Автоматизация документирования деятельности страховой компании "Макс"

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

Автоматизация документирования деятельности страховой компании «Макс»

Реферат

В ходе выполнения курсового проекта была разработана система автоматизации делопроизводства и документооборота для отдела кадров страховой компании «Макс» Пензенский филиал.

Цель проектирования: автоматизация документооборота организации.

В результате выполнения курсовой работы был проанализирован состав подразделений организации, их взаимосвязь; а также документы, которые создаются в отделе кадров.

Процесс выполнения курсового проекта состоял из следующих этапов:

ØТехнико-экономический анализ создания АРМ.

ØРазработка структуры САДД.

ØРазработка внемашинного и внутримашинного обеспечения САДД.

ØРазработка программного обеспечения САДД.

ØПодготовка руководства пользователя для АРМ.

Итогом курсового проектирования является база данных, разработанная в Access 2003, предназначенная для автоматизированного документооборота организации.

Содержание

Введение

. Анализ объекта проектирования

.1Структура страхового отдела

.2Деятельность работников страхового отдела

.Разработка структуры САДД

.Разработка технического задания. Технико-экономическое обоснование проекта

.Разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД

.1Проектирование структуры БД

.2Создание отношений внутримашинной БД

.Руководство пользователя

Заключение

Список литературы

Введение

В настоящее время значительное увеличение объемов информации и внедрение в связи с этим компьютерных технологий порождают повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания во всех учреждениях, организациях и фирмах.

Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. Необходимо подчеркнуть, что информация, содержащаяся в документах любой организации или фирмы, является важнейшим управленческим ресурсом, и от того, насколько эффективно организовано использование этого ресурса, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, конечный результат деятельности фирмы.

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) - важнейшая функция в деятельности фирмы. Организация ДОУ обычно возложена на соответствующую службу, это может быть управление делами, общий отдел, отдел делопроизводства и информационного обеспечения, канцелярия, секретариат. Эти службы находятся в непосредственном подчинении руководителя.

ДОУ в любой организации основывается на нормативно-методической базе, которая регулирует все уровни управления.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы.

1. Анализ объекта проектирования

Страхование - это отношения по защите интересов физических и юридических лиц РФ, субъектов РФ и муниципальных образований при наступлении определенных страховых случаев за счет денежных фондов, формируемых страховщиками из уплаченных страховых премий (Страховых взносов), а также за счет иных средств страховщиков.

Страховая деятельность - это сфера деятельности страховщиков по страхованию, перестрахованию, взаимному страхованию, а также страховых брокеров по оказанию услуг, связанных со страхованием.

Цель организации страхового дела - обеспечение защиты имущественных интересов физических и юридических лиц РФ, субъектов РФ и муниципальных образований при наступлении страховых случаев.

Компания демонстрирует устойчивые темпы роста по основным страховым и финансовым показателям. Динамика развития системы страхования и полученные результаты подтверждают, что компания уверенно сохраняет высокие позиции среди российских страховщиков.

Ежегодно в компании «Макс» проводятся конкурс «Лучший по профессии». Участие принимают сотрудники, имеющие стаж

в компании не менее полугода, занимающие должность: специалист/ведущий специалист/главный специалист. Конкурс проводится в течение года.

1.1Структура страхового отдела

Каждая организация имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.

Пензенский филиал СК «Макс» имеет линейную структуру, которая представлена в приложении А.

При этой организации каждый исполнитель имеет вышестоящего начальника. Он получает приказы только от него, что даёт чёткое распределение ответственности и полномочий и помогает избежать противоречивых указаний от нескольких начальников.

1.2Деятельность работников страхового отдела

Каждый работник организации имеет определённое место в иерархии персонала, определённые функции, права и обязанности. На основе структуры можно выделить функции служащих данной организации.

Начальник отдела

Øорганизует и непосредственно отвечает за работу страхового отдела;

Øорганизация, планирование и проведение технической учебы

Øв отделе со страховыми агентами, штатными сотрудниками;

Øурегулирование убытков;

Øподбор кадров, кадровая отчетность;

Øработа с юридическими лицами, развитие клиентской базы;

Øработа с банками, заключение залоговых договоров.

