інформації. Друга частина - для виведення обробленої компютером інформації. Ці пристрої називаються пристроями виведення інформації. Пристроїв введення, призначений для введення в компютер даних і програм.

Не тільки клавіатура використовується для введення інформації в компютер, є й інші пристрої.

Сканер периферійний прилад потрібен в роботі за допомогою його можна з паперу швидко перенести інформацію на компютер за допомогою кількох натискань мишкою на потрібні комірки. Сканер - маніпулятор типу миші, трекбол є найпоширенішими пристроями введення графічної інформації до компютера.

Дуже поширеним пристроєм, що полегшує роботу користувача за компютером, особливо при використанні графічного режиму роботи дисплея, є миша. Миша - це пристрій, за допомогою якого можна керувати місцезнаходженням курсора на екрані дисплея і вибирати обєкти для подальшої роботи.

Пристрої виведення інформації на папір є принтери.

Принтери - призначені для друкування на папері інформації у вигляді символів - літер, цифр. Принтер - це пристрій, призначений для друкування на папері інформації, що виводиться з компютера. На підприємстві користуються лазерним принтером. Лазерні принтери забезпечують високу якість друку, однак пристрої для кольорового друку коштують порівняно дорого. Принцип дії:

лазерний промінь різної інтенсивності, що відповідає закодованому зображенню, змінює електричний заряд на світлочутливому барабані; барабан відповідно до ступеня електризації покривається фарбою-тонером і притискається до паперу тощо; зображення наноситься на папір і закріпляється нагріванням.

Програми для персональних комп'ютерів можна прозділити на три категорії:

прикладні програми, які забезпечують виконання необхідних користувачеві дій: редагування текстів, створення малюнків;

системні програми - виконують допоміжні функції, наприклад, копіювання інформації, видача довідкових даних про комп'ютер;

- інструментальні системи (системи програмування) - забезпечують створення нових програм для комп'ютера.

Операційна система - це програма, яка завантажується при вмиканні комп'ютера. Вона здійснює діалог з користувачем, управляє комп'ютером, його ресурсами, запускає інші (прикладні) програми на виконання. ОС надає користувачеві зручний засіб (інтерфейс) спілкування з пристроями комп'ютера.

Важливим класом системних програм є програми - драйвери .Вони розширюють можливості операційної системиз керування пристроями введення-виведення. За допомогою драйверів можна здійснювати підключення до комп'ютера нових пристроїв або нестандартне використання вже відомих пристроїв.

Програми - оболонки - забезпечують більш зручний спосіб спілкування користувача з комп'ютером, ніж за допомогою командного рядка DOS. Популярними програмами-оболонками є Norton Commander, XTree Pro Gold, PC Shell з комплекту PC Tools. Операційні оболонки спрощують створення графічних програм, пропонуючи для цього велику кількість зручних засобів і розширюючи можливості персонального комп'ютера. Популярною програмою є Microsoft Windows.

До системних програм можна віднести також допоміжні програми (утиліти). Різновиди утиліт: програми -пакувальники, програми для створення резервних копій інформації на дисках, антивірусні програми, комунікаційні програми, програми для діагностики комп'ютера, програми для оптимізації дисків, для динамічного стискання дисків та інші.

З прикладних програм найбільш широко використовують:

програми підготовки текстів (документів) на комп'ютері - текстові редактори;

- програми підготовки документів типографської якості - видавничі системи;

- програми обробки табличних даних - електронні таблиці або табличні процесори;

- програми обробки масивів інформації - системи управління базами даних (СУБД), які дозволяють керувати великими інформаційними програмами - базами даних. Вони забезпечують введення, пошук, сортування даних;

- графічні редактори - дозволяють створювати і редагувати малюнки на екрані комп'ютера;

- системи ділової та наукової графіки - для наочного зображення на екрані різних даних і залежностей за допомогою графіків, діаграм;

- системи автоматичного проектування (САП) - для креслення та конструювання різних механізмів за допомогою комп'ютера.


Розділ 3. Оптимізація документаційного забезпечення управління роботи з кадрами


3.1 Обґрунтування вибору автоматизованої системи управління кадрами в системі "Юнітех+"


Управління слід розглядати як цілеспрямований вплив, необхідний для узгодження спільної діяльності людей. Управління виникло й розвивалось спочатку як потреба в узгодженні дій для отримання запланованого результату діяльності людини.

Проте всю значимість управління можна зрозуміти найкраще не стільки аналізуючи управління індивідуальною діяльністю індивіда, скільки управління спільною діяльністю людей.

З часом людина зрозуміла, що спільною діяльністю можна досягти значно кращих результатів, ніж працюючи індивідуально.

До функції управління відносяться: прогнозування і планування, організація й контроль, координація й регулювання, активізація й мотивування, дослідження. Названі функції дають відповідь на запитання: що треба робити, щоб управляти. Склад їх отримання на підставі аналізу практичної діяльності менеджера. Ці функції реалізуються як в індивідуальних діяльності менеджера, так і в колективній роботі його команди або керуючої системи. Функції управління поєднують персонал управління із загальним змістом його діяльності.

Під управлінням персоналом слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників і працівників підрозділів систем управління персоналом підприємства, що включає розробку стратегії кадрової політики, концепцію, принципи й методи керування персоналом на підприємстві.

Автоматизованій системі управління кадрами ми пропонуємо розглянути програму "Юнітех+" на підприємстві Філії "УАК-1" АТ Українська автомобільна корпорація.

Програмне забезпечення для автоматизації кадрової роботи підприємства у всіх його аспектах. Системність і комплексний підхід при розробці Uniteh Human Resource Management дозволили створити програмний продукт, який забезпечує гнучкі налаштування під потреби кожного підприємства.

