Анализ деятельности ООО "Астор"

Содержание

Введение

1. Характеристика предприятия

2. Организационная структура предприятия

3. Анализ стратегий и целей организации

4. Обследование бизнес-процессов организации

4. Документооборот

5. Концептуальное моделирование

6. Анализ программного, технического и телекоммуникационного обеспечения организации

7. Характеристика выполняемых работ

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Основной целью практики является знакомство с экономическими объектами и информационными системами, закрепление на практике теоретических знаний, полученных в университете, подготовка к осознанному пониманию содержания работы по специальности.

Основные задачи, требующие решения на производственной практике:

.Изучение деятельности и аналитическая оценка организации как объекта информатизации;

2.Изучение организационной структуры организации, особенностей ее функционирования, представление организационных структур в виде схем;

.Изучение бизнес-процессов, имеющих место в организации;

.Анализ функций организации и её отделов, выявление функциональной структуры подразделений, представление функциональных структур в виде схем;

.Изучение новых технологических средств, в экономических информационных системах, применяемых в организации;

.Приобретение навыков обслуживания вычислительной техники и вычислительных сетей;

.Приобретение навыков работы с локальными и глобальными вычислительными сетями;

.Приобретение практических навыков работы на конкретных рабочих местах.

услуга миссия бизнес процесс

1. Характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью Астор является коммерческой организацией. Место нахождение фирмы: 355000, РФ, Ставропольский край, г. Ставрополь, ул. Доваторцев 44ж, офис 43, бизнес центр Арбат Плаза.

ООО фирма Астор - динамично и уверенно развивающаяся компания. Специализация компании - предоставляет полный спектр консалтинговых, экспертных и финансовых услуг по участию компаний в тендерах любого уровня сложности. Сопровождает потенциальных участников государственных, муниципальных и коммерческих тендеров более 3 лет.

Тендорный отдел сформированным на базе компании, позволяет сократить расходы, связанные с участием в государственных закупках.

Уделяется большое внимание изучению новых технологий и повышению квалификации сотрудников, поэтому предоставляются клиентам только самые актуальные и самые оптимальные решения.

Клиенты - предприятия сферы малого и среднего бизнеса, государственные и муниципальные учреждения, расположенные на территории города Ставрополя и близлежащих городов Ставропольского края. Используется индивидуальный подход к каждому клиенту, делая акцент на долгосрочное сотрудничество, что подразумевает высокое качество обслуживания.

2. Организационная структура предприятия

Персонал компании ООО Астор составляет 10 человек. Предприятие состоит из 4 отдела, при этом компанию возглавляет директор. Численность и состав сотрудников в разрезе отделов, а также функции отделов представлены в таблице.

Таблица 1 - Структура и функции отделов компании.

Наименование ЧисленностьСоставФункцииБухгалтерия1Бухгалтер Бухгалтерский учет компанииТендорный отдел4Начальник, 3 сотрудникаПодготовка технической части тендорной документацииОтдел консалтинга3Начальник, 2 сотрудникаРазработка стратегии и концепции, создание и поддержка отраслевых баз данныхАдминистративно-хозяйственный отдел22 сотрудникаВедение учета расходования канцелярских принадлежностей, расходных и других материалов, ведение установленной отчетности.

Рисунок 1 - Организационная структура предприятия.

Общее руководство компанией осуществляет директор. К компетенции директора относятся все вопросы текущей деятельности. Он действует без доверенности от имени компании и представляет его интересы.

Директор компании:

·Осуществляет оперативное руководство работой, несет ответственность за деятельность компании;

·Представляет годовой отчет о выполнении финансового плана и годовой баланс не позднее трех месяцев после окончания финансового года;

·Применяет меры поощрения работников и налагает на них взыскания в соответствии с правилами внутреннего распорядка;

·Принимает решения по оперативным вопросам внутренней деятельности общества;

·Открывает счета в финансово-кредитных учреждениях;

·Издает приказы, инструкции, распоряжения, дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества;

·Разрабатывает и утверждает правила внутреннего трудового распорядка;

·Утверждает штаты, выдает доверенности;

·Принимает решение о продаже, сдаче в аренду, в залог и ином распоряжении имуществом, составляющем до 50% активов компании.

Бухгалтерия выполняет функции по ведению бухгалтерского учета на предприятии, отражению хозяйственных операций, оформлению первичной документации, сдаче финансовой и налоговой отчетности в государственные органы и фонды.