Бухгалтер

Øведение программы 1С-Таисса;

Øведение главной книги, журналов с №1-5;

Øсоставление месячной, квартальной, годовой отчетности;

Øведение оборотных ведомостей по счетам.

Его деятельность регламентируют платежные документы, акты, заявления, страховые полиса.

Экономист по выплатам

Øаналитическая и статистическая отчетность;

Øрегистрация актов на выплату по имущественным видам страхования и разноска выплат в базу АПМ-страховщика;

Øвыверка базы и составление приложений по результатам выверки, сверка базы с данными бухгалтерии.

Экономист работает с журналами по выплатам по имущественным и личным видам страхования.

Операционист

Øосуществляет проверку страховых документов и квитанционного материала на соответствие отчету агента;

Øосуществляет ввод данных по страховым документам.

Øвыявляет ошибки в оформлении страховых документах агентами с использованием функционала программного обеспечения;

Øинформирует агентов и менеджеров по работе с агентами

Øо выявленных ошибках и допущенных нарушениях в страховых документах;

Øформирует отчеты для связок данных операционного учета

Øс данными бухгалтерии.

Менеджер по работе с агентами

Øулучшение структуры портфеля агентской группы;

Øфинансовое, оперативное планирование деятельности агентов;

Øпоиск, подбор новых агентов для работы;

Øорганизация деятельности агентской группы;

Øстимулирование агентских продаж в части;

Øконтроль за деятельностью агентов.

Менеджер по офисным продажам

Øвыполнение индивидуальных планов продаж;

Øосуществление операций по заключению с физическими лицами договоров страхования на территории офиса продаж

Øпоиск и привлечение новых клиентов в офис продаж;

Øпредоставление клиентам необходимой информации

Øо страховании.

Менеджер по корпоративным продажам

Øорганизует и непосредственно отвечает за работу

Øс юридическими лицами;

Øпродажа полисов юридическим лицам по ОСАГО и основному бизнесу;

Øувеличение клиентской базы юридических лиц.

Его деятельность основана на оформлении страховых полисов и договоров.

Андеррайтер

Øоценка риска при страховании;

Øурегулирование убытков по имущественным видам страхования.

Работает со страховыми полисами, договорами и документами, подтверждающие страховой случай.

Начальник центра регулирования убытков

Øорганизует и контролирует процесс урегулирования убытков на межрайонном уровне;

Øорганизует осмотр поврежденного имущества при ДТП;

Øпредоставляет документы в ЦУУ для принятия решения

Øна выплату страхового возмещения.

Его деятельность регламентируют документы из ГАИ и акты.

Таблица 1 - Взаимосвязи подразделений

Элемент системы управленияАтрибуты элементаСвязиАтрибуты связи12341. Начальник страхового отделаРабота с юридическими лицами, развитие клиентской базы Кадровая отчетность Урегулирование убытковЮридические лица Бухгалтер Экономист по выплатамСтраховые полиса Приказ Запрос2. БухгалтерСоставление месячной, квартальной, годовой отчетности Составление отчетности по кадрамБанк Начальник страхового отделаКвитанции Отчет3. Экономист по выплатамАналитическая и статистическая отчетность Регистрация страховые случаиНачальник страхового отдела КлиентыОтчет Квитанции4. ОперационистИнформирует и менеджеров по работе с агентами о выявленных ошибках и допущенных нарушениях в страховых документах Выявляет ошибки в оформлении страховых документах Формирует отчеты для связок данных операционного учета с данными бухгалтерии. Менеджер по работе с агентами Начальник страхового отдела Бухгалтер Отчет Страховые документы, заявление Отчет5. Менеджере по работе с агентамиФинансовое, оперативное планирование деятельности агентов Поиск, подбор новых агентов для работы Контроль за агентамиАгенты Начальник страхового отдела ОперационистДоговор Заявление Отчет6. Менеджер по офисным продажамЗаключение с физическими лицами договоров страхования на территории офиса продаж Выполнение индивидуальных планов продажЮридические лица Начальник страхового отделаСтраховые полиса Отчет7. Менеджер по корпоративным продажамПродажа полисов юридическим лицам по основному бизнесу Увеличение клиентской базы юридических лицЮридические лица Начальник страхового отделаСтраховые полиса Отчет8. АндеррайтерОценка риска при страховании Урегулирование убытков по имущественным видам страхованияБухгалтер Начальник центра регулирования убытковОтчет Страховые полиса, 9. Начальник центра регулирования убытков Организует осмотр поврежденного имущества при ДТПАндеррайтер Документы, подтверждающие страховой случай

2. Разработка структуры САДД

Решения по структуре системы, подсистем, средствам и способам связи для информационного обмена между компонентами системы, представлено при помощи диаграмм потоков данных, используя CASE-метод диаграмм потоков данных (ДПД) в нотации Гейна-Сарсона.