Кадрова служба, яке відповідає діючому законодавству України та містить підсистеми в програмі "Юнітех+":

ведення карток персоніфікованого обліку, ведення історії змін по карточці;

автоматичне формування наказів;

архів кадрових документів;

інформаційно-пошукова система для роботи з документами;

формування статистичної звітності;

система ведення штатного розкладу структури підприємства;

система обліку використання робочого часу табельний облік;

система планування відпусток на підприємстві;

система закритих для редагування та відкритих довідників (святкових днів, категорій персоналу, професій, кваліфікації, посад).


3.2 Характеристика автоматизованих систем управління кадрами


ТОВ "Юнітех+" - розробник та системний інтегратор великих корпоративних інформаційних систем, на українському ринку працює з 1992 року. Довготривалі терміни експлуатації розроблених та впроваджених інформаційних систем показують, що Компанія створює високотехнологічні програмні продукти та рішення, які забезпечують нашим клієнтам ефективну роботу інформаційних систем і дають можливість максимально використовувати переваги цифрового світу.

В рамках своєї діяльності " Юнітех+ " забезпечує повний цикл робіт: від послуг з аналізу бізнес-процесів, інформаційних потоків і консалтингу по їх оптимізації до впровадження та супроводження корпоративних інформаційних систем. Задачі, які приходиться вирішувати спеціалістам у ході виконання цих робіт, як правило характеризуються високою ступінню складності та стиснутими строками.

"Юнітех+" виявила себе як Компанія, що динамічно розвивається, яка використовує ефективні методи організації виробничого процесу, новітні перевірені технології та сучасні підходи до управління проектами, що послужило основою для міцного затвердження позицій Компанії на українському ринку виробників корпоративних інформаційних систем.

Замовниками " Юнитех+ " є цілий ряд державних, фінансових, торгівельних компаній та установ. Серед них Пенсійний Фонд України, АСК Укррічфлот , ЗАТ Утел, мережа магазинів Декор-Сервіс, Управління паспортної роботи МВС України, Укрпоша, ТОВ Акціонер - Річфлот - регістратор.

Ряд програмних продуктів розроблені у вигляді функціональних блоків ERP системи, що відповідає сучасній практиці управління великих західних кампаній :

Uniteh Human Resource Management система управління людськими ресурсами;

Uniteh Document Management система управління документообігом;

Uniteh Financial Billing фінансовий білінг, на основі якого розроблена система обліку фінансових зобовязань і платежів для районних управлінь Пенсійного Фонду України.

Аналітична система "Uniteh Quick result" дозволяє виконувати швидку аналітичну обробку величезної кількості записів з видачею готових результатів у вигляді звітів заданої форми або у вигляді конструктора запитів з багаторівневим групованням за параметрами.Аналітична система "Uniteh Quick Result" (далі - Uniteh QR) дозволяє виконувати швидку аналітичну обробку величезної кількості записів (декілька мільярдів) з видачею готових результатів у вигляді звітів заданої форми або у вигляді конструктора запитів з багаторівневим групованням за параметрами. Система дозволяє переглядати отримані звіти у вигляді таблиць і різних графіків, можливий експорт інформації в інші програми. Клієнтська частина системи має Web-інтерфейс. Вимоги до сервера не є надмірними і залежать від розмірів бази даних, що підлягають обробці.


.3 Опис технології по обробці кадрових документів в системі "Юнітех+"


Функції програми "Юнітех+" і особові картки працівників

Розглянемо створення програми "Юнітех+".Програма включає такі функції:

. Файл.

. Редагування.

. Картки.

. Документи.

. Облік часу.

. Планування.

. Підприємство.

. Навчання.

. Звіти.

. Сервіс.

. Вікна.

. Допомога.



Функції картки входить наступне: особова картка; картка інваліда; пенсійна картка; картка ЧАЕС; картки працівників, що працують за договорами.



Картки працівників, що працюють за договором входять: субєкти і договори.


Функція документи входять: наказ і статистична звітність.



Функція облік часу входить: табель, шаблон робочого часу, робочий календар v0.8, робочий календар v0.9.


Функція планування входять: відпустки працівників організації.



Відпустки підприємства. Вверхнч панель входить: файл, функції, документи, доповненя. Підприємство такі підструктури: Філія УАК-1; Апарат управління; служба головного інженера; бухгалтерія; магазин; додатковий огляд; бар-кухня; каса АЗС та магазин; АЗК-2; АЗК- ; АЗК-3; Сп. В м. Запоріжжя.


На екрані розміщено: дата розрахунку (показати); підрозділи першого рівня; назва підрозділу (Філія УАК-1).



Підприємство: структура підприємства.



Структура підприємства : дата розрахунку; підрозділи першого рівня; назва підрозділу і розділи підприємства.



Навчання входить: учбові центри; теми курсів; курси; слухачі; звіти.



Звіти: дні народження, однофамільці; випробувальний термін.



Сервіс: нагадуваня; активний філіал; настройки; реплікація даних v1.0.



Допомога: про грограму; інструкція користувача F 1; що нового?.



А на верхній панелі нажав на картки, висвітилось віконце браузер особових карток з прізвищем імям та по батькові робітника.



Нажав відповідно на прізвище робітника і висвітилась особова картка - проведена (редагування дозволено). А також ідентифікаційний код, анкетні дані, номер картки, фото, табельний номер, номер Трудової книжки і пункти які входять дані працівника по порядку, фотографія працівника.