Тендорный отдел. Тендер менеджер общается с заказчиками, организаторами конкурса, работает с внешними поставщиками и подразделениями компании для получения расценки (коммерческих предложений), подготавливает техническую часть тендерной документации.

Отдел консалтинга. Разрабатывает стратегии и концепции, создает и поддерживает отраслевые базы данных.

Административно-хозяйственный отдел:

·Оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг; получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых офисных материалов, соответствующего оборудования; обеспечение ими структурных подразделений. Обеспечение работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.

·Ведение установленной отчетности.

·Организация работы секретариата. Информационная поддержка персонала, организация курьерской связи или взаимодействия с курьерскими службами.

·Организация работ и контроль состояния, внутреннего оформления, чистоты и уборки помещений, зон общего пользования, прилегающей территории, озеленения, праздничного оформления помещений.

Контроль состояния рабочих мест сотрудников. Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса.

3. Анализ стратегий и целей организации

Миссия компаний ООО Астор заключается в повышении конкурентоспособности компании за счет предоставления высококачественных услуг, ориентированных на клиента.

Основными ценностями организации являются:

.Сотрудники;

2.Репутация;

.Имя;

.Отношения с партнерами и клиентами;

.Технологии.

Все цели ООО Астор можно классифицировать по 3 направлениям:

) Стратегические:

·Увеличение прибыли;

·Достижение устойчивости;

2) Тактические:

·Увеличение номенклатуры услуг;

·Повышение квалификации сотрудников;

·Создание филиалов в регионах;

·Увеличение предоставляемых услуг;

3) Оперативные:

·Расширение клиентской базы;

·Удержание старых клиентов;

·Удержание ключевых сотрудников;

·Улучшение качества обслуживания.

Рисунок 2 - Дерево целей организации.

Для наглядности на рисунке изображено дерево целей группы компаний ООО Астор. В таблице привели цели организации и показатели их достижения.

Таблица 2 - Цели компании и показатели их достижения.

ЦельПоказателиФинансыСтать лидером рынка закупок - Рыночная доля Прибыль Объем оказанных услугУвеличение заказов - Объем прибыли на сотрудника Трудоемкость оформления договора Трудоемкость подготовки предложенийПовышение эффективности использования ресурсов - Доходность на сотрудника (общая) Доходность на сотрудника (по отделам) Обучение и развитиеПовышение квалификации сотрудников - Доходность на сотрудникаСоздание филиалов в регионах - Индекс присутствия в целевых регионах Объем прибыли по филиаламУвеличение номенклатуры услуг - Количество направлений деятельности ПрибыльУдержание ключевых сотрудников - Индекс текучести кадровВнедрение новых технологий - Индекс ИТ-поддержки процессаОтношения с клиентамиУдержание старых клиентов - Прибыльность клиентаРасширение клиентской базы - Индекс расширения клиентской базы в регионах Прибыльность клиента (по регионам) Улучшение качества обслуживания - Индекс удовлетворенности клиентов

4. Обследование бизнес-процессов организации

Бизнес-процессы, имеющие место в организации можно классифицировать на 4 группы: основные, обеспечивающие, бизнес-процессы управления и бизнес-процессы развития.

Основные бизнес-процессы - непосредственно ориентированные на производство продукции, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода для предприятия. К ним относятся:

·Участие в торгах:

¾мониторинг опубликованных на официальных сайтах заказы;

¾техническое сопровождение, подготовка документации;

¾подготовка коммерческого предложения;

¾финансовое обеспечение участия в торгах;

¾защита интересов компании в ходе торгов;

¾заключение государственного контракта;

¾поставка продукции по контракту;

·Сопровождение компаний участвующих в торгах:

¾содействие в получении и оформлении эцп и аккредитация на электронных торговых площадка;

¾введение заявок на закупку;

¾оказание консультации компании в электронных аукционах;

¾предоставление интересов компании сотрудниками нашей компании;

Обеспечивающие бизнес-процессы предназначены для обеспечения выполнения основных бизнес-процессов. К ним относятся:

·административное обеспечение;

·ИТ-обеспечение и связь;

·обеспечение безопасности;

·юридическое обеспечение;

Бизнес-процессы управления охватывают весь комплекс функций управления на уровне текущих действий и бизнес-системы в целом. К ним относятся:

·отчетность о проделанной работе;

·контроль удовлетворенности клиентов;

·анализ финансовых показателей;

·составление финансовой и бухгалтерской отчетности;

·мониторинг рынка;

·начисление и выплата зарплаты сотрудникам;

·прием новых сотрудников на работу.