Диаграмма потоков данных строится с помощью средств CASE-Аналитик. CASE-анализ структур управления основан на комплексе современных технологий исследования СУ, ориентированных на применение ЭВМ. CASE-технология.

Результатом работы в среде пакета CASE-Аналитик является информационно-логическая модель (ИЛМ) анализируемой системы. Эта модель представляется в виде иерархии диаграмм потоков данных и структурограмм данных. Диаграмма - это главный компонент модели. Все функции информационной системы и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Важной особенностью ДПД является детализация уровней описания функциональной диаграммы. Детализация диаграмм по уровням представления называется декомпозицией диаграмм. Схема функциональной структуры САДД приведена на плакате в приложении Б.

3. Разработка технического задания. Технико-экономическое обоснование проекта

Одним из возможных вариантов автоматизации подготовки документов является использование базы данных (БД) для организации хранения и обработки информации, необходимой для создания документов.

Окончательное решение в пользу принятия решения об автоматизации подготовки документов в условиях действующей организации принимается только после экономического обоснования его целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть объем документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Проводят автоматизацию подготовке тех документов, которые:

а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся информацию;

б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию, извлекаемую из других документов, и характеризуют, например, движение кадров, состав заказываемых деталей.

Таблица 2 - Сведения о затратах

Подразделение (наименование должности)Значение показателей затратСредняя заработная плата С [руб/(чел*мес)]Начисления на заработную плату H [руб]Начальник отдела кадров10 000500

Для проведения технико-экономического анализа используются следующие этапы:

. Подготовка исходных данных, характеризующих процесс обработки информации. В рассматриваемом примере начальник отдела кадров страховой компании «Макс» Пензенский филиал обрабатывает документы, которым присвоен следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j).

К таким документам относятся:

Øприказ о приеме работника на работу;

Øприказ о предоставлении отпуска работнику;

Øприказ о направлении работника в командировку;

Øкомандировочное удостоверение;

Øслужебное задание;

Øприказ о поощрении работника;

Øстраховой полис;

Øстраховая квитанция;

Øсправка;

Øзаявление о предоставлении отпуска.

Таблица 3 - Количество создаваемых документов

Документ, jСреднее кол-во обрабатываемых док-тов, Kj, [шт/мес]Средняя трудоемкость обработки док-тов, Wj, [чел*час/шт]Средняя трудоемкость обработки док-тов, Waj, [чел*час/штСлужебное задание12515Приказ о направлении в командировку125 15Командировочное удостоверение140 15Приказ о предоставлении отпуска работнику150 15Приказ о приеме работника на работу125 15Заявление851,25Страховая квитанция562Справка1011Страховой полис5123Приказ о поощрении работника0,383,350

Вычисление средней продолжительности рабочего времени Тм,ср. за месяц в часах: Тм,ср. = (256 раб. дней * 8 час)/12 мес » 171 [час/мес].

. Оценка количества исполнителей Nj, необходимых для обработки документа j с заданной среднемесячной трудоемкостью:

j = (Kj*Wj)/Тм,ср. [чел].

Для плана работы коллегии на полугодие:

1 = 1*25/171 » 0,152 = 1*25/171»0,15

N3 = 1*40/171 »0,23

N4 = 1*50/171 »0,3

N5 = 1*25/171 » 0,156 = 8*5/171 »0,23

N7 = 5*6/171 » 0,2

N8 = 10*1/171 »0,1

N9 = 5*12/171 »0,410 = 0,3*83,3/171 »0,1

Общее количество исполнителей ?Nj = 2,01. В данном случае оценка количества исполнителей свидетельствует о том, какую часть рабочего времени начальника отдела кадров занимает выполнение обязанностей секретаря.