Відповідно нажав на анкету працівника відкрилось віконце повні анкетні дані про робітника. Паспортні дані, ким виданий і рік, місце народження, адреса реєстрації, адреса проживання, стать, дата прийняття громадянства, ідентифікаційний код, примітка.



В пункті особові справи нажали на шосту строку освіта і показалось віконце з датою закінчення, дата диплома, категорія, спеціальність.



Нажали на останню освіту яку отримав працівник і висвітилось віконце (освіта - картка),назва учбового закладу, категорія освіти, вид навчання, кваліфікація за дипломом, номер, дата диплома і дата закінчення, код, назва, кваліфікаційний-освітній рівень, код, назва.



Натиснув курсором миші на пункт призначення працівника, у нас висвітлює віконце рік і дата прийняття на роботу і звільнення , назва посади.



Дата призначення, підстава, тип призначення, виконуючий обовязки, підрозділ, посада, закінчення випробувального строку, сума,умови прийняття на роботу і типи стажу.



В пунктах особова картка є трудова книжка працівника. Описується всі підприємства де працювали, дата прийняття, дата звільнення, назва підприємства, посада, причина звільнення.



Остання записі про місце попередньої роботи. Дата призначення, назва підприємства, посада, дата звільнення, причина звільнення.



Стаж роботи на підприємстві. Назва початкового стажу: безперервний. За професією: на даному підприємства; в структурі корпорації; загальний



Родина працівника підприємства, прізвище, імя, по батькові, рівень рідства.



Натиснув на клавішу на пункт листи непрацездатності і висвітилось віконце. Початок, припинення, причина.



Натиснув на строку остання непрацездатність висвітилось віконце листи непрацездатності. Серія, початок, номер лікарняного, початок і закінчення лікарняного, причина, тип лікарняного, відсоток оплати, оплачених днів, надходження лікарняного у відділ кадрів, продовжено листка непрацездатності, призначення.



Висновки


Ми в дипломній роботі в структурі документаційного забезпечення діяльності управління кадрами та проаналізувавши її на базі Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації, ми зробили висновок про те, що однією з основних частин є кадрова документація підприємства.

Документаційна діяльність відділу кадрів охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення кадрових документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу. Правильне ведення діловодства і організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора.

Основним нормативним документом, яким керується відділ кадрів при складанні та оформленні кадрової документації, є національний стандарт "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації. Вимоги до оформлення документів"(ДСТУ 4163-2003).

Начальник відділу кадрів Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації володіє знаннями сучасних стандартів, адже її посадові повноваження передбачають значний обєм робіт із кадрової документації.

Управління кадрами підприємства здійснюється з дотриманням вимог розробленої підсистеми уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах керування і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів.

Інформація на підприємстві є організованою та керованою. Потужний потенціал для забезпечення розвитку системи документальних комунікацій у даному напрямку створено завдяки сучасним технологічним досягненням. На їх базі здійснено комплексну автоматизацію кадрового діловодства, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання документів, чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами; правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів.

Дипломна робота складається з трьох розділів в яких ми розкрили систему автоматизоного управління роботи з кадрами.

. Принципи побудови роботи з кадрами та функціонування автомтизованих систем управління кадрами, а також призначення автоматизованих систем управління кадрами.

. Проаналізували управління кадрами в організації Філії "УАК-1" АТ Українська автомобільна корпорація. Напрямки діяльності та організаційну структуру підприємства, провели характеристику кадрової роботи, аналіз кадрової документації з допомогою державних стандартіав України.ї

. Провели аналіз документаційного забезпечення управління роботи з кадрами, обгрунтували вибор автомтизованої системи "Юнітех+", описали технологію обробки кадрої документації.

Виходячи з вищезазначеного можна підсумувати, що у дослідженні розглянуто структуру та функціональні особливості системи документаційного забезпечення діяльності управління кадрами Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації. Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в відділі кадрів. Під час проходження практики нами було запропоновано розробити шаблони таких документів як, заяви, накази. А також ми розробили електронну таблицю відділу кадрів.

Але завдяки автоматизацій деяких процесів керування персоналом офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам.


Список використаної літератури


1. Закон України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 року//Голос України - 1992.- 13 листопада - с. 3-5; Те саме//Відомості Верховної Ради України. 1992. - № 48. - с. 1447-1462.

. Закон України "Про захист інформації в автоматизованих системах" від 05 липня 94, №80/94 - ВР. - К., 1994.

3. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1994. - 53 с.

. ДСТУ 2732-2004. Діловодство й архівна справа. Термін та визначення понять. [Чинний від 2005-07-01]. - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - 33 с. - (Національний стандарт України).

. ДСТУ 3843-99Державна уніфікована система документація. Основні положення. [Чинний від 2000-07-01]. - К.: Держстандарт України, 200. (Державний стандарт України).

. ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. [Чинний від 2003-09-01]. - К.: Держстандарт України, 2003. - 21 с. - (Національний стандарт України).

. Бройдо В.Л. Офисная оргтехніка для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом "Филинь", 1998. - 424 с. ISBN 5- 89568-

-7.

. Данюк В.М., Кулаковська Л. П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. 2-ге вид. - К.: "Каравела", 2007. - 240 с. ISBN 966-8019-57-1.

. Державна мова і діловодство. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. - К.: "Довіра", 2003. - 624 с. ISBN 966-507-146-7.

. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 5-те вид. - К.: "Либідь", 2006. - 384 с. ISBN 966-06-0413-0.

. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Пихало В.Т. Управление персоналом: Учебное пособие для студентов экономических вузов и факультетов; под ред. Кибанова А.Я. - М.: " ПРИОР", 1998. - 512с.