Бизнес-процессы развития - процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий. К ним относятся:

·поиск клиентов;

·обучение собственных специалистов;

·поиск новых методик обучения;

·поддержка Интернет-проекта.

Для наглядного представления бизнес-процессы, протекающие в компании, изображены на рисунке.

Рисунок 3 - Классификация бизнес-процессов предприятия.

Опишем бизнес-процессы компании в нотации IDEF0 с декомпозицией уровня, воспользовавшись программным продуктом "IDEF 35".

Рисунок 4 - Контекстная диаграмма "Деятельность компании".

Рисунок 5 - Декомпозиция компании.

4. Документооборот

Таблица 3. Документы входящие.

№ДокументКуда поступаютСпособ получения1Локально сметный расчетБухгалтерия, тендорный отделБумажный документ2Протокол рассмотрения заявкиТендорный отделБумажный документ, электронный документ3Протокол подведения итогов открытого аукциона в эл. формеТендорный отделБумажный документ, электронный документ4Платежный счетБухгалтерияБумажный документ5Договор оказания услугБухгалтерияБумажный документ6АктБухгалтерияБумажный документ, электронный документ7Товарная накладнаяБухгалтерияБумажный документ, электронный документ

Таблица 4. Документы исходящие.

№ДокументыОткуда поступаютСпособ получения1Коммерческое предложениеТендорский отделБумажный документ, электронный документ2Договор оказания услугБухгалтерияБумажный документ3Разделительная ведомостьБухгалтерияБумажный документ4Отчетность (в налоговую службу, пенсионный фонд и т. д) БухгалтерияБумажный документ

Таблица 5. Документы внутренние

№ДокументыОтветственные за ведениеСпособ получения1Приказ о начисленииБухгалтерияБумажный документ2ДоверенностьОфис-менеджер, директорБумажный документ3Журнал регистрацииОфис-менеджерБумажный документ4Протокол о назначенииДиректорБумажный документ

5. Концептуальное моделирование

В компании существует несколько отделов, в качестве идентификатора выступает Номер_отд. Отделы обязательно возглавляет начальник отдела, имеющий идентификатор Табельный_номер. Он же руководит сотрудниками, также имеющими Табельный_номер. Начальник отдела, в свою очередь, подчиняется директору, имеющему, как и все сотрудники Табельный_номер. Сотрудник обязательно входит в состав одного из отделов. Один или несколько сотрудников работают в кабинете, который также имеет свой Номер_каб. Один или несколько кабинетов находятся в здании, имеющем свой Код_здания.

Какой-либо клиент, имеющий идентификатор Код_клиента, может осуществить заказ, имеющий идентификатор Код_заказа. Один или несколько заказов может выполнять один сотрудник или их группа. При своей работе сотрудник может использовать технику, которая имеет сой Код_технки, и обязательно имеет свой тип с идентификатором Код_типа.

На основе вышеизложенного можно определить следующие сущности:

·Начальник_отдела;

·Директор;

·Сотрудник;

·Отдел;

·Кабинет;

·Здание;

·Клиент;

·Заказ;

·Техника;

·Тип.

После определения сущностей можно определить предварительные связи между ними. Компоненты ER-модели, имена сущностей и их связи представлены в таблице.

Таблица 6 - Компоненты ER-модели.

СущностьСвязьСвязностьСущностьНачальник_отделаВозглавляет1: 1ОтделНачальник_отделаРуководит1: МСотрудникНачальник_отделаПодчиняетсяМ: 1ДиректорСотрудникВходитМ: 1ОтделСотрудникРаботаетМ: 1КабинетКабинетНаходитсяМ: 1ЗданиеКлиентОсуществляет1: МЗаказСотрудникВыполняетМ: МЗаказСотрудникИспользуетМ: МТехникаТехникаИмеетМ: 1Тип

На основе вышеизложенного построим ER-диаграмму.

Рисунок 6 - Полная ER-диаграмма.