. Вычисление среднемесячных финансовых затрат Mj на обработку j-го типа документа.

j = Nj*C*(1+H/100) [руб/мес].

Для плана работы коллегии на полугодие:

1 = 0,15*10000*(1+500/100) = 75152 = 0,15*10000*(1+500/100) = 75153 = 0,23*10000*(1+500/100) = 115234 =0,3*10000*(1+500/100) = 150305 = 0,15*10000*(1+500/100) = 75156 = 0,23*10000*(1+500/100) = 115237 = 0,2*10000*(1+500/100) = 100208 = 5010*10000*(1+500/100) = 115239 = 0,4*10000*(1+500/100) = 2004010 = 0,1*10000*(1+500/100) = 5010

Суммарные затраты по неавтоматизированной обработке всех документов составят SMj=107214 [руб/мес].

4. Вычисление себестоимости обработки Сj одного экземпляра j-го типа документа:

Сj = Mj/Kj [руб/шт]

Для плана работы начальника отдела кадров на полугодие:

1 = 7515/1=75152 = 7515/1=75153 = 11523/1=115234 = 15030/1=150305 = 7515/1=75156 = 11523/8=1440,47 = 10020/5=20048 = 5010/10=5019 = 20040/5=400810 = 5010/0,3=16700

. Оценка затрат S на создание и внедрение САДД и затрат R на эксплуатацию САДД:

а) оценка затрат S на создание и внедрение БД; стоимость информационного обеспечения принимается равной средней рыночной стоимости технического обеспечения. Исходя из рыночной стоимости компьютеров сумма затрат определена Sто = 15 000.

б) оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию САДД.

Данная оценка производится экспертным путем и включает учет расходных материалов, оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т.п. В рассматриваемом примере выполним только учет расходных материалов на картриджи для принтера по цене 4 000 руб., при условии использования одного картриджа на Qкарт=2000 [шт] документов.

В результате очевидного расчета получим оценку ежемесячных затрат на эксплуатацию САДД для j-го типа документа

j=(Kj/Qкарт)*Sкарт [руб/мес],

где Sкарт [руб] - стоимость одного картриджа.

Для плана работы начальника отдела кадров на полугодие:

1 = (1/2000)*4000 =2.2 = (1/2000)*4000 =23 = (1/2000)*4000 =24 = (1/2000)*4000 =25 = (1/2000)*4000 =26 = (8/2000)*4000 =167 = (5/2000)*4000 =108 = (10/2000)*4000 =209 = (5/2000)*4000 = 1010 = (0,3/2000)*4000 =0,6

. Вычисление ежемесячных затрат на каждый тип документа M'a,j, связанных с эксплуатацией САДД и затратами на амортизацию (ежемесячную компенсацию затрат на создание и внедрение автоматизированной системы).

Назначаем срок окупаемости САДД (L = 3 [лет]), в течение которого сумма затрат S равными долями ежемесячно включается в стоимость продукции (товаров, услуг) предприятия. Тогда на основании формулы:

'a,j = Sj/(12*L) + Rj [руб/мес],

где Sj=Sто*Kj/SKj - доля затрат на создание и внедрение автоматизированной информационной системы, приходящаяся на документ типа j, получим:

'a,1 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5'a,2 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5'a,3 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5'a,4 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5'a,5 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5'a,6 = 15000*(8/33,3)/(12*3)+16=116'a,7 = 15000*(5/33,3)/(12*3)+10=72,5'a,8 = 15000*(10/33,3)/(12*3)+20=145'a,9 = 15000*(5/33,3)/(12*3)+10=72,5'a,10 = 15000*(0,3/33,3)/(12*3)+0,6=4,7

Суммарные ежемесячные затраты, связанные с эксплуатацией и амортизацией одного комплекта САДД, равны SM'a,j » 491,6 [руб/мес].

. Эффект от автоматизации обработки документов выражается в снижении трудоемкости их обработки Wa =132,25<W =272,3 и, как следствие, в уменьшении количества исполнителей Na =1,38<N=2,01.