. Ильина. О.П. Информационные технологи бухгалтерського учета. - СПб.: "Питер", 2001. - 688 с. ISBN 5-272-00182-6.

. Канавець Г.М., Паламар Л.М. Мова ділових паперів. Підручник. 3-тє вид., - К.: "Алерта", 2006. - 328 с. ISBN 966-8533-45-3.

. Королева Г.А. Автоматизированные информационные системы СAS, INIS, INSPEC, MEDLARS, NASA: НТИ. Сер.1. - 1998. - N8. - С. 28-34.

15. Костров А.В. Основы информационного менеджмента - М.: "ФИС", 2001. - 336 с.

16. . Кочеткова А.И. Основы управления персоналом. - М.: "ТЕСИС", 1999,

с.

17. Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів. Підручник 3-тє вид., стер. - К.: "Знання", 2006. - 331 с. - (Вища освіта XXI століття) ISBN 966-346-068-7.

. Немцов В.Д., Довгань Л.Є., Сініок Г.Ф. Менеджмент організації. - К.: ТОВ "УВПК" "Екс Об", 2000.

. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. - М.: "Дело", 1995, 323 с.

. Швецова-Водка Г.М. Документознавство: навч. посіб./Г. М. Швецова-Водка. - К.: "Знання", 2007. - 398 с. - (Вища освіта XXI століття). - ISBN 966-346-294-9.

. Шкатулка В.И. Настольная книга менеджера по кадрам - изд. 2-е, изд. и доп. - М.: "НОРМА", 2000, 390 с.

22. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: управление персоналом, управленческая психология, управление на предприятии. Учебник для сред. спец. учеб. - М.: Высш. шк., 1999. - 304с.


Додаток 1



Додаток 2



Додаток 3



Додаток 4



Додаток 5



Додаток 6



Додаток 7



Додаток 8



Додаток 9



Додаток 10



Додаток 11



Додаток 12



Додаток 13



6. Останнє місце роботи ________посада (професія) ______

7. Стаж роботи станом на "___"__________________20____р. Загальний ______днів______місяців _________років

що дає право на надбавку за вислугу років ______ днів _____місяців ________ років

. Дата та причина звільнення (скорочення штатів; за власним бажанням, за прогул та інші порушення, невідповідність

займаній посаді тощо) "___" ________________20___р. _____

. Відомості про отримання пенсії (у разі наявності вказати вид пенсійних виплат згідно з чинним законодавством)

_______________________

10. Родинний стан ________________



. Місце фактичного проживання (область, місто, район, вулиця, № будинку, квартири, номер контактного телефону, поштовий індекс)______________

. Місце проживання за державною реєстрацією _____________

____________ Паспорт: серія____ №_____________, ким виданий ___________________, дата видачі ___________________

ІІ. ВІДОМОСТІ ПРО ВІЙСЬКОВИЙ ОБЛІК

Група обліку ______________________________________ Придатність до військової служби ____________________

Категорія обліку __________________________________ Назва райвійськкомату за місцем реєстрації ___________

Склад ___________________________________________ Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання __

Військове звання __________________________________ ____________________________________________________

Військово-облікова спеціальність №___________________ Перебування на спеціальному обліку____________________


ІІІ. ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ (ЗА РАХУНОК ПІДПРИЄМСТВА-РОБОТОДАВЦЯ)



*Відповідно до Класифікатора професій ДК 003-2005, затвердженого наказом Держстандарту України від 26.12.2005 №375, з урахуванням позначки кваліфікаційного рівня (6 знаків, наприклад, код професії "муляр" - 7122.2).


V. ВІДПУСТКИВид відпустки За який періодДатаПідстава, наказ №початку відпусткизакінчення відпустки

Додаткові відомості ______________

Дата і причина звільнення (підстава) ________

Працівник кадрової служби _____________

(посада) (підпис) (ПІБ)

Підпис працівника _____ "____" __________ 20___р.

(дата)


Додаток 14


Д О П О Л Н Е Н И Е

к личному листку по учету кадров

ВОЙЦЕХОВСЬКИЙ ДМИТРО СТАНІСЛАВОВИЧ

1.Данные о работе после заполнения личного листка



ІІ. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка

В данном разделе производятся отметки об изменениях в следующих отчетных признаках: награждение, взыскание, партийность, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных (окружных), городских, районных выборных округах.



Додаток 15



Додаток 16



Додаток 17



Додаток 18


ТРУДОВИЙ КОНТРАКТ

"____" ____________ 200___р м. Київ

Сторони:

Роботодавець: ______

(повна назва юридичної чи ПІБ фізичної особи)

в особі __________________, діючого на підставі _____________________________, з однієї сторони, та

(посада та ПІБ) (статуту, довіреності, положення)

Працівник : гр._______________ _________з другої сторони

(прізвище, імя, по батькові),

уклали цей Контракт про наступне:

Працівник _________________________________приймається (наймається) на роботу до структурного підрозділу підприємства: _________________________

(цех, відділ, лабораторія тощо)

за професією (посадою)* ________________________________

(повне найменування професії, посади)

кваліфікацією _______________________________________

(розряд, кваліфікаційна категорія)

(*Запис робиться відповідно до Класифікатора професій і посад, тарифно-кваліфікаційних довідників професій, кваліфікаційних довідників посад.) кадри управління автоматизований документ

Працівнику встановлюється (не встановлюється) строк випробування

Тривалість строку випробування ____________________

Загальні положення

. Цей контракт є строковим трудовим договором. На підставі контракту виникають трудові відносини між працівником і підприємством, установою, організацією та громадянином, які з боку останнього реалізуються роботодавцем.