. Анализ программного, технического и телекоммуникационного обеспечения организации

В распоряжении ООО Астор имеется 5 компьютеров - 1 стационарный ПК и 4 ноутбука. Все компьютеры, находящиеся на рабочих местах специалистов организации и имеют одинаковые параметры, которые представлены в таблице.

Таблица 7 - Описание конфигураций рабочих станций.

Тип компьютераКол-воОСПроцес-сорОЗУВинчес-терФайл. систе-маСтационарный ПК1Windows XP2400 Гц1 Гб200 ГбNTFSНоутбук4Windows 72000 Гц1 Гб160 ГбNTFS

Таблица 8 - Дополнительное компьютерное оборудование.

ТипМодельКоличествоМФУ лазерныйCanon MF44301ФаксPANASONIC KX-FC2581ПроекторViewSonic PJ6781КонцентраторD-LINK DES 1008D 8-PORT4МаршрутизаторCISCO HWIC-4ESW1

Таблица 9 - Пакеты прикладных программ.

НаименованиеОбласть примененияMicrosoft Office 2007Работа с текстовыми и табличными документами1С Бухгалтерия 7Работа с бухгалтерской отчетностью, конфигурирование для коммерческих целейКриптоПро CSP 3.6Для работы с ЭЦП (электронной цифровой подписью) <#"center">7. Характеристика выполняемых работ

За всё время прохождения производственной практики я достаточно хорошо ознакомилась с деятельностью предприятия и сумела применить свои теоретические знания на практике.

В первую неделю прохождения практики я ознакомилась в целом со сферой деятельности предприятия, его структурой, познакомилась с коллективом и с производством. Я ознакомилась с документами, с помощью которых оформляются все поступающие заказы, как составляются заявки на них, какие выписываются документы.

В последующие дни я принимала участие в принятии заказов и собственноручно оформляла заказы, составляла заявку и сопутствующие документы по поручению руководителя.

Также стоит отметить, что в число моих обязанностей входила работа с корреспонденцией отдела: подготовка исходящей корреспонденции (отправка писем, каталогов), обработка входящей. Благодаря деятельности компании за время прохождения практики я получил навыки делового общения. В наше время большое значение приобретает деловая переписка и телефонные переговоры. От того, насколько правильно специалист будет общаться с клиентами и партнерами компании, зависит успех и процветание бизнеса.

Еще одним немаловажным моментом является мониторинг опубликованный на официальных сайтах заказов. Так, в частности, я для себя открыла ранее неизвестный мне сайт #"center">Заключение

Результатом прохождения производственной практики является решение следующих задач:

.Изучена деятельность организации;

2.Изучена организационная структура организации, особенности ее функционирования, организационные структуры представлены в виде схем;

.Произведен анализ функций организации, её отделов, выявлена функциональная структура подразделений;

.Изучены бизнес-процессы организации;

.Изучены новые технологические средства, применяемые в организации;

.Приобретены навыки обслуживания вычислительной техники и вычислительных сетей;

.Приобретены практические навыки работы на рабочем месте специалиста отдела.

По результатам обследования можно сделать следующие выводы:

·Компания ООО Астор специализируется на предоставлении консалтинговых услуг, экспертных и финансовых услуг по участию компаний в тендерах.

·Персонал компании Астор составляет из 10 человек. Предприятие состоит из 4 отделов, при этом компанию возглавляют директор.

·Общее руководство компанией осуществляет директор, который. К компетенции директора относятся все вопросы текущей деятельности. Он действует без доверенности от имени компании и представляет его интересы.

·Миссия заключается в повышении конкурентоспособности компании за счет предоставления высококачественных услуг, ориентированных на клиента.

·Основными ценностями организации являются: сотрудники, репутация, имя, отношения с партнерами и клиентами, технологии.

·Стратегическими целями компании являются: увеличение доли на рынке, увеличение прибыли, достижение устойчивости.

При анализе компьютерного, программного и телекоммуникационного обеспечения выявилось следующее:

·В организации установлено 1 стационарный компьютер с операционной системой Windows XP, и 4 ноутбука с операционной системой Windows 7, с лицензионным программным обеспечением;

·Среди установленных программ есть программы общего пользования и специфические бухгалтерские и финансовые программы;

·Среди дополнительно компьютерного оборудования имеется 1 многофункциональное устройство, 1 сканер, 1 проектор.

Список используемой литературы

1.Устав предприятия.

2.Документация компании.

3.<http://oooastor.ru/>