Доля относительного сокращения трудоемкости обработки документа типа j определяется выражением:

dWa,j =(Wj-Wa,j)/Wj.

dWa,1 = 0,4

dWa,2 = 0,4

dWa,3 = 0,63

dWa,4 = 0,7

dWa,5 = 0,4

dWa,6 = 0,75

dWa,7 = 0,6

dWa,8 = 0

dWa,9 = 0,75

dWa,10 = 0,4

Для того, чтобы достигался экономический эффект, затраты при автоматизированной подготовке документов должны быть меньше затрат при традиционном способе обработки, таким образом, выполняться условие:

a = 491,6<M = 9619.

Полученная оценка характеризует верхнюю границу экономически целесообразных затрат на автоматизацию, однако, целочисленный характер переменных в рассматриваемой задаче определяет метод ее решения путем последовательного подбора параметров. Исходя из рекомендаций методики и опыта проектирования, выберем следующие значения параметров:

dWa,j:dWa,1=dWa,2=dWa,3=dWa,4=dWa,5=dWa,6=dWa,7=dWa,8=dWa,9=dWa,10=dWa,11=5,03

. Вычисление средней трудоемкости обработки документа типа j при условии автоматизации:

a,j = Wj*(1 - dWa,j) [чел*час/шт].a,1 = 25*(1-0,4)=15a,2 = 25*(1-0,4)=15a,3 = 40*(1-0,63)=14,8a,4 = 50*(1-0,7)=15a,5 = 25*(1-0,4)=15a,6 = 5*(1-0,75)=1,25a,7 = 6*(1-0,6)=0,06a,8 = 1*(1-0)=1a,9 = 12*(1-0,75)=3a,10 = 83,3*(1-0,4)=50

Реальная трудоемкость обработки документов в условиях автоматизации зависит от технического уровня средств обеспечения САДД и от затрат на введение средств автоматизации. Вычисленные значения средней трудоемкости Wa,j рационально сравнить с реальной трудоемкостью методом экспертной оценки или путем эксперимента.

. Вычисление количества исполнителей при условии автоматизации (в случае сохранения среднемесячного количества обрабатываемых документов):

Na,j = Nj*(1 - dWa,j) [чел].'a,1 = 0,15*(1-0,4)=0,09'a,2= 0,15*(1-0,4)= 0,09'a,3= 0,23*(1-0,63)=0,08'a,4= 0,3*(1-0,7)=0,09'a,5= 0,15*(1-0,4)= 0,09'a,6= 0,23*(1-0,75)=0,06'a,7= 0,2*(1-0,6)=0,08'a,8= 0,1*(1-0)=0,1'a,9= 0,4*(1-0,75)=0,1'a,10= 0,1*(1-0,4)=0,6

Количество исполнителей в подразделении при внедрении САДД определяется по формуле Na = SNa,j=0,78. Таким образом, в результате внедрения комплекса программных средств можно сократить долю времени, затрачиваемую заместителем начальника архивного отдела на выполнение обязанностей секретаря. Она составит (NAi/N)*100 % = 39%.

. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку каждого j-го типа документа при внедрении одного комплекта САДД с учетом эксплуатационных расходов и расходов по амортизации определяется выражением:

a,j = Nа,j[C*(1+H/100)]+ M'a,j [руб/мес].

Мa,1=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)=54001,3

Мa,2=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)= 54001,3

Мa,3=0,08*(10000*(1+500/100)+14,5)=48001,2

Мa,4=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)= 54001,3

Мa,5=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)=54001,3

Мa,6=0,06*(10000*(1+500/100)+116)=3606,9

Мa,7=0,08*(10000*(1+500/100)+72,5)=4805,8

Мa,8=0,1*(10000*(1+500/100)+145)=6014,5

Мa,9=0,1*(10000*(1+500/100)+72,5)=6007,2

Мa,10=0,06*(10000*(1+500/100)+4,7)=3600,3

Среднемесячные суммарные затраты на обработку документов при автоматизации составляют Ma=SMa,j»= 288041, [руб/мес].