. Терміном "сторони" в цьому контракті позначаються роботодавець и працівник.

Обовязки сторін

. За цим контрактом працівник зобовязується виконувати роботу, визначену цим контрактом, а роботодавець зобовязується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством, колективним договором і угодою сторін.

. Працівник зобовязується (зазначаються основні характеристики роботи та вимоги до рівня її виконання: за обсягом виробництва (робіт), якістю продукції, що випускається (якістю обслуговування), рівня виконання норм та нормованих завдань, дотримання правил з охорони праці, строків її виконання тощо):

___________________

5. Роботодавець зобовязується організувати працю працівника, забезпечити безпечні і нешкідливі умови праці, обладнати робоче місце відповідно до вимог нормативних актів про охорону праці (зазначаються конкретні заходи щодо організації виробничого процесу, обладнанню робочого місця, підготовки та підвищенню кваліфікації працівника та забезпечення інших умов праці тощо):

_______________

6. Обовязок роботодавця щодо забезпечення умов роботи на робочому місці з зазначенням достовірних характеристик, компенсацій і пільг працівнику за роботу в небезпечних і шкідливих умовах праці:

_________________

Робочий час

. Працівник зобовязується виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку.

. Особливості режиму робочого часу (неповний робочий день, неповний робочий тиждень, погодинна робота тощо):_______________

Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника

. За виконання обовязків, передбачених цим контрактом, працівнику встановлюється: посадовий оклад (тарифна ставка, відрядна розцінка) у розмірі_____________ на місяць або у розмірі ______________ за 1 годину роботи;

надбавка (доплата та інші виплати) __________________________ у розмірі _____ % до тарифної ставки, (посадового окладу).

. У разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок йому встановлюється компенсація ____________

(вказати вид, розмір)

. Працівнику надається щорічна оплачувана відпустка тривалістю:

основна ___________ днів,

додаткова _________ днів.

До щорічної відпустки виплачується матеріальна допомога у розмірі _____

12. Додаткові пільги, гарантії, компенсації:

_______________

(за необхідності вказати, які з них надаються за рахунок коштів роботодавця)

Відповідальність сторін, вирішення спорів

. У випадку невиконання чи неналежного виконання обовязків, передбачених цим контрактом, сторони несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства та цього контракту.

. Спори між сторонами вирішуються в порядку, встановленому чинним законодавством.

. Інші умови: ______________

(за необхідності вказати інші умови, передбачені Положенням про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України N 170 від 19 березня 1994 р.).

Зміни, припинення та розірвання контракту

. Зміни та доповнення до цього контракту вносяться тільки за угодою сторін, складеною у письмовій формі.

. Цей контракт припиняється:

а) після закінчення строку дії контракту;

б) за згодою сторін;

в) з ініціативи роботодавця до закінчення строку дії контракту у випадках, передбачених законодавством (статтями 40, 41 КЗпП України) та цим контрактом;

г) з ініціативи працівника до закінчення строку дії контракту у випадках, передбачених законодавством (статтею 39 КЗпП України) та цим контрактом;

д) з інших підстав, передбачених законодавством.

. Додаткові підстави припинення та розірвання контракту, не передбачені чинним законодавством:

. ________________

2. __________________

3. _______________

При розірванні контракту з підстав, не передбачених чинним законодавством, звільнення провадиться за пунктом 8 статті 36 КЗпП України.

19. У разі дострокового припинення контракту з незалежних від працівника причин, у тому числі розірвання контракту працівником - з причин невиконання чи неналежного виконання роботодавцем зобовязань, передбачених цим контрактом або роботодавцем - з підстав, не передбачених чинним законодавством та цим контрактом, встановлюються відповідно додаткові гарантії та (або) компенсації моральної та матеріальної шкоди, заподіяної працівникові:

При достроковому розірванні контракту у разі невиконання неналежного виконання сторонами зобовязань, передбачених контрактом, він розривається з попередженням відповідної сторони за два тижні.

. За два місяці до закінчення строку чинності контракту він може бути за згодою сторін продовжений або укладений на новий строк.

Термін дії та інші умови контракту

. Строк дії контракту з _______________ до _______________

Контракт набуває чинності з моменту його підписання сторонами або ___________________________

23. Сторони можуть передбачати у контракті випадки конфіденційності умов цього контракту або окремих його частин:_______________

Конфіденційність контракту не поширюється на умови, врегульовані чинним законодавством, та щодо органів, які здійснюють контроль за їх додержанням.

. Умови цього контракту можуть бути змінені тільки за згодою сторін у письмовій формі.

. Цей контракт укладений в двох примірниках, які зберігаються у кожної із сторін і мають однакову юридичну силу.

Додатки до контракту ___________________

. Інші умови, повязані зі специфікою праці:

_____________________

Адреси сторін

. Відомості про роботодавця:

Повна назва підприємства, установи, організації або прізвище,імя, по батькові громадянина-підприємця ____________

Адреса ______________

Розрахунковий рахунок N в ________________

(N свідоцтва про реєстрацію громадянина-підприємця) ______ ______

. Відомості про працівника:

Домашня адреса: _________________________________________

Домашній телефон: ___________________________________

Службовий телефон: ______________________

Паспорт: серія ______ N ____________ виданий "__"___________19__ р.

_________

(вказати орган, що видав паспорт)

Підстава для пільг по оподаткуванню та інших пільг____________

(вказати відомості про кількість дітей, утриманців, інші підстави)

Роботодавець Працівник

______________________________ ___________________________

(підпис, ПІБ,, підпис) (підпис, ПІБ,, підпис)

"__"____________________ 19__ р. "__"____________________ 19__ р.