. Среднемесячное количество обработанных документов при внедрении САДД:

а,j = Kj/(1-dWa,j) [шт/мес].a,1 = 1/(1- 0,4) =0,6a,2 =1/(1- 0,4) =0,6a,3 =1/(1- 0,63) =0,37a,4 =1/(1- 0,7) =0,3a,5 = 1/(1- 0,4) =0,6a,6 =8/(1- 0,75) =0,03a,7 =5/(1- 0,6) =0,08a,8 =10/(1- 0) =0,1a,9 =5/(1- 0,75) =0,05a,10 =0,3/(1- 0,4) =2

делопроизводство документооборот страховая компания

Таким образом, среднее количество обрабатываемых документов увеличилось до 4,73 единиц. Расчет показывает, что при рассмотренных условиях внедрение комплекса программных средств для автоматизации подготовки комплекта документов может привести к следующим изменениям:

Øсреднемесячные финансовые затраты на обработку документов могут быть снижены с 288041 руб. до 107214 руб.;

Øвозможно сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов коллегии на 39 %;

Øвозможно увеличение среднего количества обрабатываемых в месяц документов с 33,3 до 38,03 а так как заседания коллегии проводятся один раз в квартал, увеличение количества документов составит 4,73 единиц для одного заседания. Поэтому внедрение комплекса является экономически целесообразным.

4. Разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД

При анализе объекта проектирования и технико-экономического обоснования САДД были выделен состав документов, подготовку которых необходимо автоматизировать. Затем необходимо произвести анализ внемашинной и внутримашинной информационной БД.

Внемашинная БД необходима для организации работы и поддержания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе, но необходимой для работы данной системы. Внемашинную БД составляют различные документы, сведения из которых подлежат обязательному учету во внутримашинной БД. К таким документам относятся документы, поступающие на рабочие места, а также нормативные документы, используемые при заполнении создаваемых документов. Результатом выполнения этого этапа работы является построение списка документов, необходимых для выполнения производственных или управленческих функций.

Внутримашинная БД создается и поддерживается с помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным способом структурированных и форматированных файлов данных, хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне предприятия является СУБД Access. Данные из данной системы передаются в другие программы, входящие в состав MS Office, что обеспечивает возможность передачи данных в другие информационные системы.

Ниже приводится анализ форм документов, образующихся в деятельности начальника отдела кадров.

Анализ форм документов в работе произведен в порядке, определяемом последовательностью их подготовки секретарем коллегии. Так как подготовка документов проводится в одной организации, используется единый стиль расположения реквизитов.

Приказ о приеме на работу оформляется на основании Трудового договора (ст.68 ТК). Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно они относятся и к первичным учетным документам, т.к. они фиксируют факт приема гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Приказ о приеме на работу составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию.

При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, должность, по которой будут исполняться трудовые обязанности, условия приема и дата, с которой работник приступает к работе.

Проект приказа визируется руководителем кадровой службы, а также бухгалтером и юристом.

Приказ о поощрении оформляется по ст. 191 ТК РФ, в которой называются основные Фомы поощрения: объявление благодарности; награждение именным подарком, почетной грамотой; выдача премии и т.д.

Одновременно могут применяться несколько видов поощрений.

Основанием для составления таких приказов служит докладная записка руководителя подразделения.

Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предполагается материальная форма поощрения - обязательно должна присутствовать виза бухгалтера.

Заявление о предоставлении отпуска является основанием для предоставления отпуска.

В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник. Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало.

Завизированное руководителем структурного подразделения заявление передается в отдел кадров. На его основании готовится приказ.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Служебное задание является первым документом для оформления командировки. В нем указывается направление в командировку и отчет о выполнении.

Срок командировки устанавливается с учетом времени проезда до места назначения. Началом командировки считается день выезда из места постоянной работы. Цель командировки должна быть четко сформулирована.

Служебное задание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

На основании этого документа оформляется приказ о направлении сотрудника в командировку. Формы приказов хорошо продуманы, их необходимо только правильно заполнить.

После подписания приказа выписывается командировочное удостоверение. Работник, выписывающий командировочное удостоверение, вносит в него необходимые данные, беря их из приказа.

Командировочное удостоверение является учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него.

Справка - документ, содержащий текстовую и табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу.

Полученные данные заносятся в таблицу 4.

Таблица 4 - Документы отдела кадров

ДокументРеквизитыПостоянная часть текстаПеременная часть текста1234Приказ о приеме работника на работуНаименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, текст, подпись, виза ознакомленияНаименование организации, наименование вида документа, форма по ОКУД, форма по ОКПО, подпись руководителя организацииНомер документа, дата составления, дата приема, ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность, характер работы, тарифная ставка, надбавка, испытательный срок, основание, виза ознакомленияПриказ о предоставлении отпускаНаименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, текст, подпись, виза ознакомленияНаименование организации, наименование вида документа, форма по ОКУД, форма по ОКПО, подпись руководителя организацииНомер документа, дата составления, ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность, период работы, количество дней основного отпуска, период основного отпуска, вид дополнительного отпуска, период дополнительного отпуска, общая продолжительность отпуска, период отпуска, виза ознакомленияПриказ о направлении работника в командировкуНаименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, текст, подпись, виза ознакомленияНаименование организации, наименование вида документа, форма по ОКУД, форма по ОКПО, подпись руководителя организацииНомер документа, дата составления, ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность, место назначения, срок командировки, период, цель, средства, основание, виза ознакомленияКомандировочное удостоверениеНаименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, текст, подписьНаименование организации, наименование вида документа, форма по ОКУД, форма по ОКПО, подпись руководителя организацииНомер документа, дата составления, ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность, место назначения, срок командировки, период, цель, основание, отметки о выбытии и прибытииСправкаНаименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, текст, подписьНаименование вида документа, место составления, наименование организации, справочные данные об организации,Номер документа, дата составления, ФИО, должность, для предъявленияКвитанцияГриф утверждения, наименование организации, наименование вида документа, номер документа, дата заголовок к тексту, серия, страхователь, номер и серия страхового свидетельства, вид страхования, представитель, взнос за период, сумма, подписьНаименование организации, наименование вида документаГриф утверждения, номер документа, дата заголовок к тексту, серия, страхователь, номер и серия страхового свидетельства, вид страхования, представитель, взнос за период, сумма, подписьСтраховой полисНаименование организации, справочные данные, наименование вида документа, серия, номер документа, страхователь, адресат, выгодобри-обретатель, период действия договора, валюта договора, объект страхования, дата документа, подписьНаименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, выгодоприобретательСерия, номер документа, страхователь, адресат, период действия договора, валюта договора, объект страхования, дата документа, подписьЗаявлениеНаименование вида документа, наименование организации, от кого должность, от кого ФИО, текст, подпись, датаНаименование вида документа, наименование организацииОт кого должность, от кого ФИО, текст, подпись, датаПриказ о поощренииГриф утверждения, ОКУД, ОКПО, наименование организации, наименование вида документа, номер документа, дата документа, заголовок к тексту, табельный номер, ФИО, структурное подразделение, должность, мотив, вид поощрения, сумма, основание, подпись, дата ознакомленияГриф утверждения, ОКУД, ОКПО, наименование организации, наименование вида документа, заголовок к текстуНомер документа, дата документа, табельный номер, ФИО, структурное подразделение, должность, мотив, вид поощрения, сумма, основание, подпись, дата ознакомления

4.1Проектирование структуры БД

Проектирование БД начинается с построения диаграммы Объект/отношение СК «Макс» Пензенский филиал, которая разрабатывается на основании данных таблиц 1 и 2. В данном случае в качестве объектов выступают: создаваемые документы; названия подразделений; сведения о сотрудниках; внешние организации. Диаграмма Объект/отношение представлена в приложении В.

4.2Создание отношений внутримашинной БД

Отношения внутримашинной БД создаются в соответствии со структурой БД. В режиме Конструктора создана структура каждой таблицы БД. Имена полей заданы в соответствии с именами атрибутов, заданных при разработке структуры БД.

Для каждого потенциального ключа заданы следующие свойства поля: Обязательное поле - «Да», Индексированное поле - «Да. Совпадения не допускаются» (в соответствии с правилом целостности объекта).

Для каждого внешнего ключа указаны свойства: Обязательное

поле - «Да», Индексированное поле - «Да. Совпадения допускаются» (в соответствии с правилом ссылочной целостности).

При этом тип данных для каждого внешнего ключа совпадает с типом данных потенциального ключа, на который он ссылается. Данные по созданию внутримашинной БД представлены в приложении Г. Для каждой таблицы создано Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление данных.

Заполнение БД происходит с помощью разработанных форм с учетом частных ограничений целостности. Для всех внешних ключей созданы поля со списком.