Додаток 19


І. Загальні положення

Посада:Начальник відділу кадрів.

Підрозділ:Апарат управління.

Місто роботи:Філія "УАК-1" АТ "Українська автомобільна корпорація"

1.1.Дана посадова інструкція визначає функціональні обовязки, права і відповідальність начальника відділу кадрів.

1.2.Начальник відділу кадрів належить до професійної групи "Керівники".

1.3.Призначення на посаду начальника відділу кадрів та звільнення з неї здійснюється наказом керівника підприємства з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю.

1.4.Підпорядковування начальника відділу кадрів.


Пряме підпорядковуванняДиректор.Додаткове підпорядковування-Робітника заміщаєОсоба яка призначена наказом директора підприємства.

У своїй діяльності начальник відділу кадрів керується чинним законодавством про працю, умовами колективного договору, правилами внутрішнього трудового розпорядку, цією посадовою інструкцією.

ІІ. Кваліфікаційні вимоги

Освіта та досвід:

·Повна або базова вища освіта відповідного напрямку підготовки (магістр, спеціаліст, або бакалавр);

·Післядипломна освіта в галузі управління;

·Стаж роботи в галузі управління персоналом за професією: для магістра або спеціаліста - не менше 2 років, бакалавра - не менше 3 років;

·Робота на компютері: програми Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel), Internet.

·Вміння користуватися оргтехнікою.

Особливі якості:

·дисциплінованість;

·відповідальність;

·привітність та постійна готовність допомоги;

·вміння працювати в колективі;

·cамомотивація та ініціативність;

·акуратність і організованість;

·висока культура спілкування, притаманна етика спілкування та трудових стосунків;

·стратегічне розуміння та загальний культурний кругозір;

·націленість на виконання;

·привабливий вид, гостинність, доброзичливість.

IIІ. Завдання та обов'язки

Начальник відділу кадрів:

1.Очолює роботу із забезпечення підприємства працівниками потрібних професій, спеціальностей і кваліфікації згідно з рівнем та профілем отриманої ними підготовки та ділових якостей.

2.Вирішує питання найму, звільнення, переведення працівників, контролює їх розстановку і правильність використання у підрозділах підприємства.

.Забезпечує приймання, розміщення молодих працівників згідно з одержаною в навчальному закладі професією і спеціальністю, спільно з керівниками підрозділів і громадськими організаціями здійснює проведення їх стажування та виховної роботи.

.Систематично вивчає ділові якості та інші індивідуальні особливості працівників підприємства з метою добору кадрів на заміщення посад, які входять у номенклатуру керівника підприємства і створення резерву на висування, здійснює контроль за його оновленням та поповненням, сприяє формуванню складу кадрів керівників із затвердженого резерву.

.Бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників, зарахованих до резерву, підготовці до роботи на керівних посадах.

.Бере участь в атестації, розробленні заходів щодо реалізації рекомендацій атестаційних комісій, визначає коло працівників, які підлягають черговій та повторній атестації, забезпечує підготовку необхідних документів.

.Організує своєчасне оформлення приймання, переведення і звільнення працівників згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства, облік особового складу, видавання довідок про теперішню і минулу трудову діяльність працюючих, збереження і заповнення трудових книжок та ведення встановленої документації з кадрів.

.Організує розроблення і реалізацію заходів, спрямованих на удосконалення керування кадрами на основі впровадження відповідної системи добору, розстановки кадрів, яка забезпечує відбір найбільш підготовлених працівників для ефективного виконання ними своїх обов'язків, профвідбір та профадаптацію кадрів, їх професійно-кваліфікаційне просування.

.Вживає заходів щодо удосконалення форм і методів роботи з кадрами.

.Визначає і узагальнює підсумки роботи з кадрами, аналізує причини плинності, прогулів та інших порушень трудової дисципліни, готує пропозиції щодо усунення виявлених недоліків, закріплення кадрів, вживає заходів щодо працевлаштування вивільнених працівників.

.Здійснює зв'язок з іншими підприємствами в питаннях добору кадрів.

.Організує табельний облік, складання і виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, розробляє заходи щодо поліпшення трудової дисципліни, зниження витрат робочого часу, контролює їх виконання.

.Забезпечує складання встановленої звітності з обліку особового складу та роботи з кадрами.

.Основними завданнями є організація і здійснення кадрової роботи в основу якої покладено принцип демократичного добору і просуванню по службі за діловими якостями та професійною компетентністю, постійне заохочення працівників до службової кар'єри, реалізація єдиної корпоративної політики.

.Готувати накази, розпорядження, плани навчань тощо з основної діяльності підприємства за погодженням з особами, відповідальними за певний напрямок діяльності, керуючись наказами та розпорядженнями Корпорації, основними положеннями державної системи діловодства, положеннями, інструкціями обліку особового складу тощо.

.Систематично вивчати ділові якості та інші індивідуальні особливості працівників підприємства з метою добору кадрів на заміщення посад, які входять у номенклатуру філіалу; брати участь у формуванні резерву кадрів та в організації їх навчання, підвищення кваліфікації.

.Формувати і вести особові справи працівників, навчання, відрядження тощо, вносити зміни, повязані з трудовою діяльністю, за допомогою Автоматизованої системи управління персоналом "Uniteh HRM".

.Готувати проект документів, що стосуються нагород і заохочень працівників.

.Заповнювати, вести облік і зберігати трудові книжки, визначати трудовий стаж, видавати довідки про теперішню і минулу трудову діяльність працівників.