5. Руководство пользователя

Данный программный продукт предназначен для автоматизации документооборота и делопроизводства отдела кадров СК «Макс» Пензенский филиал.

Уровень подготовки пользователя - средний уровень знаний Microsoft Office, в частности MS Access.

При его создании использовалась СУБД MS Access 2003, входящий в пакет Microsoft Office.

Для работы с САДД требуется наличие на рабочем месте операционной системы Windows 98/NT/2000/ХР и пакета программ Microsoft Office.

Для установления программу нужно скопировать на жесткий диск компьютера файл «Страховая компания КП.mdb».

Разработанная БД предназначена для реализации следующих функций:

Øоформление приказов по личному составу; приказов о приеме, о командировании, о предоставлении отпуска;

Øоформление заявлений о предоставлении отпуска;

Øоформление справок о месте работы;

Øоформление договоров и квитанций по страхованию;

Øформирование отчетов о работе отдела кадров.

САДД содержит ограничения использования - необходимо соблюдать последовательность заполнения таблиц.

При запуске файла базы данных «Страховая компания КП» на экране появляется Главная форма.

Эта форма выполняет функцию главной панели управления, представляя набор кнопок или других элементов, активизирующих настройку команд или форм вывода данных для просмотра, редактирования.

Данные функции представлены в таблице 5.

Таблица 5 - Работа с кнопочной формой

Действия пользователяРеакция программыНажатие кнопки КомандированиеОткрывается следующая страница с кнопками: Ø Приказ о направлении в командировку; Ø Служебное задание; Ø Командировочное удостоверение; Ø Назад.Нажатие на кнопку КлиентыОткрывается следующая страница с кнопками: Ø Квитанция; Ø Страховой полис.Нажатие на кнопку По личному составуОткрывается следующая страница с кнопками: Ø Справка; Ø Приказ о поощрении; Ø Заявление; Ø Приказ о предоставлении отпуска; Ø Приказ о приёме на работуНажатие на кнопку НазадВозвращение на главную кнопочную форму.Нажатие на кнопку ВыходЗакрытие MS Access

Взаимодействие конечного пользователя с БД происходит в диалоговом режиме, поэтому предсказать и жестко ограничить все возможные последовательности действий пользователя заранее невозможно. А при несоблюдение общих ограничений целостности вызывает появление сообщений СУБД ACCESS в отношении первичных и внешний ключей.

Для обеспечения сохранности информации нужно создавать резервную копию файла через минимально возможные промежутки времени. Подсказки появляются в случае наведения на любое поле курсором. Данные подсказки применены ко всем полям кнопочных форм.

Все документы, создаваемые с помощью САДД, можно выводить на печать. Для этого, на соответствующей форме нужно нажать на кнопку «Просмотр отчета», а затем на кнопку «Печать». Отчеты создаются в любом необходимом режиме. Выход из программы осуществляется нажатием кнопки Выход. Для работы с БД необходимо изучить «Руководство пользователя».

Заключение

В результате выполнения курсового проекта была разработана САДД отдела кадров страховой компании «Макс» Пензенский филиал. Назначение системы: автоматизация делопроизводства с целью повышения эффективности управления и функционирования отдела, повышения производительности труда сотрудников отдела кадров СК «Макс».

Проведенный технико-экономический анализ показал, что повышение производительности труда после внедрения САДД ведет к уменьшению себестоимости обработки документов, уменьшаются финансовые затраты на обработку документов. Из этого следует, что внедрение САДД было экономически эффективным, что приведет к успешному дальнейшему функционированию организации.

Были разработаны CASE-модель организационной и функциональной структуры объекта управления, внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение САДД, программное обеспечение САДД и «Руководство пользователя» для созданного автоматизированного рабочего места начальника отдела кадров.

Список литературы

1.Э. Ботт, В. Леонард. Использование Microsoft Office 2000. Москва - Санкт-Петербург - Киев, 2008 г.

2.А. Гончаров «Microsoft Access 7.0 в примерах». - СПб: Питер, 1997. - 256 с.

.К.Дейта. Введение в системы баз данных. Москва: Наука.2009г.

.Дж. Ульман. Основы систем баз данных. Москва: Финансы и статистика.1998

5.И.Харитонова. Самоучитель Office Access 2003.Санкт-Петербург: Питер,2004.