.Складати графіки чергових відпусток працівників, вести їх облік та здійснювати контроль за їх дотриманням.

.Оформлювати документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства і їхнім сімям.

.Вивчати і узагальнювати підсумки роботи з кадрами, особливості переміщення, аналізувати причини плинності кадрів, прогулів та інших порушень трудової дисципліни, брати участь у розробленні заходів щодо їх усунення.

.Здійснювати контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і додержання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку.

.Вести облік порушень трудової дисципліни і громадського порядку, контролювати своєчасне прийняття адміністрацією відповідних заходів.

.Складати встановлену звітність про роботу з кадрами.

.Здійснювати оформлення, реєстрацію і зберігання господарських договорів.

.Здійснювати облік всіх військовозобовязаних і призовників філіалу.

.Організовувати проходження медогляду співробітниками філіалу.

.Організовувати своєчасне забезпечення працівників підприємства канцелярським приладдям та іншими необхідними для роботи засобами, в межах своїх повноважень.

.Забезпечувати своєчасне оброблення одержаної та відправленої кореспонденції, її доставку за призначенням, здійснювати контроль за її виконанням, видавати необхідні довідки щодо зареєстрованих документів; одержувати та розподіляти відповідно до напрямів роботи періодичні видання; вести облік всієї номенклатури справ.

.Приймати та відповідати на дзвінки, надавати вичерпуючу інформацію на питання клієнтів про розклад та основні напрями роботи філіалу.

.Контролювати та у разі необхідності брати участь у підготовці та проведенні ділових зустрічей, переговорів, відвідувань, святкових та поздоровних заходів.

.Виконувати інші обовязки за необхідністю.V. Права

Начальник відділу кадрів має право:

1.Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються діяльності відділу.

2.Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо покращання діяльності підприємства (відділу).

.Вимагати та отримувати від керівників структурних підрозділів підприємства та інших працівників необхідну інформацію.

.Вимагати від керівника підприємства (інших керівників) сприяння у виконанні обов'язків і реалізації прав, що передбачені цією посадовою інструкцією.

.В межах своєї компетенції підписувати та візувати документи.

.Здійснювати взаємодію з керівниками всіх структурних підрозділів підприємства.

.Вимагати створення відповідних умов праці згідно з вимогами інструкції по охороні праці та чинного законодавства про працю України.

.Вимагати від працівників філії виконання розпоряджень, наказів, інструкцій керівництва з питань, що передбачені даною інструкцією і входять у його компетенцію.

.Вимагати від особового складу філіалу дотримання норм чинного законодавства про працю та Правил внутрішнього трудового розпорядку.

.Вимагати від працівників філіалу необхідну інформацію, відомості і матеріали з тим, щоб якісно виконувати свої трудові обовязки.

.Вносити пропозиції щодо поліпшення роботи з кадрами, брати участь у спільній розробці посадових (робочих) інструкцій.. Відповідальність

Начальник відділу кадрів несе відповідальність:

1.За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

2.За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

.За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

.Відповідає за належне оформлення, обробку та зберігання документації з кадрового та загального діловодства.

.Відповідає за належне (повне, без помилок, своєчасне тощо) ведення баз даних в Автоматизованій системі управління персоналом "Uniteh HRM".

.Подання звітності по кадрам в Корпорацію, державні статистичні органи та бухгалтерію Філі].

.Відповідає за збереження комерційної таємниці та конфіденційних відомостей, які стали відомі в процесі роботи.

.Відповідає за знання і виконання правил по техніці безпеки та пожежної безпеки, правил норм по охороні праці, виробничої санітарії.

VI. Дисциплінарна відповідальність

За невиконання своїх обовязків та порушення дисциплінарних правил або не використання наданих прав - звільнення у відповідності до діючого законодавства.

Порушення, які тягнуть за собою дисциплінарні стягнення та анулювання контракту:

6.1. Крадіжка, допомога (сприяння) у крадіжці та шахрайстві, або спроба до здійснення таких дій. Це в рівній мірі відноситься, як до майна Корпорації, так і до ділових партнерів, членів обслуговуючого персоналу та клієнтів.

.2. Використання свого становища в Корпорації для вимагання подарунків, грошової винагороди або вимагати виконання будь-яких умов від клієнтів, постачальників, представників будь-яких фірм, ділових партнерів тощо.

6.3.Спілкування зі своїми друзями або родичами під час виконання своїх посадових обовязків.

6.4. Недотримання інструкцій по техніці безпеки, пожежній безпеці, правил і норм по охороні праці у приміщеннях та на території філіалу, включаючи паління у заборонених місцях.

.5. Недбале поводження з обладнанням Корпорації.

6.6.Зумисне псування майна Корпорації або власності іншого працівника.

6.7. Вживання алкоголю, наркотиків або ліків, що спричиняють стан близький до наркотичного або похмільного. Виявлення алкогольних напоїв у відкритій тарі серед особистих речей працівника.

.8. Систематичне запізнення на роботу, не вихід на роботу без поважної причини, рівне як і ненадання за час відсутності лікарняного листа або іншого підтверджуючого документу.

.9. Відсутність на робочому місці без попередження безпосереднього керівника понад 3 години.

6.10. Неналежне оформлення, обробка та зберігання документації з кадрового та загального діловодства та/або їх фальсифікація.

.11. Неналежне (неповне, з помилками, несвоєчасне тощо) ведення баз даних в Автоматизованій системі управління персоналом "Uniteh HRM".

6.12. Несвоєчасне подання звітності по кадрам в Корпорацію, державні статистичні органи та бухгалтерію філії.

.13. Безпричинна відмова виконання чи неналежне виконання своїх обовязків, передбачених даною інструкцією, трудовим договором, законами та іншими нормативними актами, які регулюють діяльність менеджерів по офісу.

6.14. Розголошення інформації, що є комерційною таємницею Корпорації та розголошення конфіденційних відомостей, які стали відомі в процесі роботи.

6.15. Здійснення кримінальних злочинів, які несуть шкоду репутації Корпорації та співробітникам.

VII. Матеріальна відповідальність

Повна матеріальна відповідальність встановлюється у відповідності до діючого законодавства України, трудовим договором (контрактом) та даною посадовою інструкцією, тільки за згодою працівника, яка не повинна базуватися на омані.

Працівник несе повну матеріальну відповідальність за:

7.1. Не забезпечення збереження майна, інших цінностей, які отримані працівником під звіт за разовою довіреністю або іншими разовими документами.

.2. Шкоду, що спричинена діями, які містять ознаки кримінально караних злочинів.

.3. Шкоду, що спричинена діями працівника у стані алкогольного чи наркотичного спяніння.

.4. Шкоду, заподіяну нестачею, з умисним знищенням чи псуванням матеріальних цінностей, обладнання тощо, виданих підприємством працівнику для використання.

.5. Шкоду, заподіяну при виконанні посадових обовязків.

При заподіянні підприємству матеріальної шкоди діями, які передбаченні в п.7.1 - 7.5 даної інструкції працівник зобовязаний відшкодувати її у повному обсязі.

7.6. Працівник несе повну матеріальну відповідальність за шкоду, яка заподіяна підприємству, незалежно від притягнення працівника до інших видів відповідальності (дисциплінарної, адміністративної, кримінальної) та застосування до нього інших заходів матеріального впливу (нарахування премії за результатами праці тощо).

.7. Працівник несе матеріальну відповідальність за пряму дійсну шкоду.

.8. До працівника не може бути застосована матеріальна відповідальність за шкоду, яка відноситься до категорії нормального виробничо-господарського ризику, за шкоду, яка заподіяна у стані крайньої необхідності, а також за недоотримані доходи.

VIIІ. Начальник відділу кадрів повинен знати:

1.Постанови, розпорядження, накази, методичні, нормативні та інші керівні матеріали щодо роботи з кадрами, обліку особового складу.

2.Перспективу розвитку галузі і підприємства, основні технологічні процеси виробництва продукції підприємства.

.Порядок розроблення планів комплектування підприємства кадрами.

.Положення про порядок призначення та виплати державної допомоги, порядок оформлення приймання, переведення і звільнення працівників, ведення і зберігання їх трудових книжок і особових справ, оформлення пенсії працівникам підприємства і їх сім'ям.

.Організацію табельного обліку, методи обліку просування кадрів.

.Порядок складання встановленої звітності.

.Основи профорієнтаційної роботи.

.Основи соціології, психології праці, економіки, організації виробництва і управління.

.Трудове законодавство.

.Правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та пожежної безпеки.

IХ. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

1.За відсутності начальника відділу кадрів його обов'язки виконує заступник (за відсутності такого - особа, призначена у встановленому порядку), який набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

2.Для виконання обов'язків та реалізації прав начальник відділу кадрів взаємодіє:

З керівником підприємства:

Отримує: накази, розпорядження тощо з основної діяльності та накази, розпорядження, стратегічні плани і цілі щодо особового складу (у питаннях організаційної структури, підбору, розстановки та розвитку (навчання) персоналу, оцінки діяльності персоналу (атестації), мотивації персоналу тощо).

Надає: звіт про роботу з персоналом на підприємстві встановленої форми, план підбору (практики, стажування) персоналу, план навчання та атестації персоналу та інші документи, які стосуються як основної діяльності підприємства, так і особового складу.

З головним бухгалтером:

Отримує: необхідні дані про фонд оплати праці тощо для складання звітності, довідки про заробітну плату для оформлення пенсій, іншу інформацію, яка необхідна у кадровій роботі.

Надає: відомості про прийом на роботу, переведення та звільнення працівників, графік відпусток, оперативну інформацію про якісний склад і чисельність працюючих, з них пенсіонерів, інвалідів; табель обліку робочого часу.

З департаментом по роботі з персоналом АТ "Українська автомобільна корпорація":

Отримує: методичні рекомендації щодо ведення кадрової роботи, загального діловодства, корпоративні стандарти Корпорації тощо.

Надає: статистичні та інші звіти про роботу з персоналом в електронному та паперовому вигляді, копії особових справ персоналу, що належать до номенклатури АТ "Українська автомобільна корпорація" та інші документи за вимогою в установлені строки.

Х. Заохочення

1.Постійна (фіксована) оплата за працю встановлюється по посадових окладах згідно з штатним розписом.

2.Преміальна доплата (премія) здійснюється згідно Положення про преміювання

ХІ. Порядок затвердження та зміни цієї інструкції

Інструкція затверджена директором Філії "УАК-1" і може бути змінена у звязку зі змінами організації праці та виробництва або настання строку ревізії.

З інструкцією ознайомлений(а),

ніяких заперечень і доповнень не маю:


№ з/пПрізвище, ім´я, по батьковіПосада, місце роботиДата ознайомленняПідпис працівникаПримітка


Теги: Система автоматизованого управління роботи з кадрами (на прикладі Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації)  Диплом  Менеджмент
Просмотров: 37005
Найти в Wikkipedia статьи с фразой: Система автоматизованого управління роботи з кадрами (на прикладі Філії "УАК-1" АТ Української автомобільної корпорації)
Назад